在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证改革正以前所未有的速度推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，启用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
然而，传统财务档案管理却在这场变革中显得捉襟见肘，暴露出诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需耗费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，这不仅增加了人力成本，还难以避免档案遗失的情况。同时，纸质档案受时间和空间的限制，查找起来犹如大海捞针，极大地影响了工作效率。另外，COMMUNE幻师面临着成本高、效率低、合规难等问题，每年仅档案耗材、打印、存储成本就高达53323元，门店报销周期更是长达2个月，电子会计凭证文件也缺乏有效的管理手段。云南菜品牌连锁经营同样面临着纸质档案打印成本高、存储成本高以及查找困难等问题，大量的收款回单和财务凭证需要打印后归档，不仅耗费资源，还存在电子源文件丢失、损毁的风险。
在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业的财务档案管理带来了全新的解决方案，同时也为文档安全存储提供了可靠保障。
合思档案：打通全流程的智慧之钥
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借其深厚的技术底蕴和对行业的深刻理解，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，构建了一个全方位的财务数智化服务体系。它聚合了商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等功能，为企业提供了一站式的财务解决方案。
在文档安全存储方面，合思档案实现了自动归档功能。它能够根据预设规则对收集到的数据进行精准分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。同时，还提供了自助OA服务，员工可以方便地提交申请并进行审批流程，大大提高了工作效率。此外，合思档案通过对接标准工具包，实现了OFD文件与XBRL工具包的原生存储，经过严格的四性检验与业务校验，保证了档案原生存储的安全合规，满足了财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理要求，为文档安全存储奠定了坚实基础。
核心功能：开启档案管理新时代，保障文档安全无忧
合思档案具有众多独特的核心功能和显著优势，能够为企业实现文档安全存储提供有力支持。
它具备便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理。从智能采集开始，通过外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，全面收集档案信息。预归档服务集成了多种功能，包括规则引擎、元数据服务等，确保档案信息的准确和完整。基础管理涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等环节，为文档安全存储提供了全方位的保障。档案服务则包括辅助审计、项目管理、统计分析等，进一步提升了档案的利用价值。
在档案采集方面，合思档案拥有开放式接口互联·自主采集功能，能够自动切割大文件，实现数电票的自动化解析。档案制档环节，它可以智能关联、自动组装档案，进行四性检测、业务检测和自定义版式文件，确保档案的准确性和合规性。档案管理方面，精准的权限管控和灵活的档案目录扩展，结合水印管理和符合国标要求的档号设置，为文档安全存储提供了多重保障。档案利用环节，多维检索和一站式预览功能，支持在线借阅和异构系统联查，实物混序归档和可视化盘点档案数据，让档案利用更加便捷高效。
自动化归档功能让企业告别了重复性工作，提高了工作效率。同时，档案数据同源、透明流转，便于企业进行监控和分析。以北京一家年处理20万凭证、40万回单、拥有30平方米档案室的大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本30万元，年节约存储成本675元，年节约档案室成本14235元，年节约人力成本24000元，年总节约成本达338910元，充分体现了合思档案在成本节约和文档安全存储方面的显著优势。
应用案例：见证合思档案的卓越成效，确保文档安全存储
合思档案在众多企业的实际应用中，展现出了强大的功能和显著的效果，为企业的文档安全存储提供了有力保障。
好想你健康食品股份有限公司在使用合思档案后，各项工作效率得到了大幅提升。人工耗时减少了90%，总部接收管理耗时减少了80%，借阅管理耗时减少了67%，预计每年可减少综合成本20万元。通过打破数据壁垒，实现数据同源和一键联查，工作效率显著提高。自动组装功能以档案数据为标准进行审计，提升了审计效率。借助虚拟档案库房和二维码，实现了电子与实物的精准匹配，方便了实物档案的查阅和定位。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了无纸化管理和自动化归档。纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本达5000万元，报销效率提升了300%。去人工化操作减少了50%的人力成本，提高了工作效率。同时，深度分析档案数据，满足了内审需求，实现了档案的资产化管理。
云南菜品牌连锁经营与合思合作后，实现了看得见的降本增效。记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下仅保留纸质发票及其粘贴单。财务档案利用更加便捷，多维检索能力满足了多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据。业财融合提升了80%，节省打印、存储等总体成本30万元/年，财务提效90%，成功落地了精细化运营的财务中台，实现了100%的合规降本。
金牌橱柜家居科技股份有限公司应用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万元以上，档案合规性达到了100%。通过统一存储，打破了数据孤岛，整合了四证。搭建业务证据链，实现了业财一体双向穿透。数据共享和一站式查阅功能，以及银行回单无纸化处理，自动采集、切割、组装海量银行回单，为企业的文档安全存储和高效管理提供了有力支持。
在当前数字化转型的大趋势下，企业对财务数智化的需求日益迫切。合思作为专精特新企业，拥有强大的实力和广泛的服务网络。成立以来，已累计融资超15亿元人民币，秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，众多企业的选择证明了合思的可靠性和有效性。
如果您的企业也渴望实现财务数智化转型，提升财务档案管理效率，保障文档安全存储，不妨选择合思档案。现在就拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，免费试用合思档案，开启财务数智化的新篇章，让有限的资源发挥更有效的价值。
