在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。今天，我们聚焦一家世界 500 强旗下的教育服务品牌，深入探究其在会计文件数字化方面的探索与实践。
这家教育服务品牌业务广泛，财务系统众多。然而，在数字化转型之前，企业面临着诸多财务痛点。其业务、财务系统相互独立，数据犹如孤岛，结构化数据提取困难重重。电子发票的打印、查重、验伪不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费。实物存档更是占用了大量物理空间，需要专人管理，成本居高不下，而且档案损坏时有发生，企业面临着合规风险。此外，不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时长，还容易出错，发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，费时费力。实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率极低。
面对这些痛点，合思挺身而出，为该企业提供了全生命周期电子化会计档案管理方案，开启了会计文件数字化的新篇章。
全维覆盖：合思会计文件数字化方案全景呈现
合思的全生命周期电子化会计档案管理方案，宛如一张精密的大网，能够广泛捕捉各类档案数据。其档案数据来源丰富多样，涵盖了电子档案（载体档案数字化副本）、自研 OA 以及企业自身的各类业务系统等。自动封装接口多达 40 种以上，这使得合思能够广泛连接异构系统，企业无需额外投入开发成本，就能轻松介入，真正实现了档案应收尽收。
在接口传输方面，合思提供了多种灵活的方式。既可以通过影像支撑，快速准确地将档案数据录入系统；也能借助外部设备扫描，高效获取实物档案信息；还支持人工上传，满足特殊情况下的档案录入需求。
该方案具备强大的自动归档功能，涵盖了智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等多个关键环节。会计类档案管理范围广泛，内部的凭证、订单、会计账薄等，以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单等，都能得到妥善管理。
步步为营：合思会计文件数字化方案实施路径
合思在实施会计文件数字化方案时，有着清晰的步骤和严谨的流程。首先，通过广泛连接异构系统，实现档案数据的采集。利用自动封装接口，无需额外开发成本，就能将各类档案信息整合到统一的系统中。
在接口传输环节，合思根据企业的实际情况，灵活选择影像支撑、外部设备扫描、人工上传等方式，将档案数据准确无误地传输至系统。
系统接收到档案数据后，会进行智能组单和四性检测。智能组单能够将相关的档案数据进行合理组合，提高档案管理的效率；四性检测则确保档案的准确性和完整性，为后续的管理工作奠定坚实基础。
接着，系统会进行电子档案管理和实物档案管理。电子档案以数字化的形式存储，方便查询和使用；实物档案则进行妥善的分类和保管，确保与电子档案的对应关系清晰。
最后，合思提供档案借阅、移交、鉴定、销毁等全流程管理，同时进行严格的权限监控，保障档案的安全和合规使用。
硕果累累：会计文件数字化方案实施成效显著
合思的会计文件数字化方案实施后，该教育服务品牌取得了令人瞩目的成果与效益。年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。
档案多维度穿透查询功能，让企业员工能够快速准确地找到所需档案，以电子借阅为主的方式简便高效，极大地提升了档案的利用率。
通过试点改造，该企业实现财务数据自动化率 91% 以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。
财务会计档案电子化改造后，企业大幅节约了物理存储空间和维护成本，真正实现了降本增效。
该企业财务相关负责人表示，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97% 以上，这充分体现了对合思方案的高度认可。自 2017 年建立财务共享中心起，该企业就不断推进财务数字化转型，与合思合作建设电子档案系统后效果显著，成为了以财务共享中心引领企业数字化运营的典型案例，为其他企业提供了宝贵的参考。
合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，具有专业的技术和丰富的经验，能够为企业提供可靠的会计文件数字化解决方案。合思秉承以客户为中心的服务理念，拥有专业的顾问和技术支持团队，为客户提供全方位的服务保障，值得企业信赖。
如果您的企业也想开启会计文件数字化转型之旅，提升财务效率和管理水平，不妨免费试用合思的解决方案，让合思陪伴您一起走向财务数字化的未来。
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