在当今数字化浪潮席卷的商业世界中，企业的高效运营与管理离不开先进的技术支持。金牌橱柜家居科技股份有限公司，作为国内高端整体厨柜及定制家居领域的佼佼者，自1999年成立以来，凭借卓越的设计与强大的制造能力，已然成为行业的标杆。它拥有国家认定厨房工业设计中心，荣膺国家认定“智能制造示范企业”的殊荣。在全球范围内，超4000家高端品牌专卖店熠熠生辉，海内外5大专业生产基地有序运转，92家归档主体协同作业，6000多名员工齐心协力。然而，庞大的业务规模也带来了海量的数据，年记账凭证量高达2198061张，年业务单据量494949张，年银行回单量177744张，年发票量123247张。传统的档案管理方式在如此巨大的数据量面前，显得力不从心，诸多业务痛点逐渐浮现，为了寻求突破，金牌橱柜将目光投向了合思的电子发票管理平台。
传统档案管理困境重重
整理环节：数据孤岛阻碍前行
在传统的档案管理模式下，会计档案如同散落在各个角落的珍珠，分散于不同的系统之中。这些数据难以有效整合利用，财务人员不得不逐一进行打印，然后通过手工方式进行匹配、组装、装订，最后上架保存。每一个步骤都需要耗费大量的时间和精力，效率极其低下。例如，一张记账凭证可能需要关联多张业务单据、银行回单和发票，而这些数据分散在不同系统，查找和匹配的过程就像在茫茫大海中捞针，极大地影响了工作进度。
保管环节：交接流程繁琐复杂
按照规定，财务部门需要对档案进行临时保管1年，1年后再移交至综合档案管理部门。这一过程涉及到大量的纸质文件转移，不仅容易出现文件丢失、损坏的情况，而且交接手续繁琐，需要耗费大量的人力和时间进行核对和登记，给企业的档案管理工作带来了很大的压力。
存储环节：空间成本居高不下
独立的档案室是存放纸质档案的主要场所，然而随着业务的不断发展，档案数量急剧增加，对存储空间的需求也越来越大。金牌橱柜每年不仅需要投入大量的资金用于租赁和维护档案室，还要为档案的存储安全承担一定的风险。此外，纸质档案的保存年限有限，随着时间的推移，档案的老化和损坏问题也日益突出。
管理利用环节：人工查找效率低下
以纸质档案管理为主的模式，在面对企业的稽查需求时，显得尤为吃力。每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查档案，不仅耗时耗力，而且容易出现遗漏和错误。在信息快速变化的时代，这种低效的查找方式无法满足企业及时获取准确信息的需求，严重影响了企业的决策效率和业务发展。
合思电子发票管理平台：量身定制的解决方案
统一存储：打破数据壁垒
合思的电子发票管理平台为金牌橱柜提供了统一的存储解决方案，打破了数据孤岛的局面。该平台能够将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，按照统一的标准进行存储和管理。无论是来自哪个系统的数据，都能在这个平台上找到自己的位置，实现了数据的集中化和规范化。这样一来，财务人员无需再在不同系统之间来回切换查找数据，大大提高了工作效率。
业务证据链完整：业财一体双向穿透
平台搭建了会计资料之间的紧密关系，以业务为核心构建了完整的证据链条。通过电子发票管理平台，财务数据与业务数据实现了深度融合，实现了业财一体的双向穿透。企业管理人员可以从业务端追溯到财务数据，也可以从财务数据反推到业务环节，从而更加清晰地了解企业的运营状况，为决策提供有力支持。
数据共享：一站式查阅体验
合思电子发票管理平台以聚合化、结构化、业务化的方式呈现档案数据，为用户提供了一站式的查阅体验。用户只需在平台上输入关键词，即可快速定位到所需的档案信息，无需再像传统方式那样翻阅大量的纸质文件。这种便捷高效的查阅方式，大大节省了用户的时间和精力，提高了工作效率。
银行回单无纸化：降本增效新举措
海量的银行回单是企业档案管理中的一大难题，传统的纸质回单不仅需要大量的存储空间，而且打印和整理成本也很高。合思电子发票管理平台实现了银行回单的无纸化管理，通过自动采集、切割、组装等功能，将银行回单以电子形式存储在平台上。这一举措不仅减少了纸质文件的使用，降低了成本，还提高了数据的安全性和准确性。
高效实施：合思服务能力尽显
数据采集：自动连接异构系统
合思通过生成式接口，实现了档案数据的自动采集。该接口能够连接各类异构系统，无论数据来源如何复杂，都能快速准确地获取相关档案信息。这种自动化的数据采集方式，避免了人工操作的繁琐和错误，提高了数据的及时性和准确性。
凭证匹配：自动关联保障完整
在凭证数据处理方面，合思电子发票管理平台实现了自动匹配组装。通过业务检测功能，确保会计资料之间的证据链完整。同时，关联规则可以进行可视化配置，根据企业的实际需求，灵活调整不同系统、不同类别会计凭证的关联匹配及组装方式，确保数据的准确性和完整性。
平台搭建：统一存储便捷查询
合思为金牌橱柜建立了统一的档案存储平台，将整合后的档案数据进行集中存储和管理。该平台具有强大的查询功能，用户可以根据不同的条件进行快速查询，方便后续的数据分析和利用。同时，平台还具备数据备份和恢复功能，确保数据的安全性和可靠性。
培训支持：助力员工熟练使用
为了确保企业员工能够熟练使用合思档案系统，合思为金牌橱柜提供了全方位的培训和技术支持。专业的培训团队通过线上线下相结合的方式，对员工进行系统的培训，使他们能够快速掌握系统的操作方法和技巧。同时，技术支持团队随时为员工提供技术咨询和故障排除服务，确保系统的稳定运行。
显著成效：方案价值充分体现
效率提升：档案整理查询不再耗时
通过合思电子发票管理平台的实施，金牌橱柜的档案管理效率得到了显著提升。档案匹配耗时减少了84%，原本需要花费大量时间进行的档案整理工作，现在变得轻松快捷。档案查询耗时也减少了80%，企业能够快速获取所需的档案信息，为决策提供了及时的支持。
成本降低：节省运营资金
方案实施后，预估为金牌橱柜节省总体成本30万+/年。这主要得益于银行回单无纸化管理、打印成本降低以及存储空间成本的减少。企业将节省下来的资金投入到核心业务的发展中，进一步提升了企业的竞争力。
合规保障：档案管理合法合规
合思电子发票管理平台确保了金牌橱柜的档案管理符合相关法规要求，档案合规性达到了100%。这不仅避免了企业因档案管理不合规而面临的法律风险，还提升了企业的信誉度和形象。
客户评价：高度认可合作愉快
金牌橱柜对合思的电子发票管理平台给予了高度评价。合思的解决方案有效解决了公司档案管理的难题，提高了工作效率和准确性。通过实现档案数据的智能化管理，公司的档案管理更加规范和便捷。同时，节省了大量的人力、物力和财力成本，为公司的发展提供了有力支持。金牌橱柜表示，与合思的合作非常愉快，期待未来有更多的合作机会。
行动号召：开启财务数智化转型之旅
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，拥有丰富的经验和专业的团队。截至目前，已有7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
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