在当今数字化浪潮中，我国电子凭证改革正以迅猛之势推进，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。在这一时代背景下，企业的财务档案管理面临着全新的挑战与机遇。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的佼佼者，其精心打造的合思档案，宛如一把金钥匙，为众多企业开启了高效解决财务档案管理难题的大门。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，一同探寻合思档案如何助力企业实现降本增效的奥秘。
红枣巨头的档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，一路披荆斩棘，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业一颗耀眼的明星。该企业品牌价值高达154.21亿元，拥有1000多名员工和400多家全国门店，规模庞大，业务繁杂。
然而，在财务档案管理方面，这家红枣巨头却遭遇了重重困境。首先是归档难题。每一次归档，财务人员都需要花费大量的时间去确认单据等的一致性。单据数量众多，种类繁杂，逐一核对犹如大海捞针，不仅耗费了大量的人力和时间，还容易出现档案遗失的情况，一旦档案遗失，后续的查询和补全工作更是难上加难。
其次是查找缓慢。纸质档案受到时空的严格限制，想要查阅一份档案，往往需要在堆积如山的文件中苦苦寻觅。而且，在不同的办公地点之间，想要实时调阅档案几乎是不可能的事情，这极大地影响了工作效率。
再者是成本居高不下。大量的纸质档案需要占用大量的存储空间，企业不得不花费高额的租金来租赁专门的档案室。同时，对纸质档案的管理需要投入大量的人力，从档案的整理、分类到存放、保管，每一个环节都需要专人负责，这无疑增加了企业的运营成本。
最后是合规性问题。传统的纸质档案管理办法已经难以适应电子凭证全流程无纸化时代的要求，无法保证电子原文件的长期保存和数据安全。在当今数字化程度越来越高的时代，数据安全是企业发展的重要保障，一旦出现数据泄露等问题，企业将面临巨大的损失。
合思档案的破局良方
针对好想你健康食品股份有限公司面临的这些业务痛点，合思档案提供了一套针对性极强的解决方案。这一电子文档存储系统，就像是一位智慧的管家，为企业的财务档案管理带来了全新的变革。
- 数据同源打破信息壁垒
合思档案打破了不同数据之间的壁垒，实现了数据同源。在传统的财务档案管理中，不同部门的数据往往分散在各个系统中，难以实现有效的整合和共享。而合思档案通过先进的技术手段，将所有相关的数据集中存储在电子文档存储系统中，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需一键操作，就可以实现相关数据的联查，大大提升了工作效率。
以往，财务人员在核对一笔业务时，需要在多个系统中来回切换，查找相关的单据和信息，耗费大量的时间和精力。而现在，有了合思档案的电子文档存储系统，他们可以在一个平台上轻松获取所有相关信息，就像在一个巨大的知识宝库中自由穿梭，快速准确地完成工作任务。
- 自动组装提升审计效能
在审计工作中，合思档案以档案数据为标准进行内外审计，同时辅以纸质数据。电子文档存储系统能够自动对档案数据进行分类、整理和分析，生成详细的审计报告。这不仅大大提升了审计效率，还保证了审计结果的准确性和可靠性。
传统的审计工作需要审计人员手动翻阅大量的纸质档案，进行数据的核对和分析，工作繁琐且容易出错。而合思档案的电子文档存储系统通过智能化的算法和模型，能够快速准确地对数据进行处理和分析，为审计工作提供了有力的支持。审计人员可以更加高效地完成审计任务，发现潜在的问题和风险，为企业的健康发展保驾护航。
- 实物管理实现高效匹配
在实物档案管理方面，合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。每一份实物档案都有一个唯一的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速定位实物档案的位置。同时，虚拟档案库房可以实时记录实物档案的出入库情况，方便管理人员进行管理和监控。
在传统的实物档案管理中，查找一份实物档案往往需要花费大量的时间和精力，而且容易出现档案丢失或损坏的情况。而合思档案的电子文档存储系统通过智能化的管理方式，让实物档案的管理变得更加高效和便捷。管理人员可以通过电子文档存储系统实时掌握实物档案的动态，确保档案的安全和完整。
降本增效成果显著
通过合思档案电子文档存储系统的应用，好想你健康食品股份有限公司取得了显著的成果。
在人力耗时方面，合思档案为企业带来了巨大的节省。电子文档存储系统的高效运行，使得人工操作的环节大大减少，整体人工耗时减少了90%。在总部接收环节，以往需要大量的人力和时间来处理档案的接收和整理工作，现在借助电子文档存储系统，管理耗时减少了80%。在借阅管理方面，通过智能化的借阅流程和电子文档存储系统的快速检索功能，借阅管理的耗时减少了67%。
在成本方面，企业也实现了大幅降低。预计每年可以减少综合成本20万元。这不仅包括了存储空间的租赁费用和人工管理费用的减少，还包括了由于提高工作效率而带来的间接成本的降低。
合思档案的电子文档存储系统就像一台高效的发动机，为好想你健康食品股份有限公司的财务档案管理注入了强大的动力，让企业在激烈的市场竞争中占据了更有利的地位。
合思档案凭借其强大的功能和完善的解决方案，依托电子文档存储系统，成功帮助好想你健康食品股份有限公司解决了财务档案管理难题，实现了降本增效的目标。未来，合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断优化和完善电子文档存储系统，为更多企业提供优质的财务数智化服务。
在电子凭证全流程无纸化时代，企业面临着前所未有的挑战和机遇。如果您的企业也面临着财务档案管理难题，不妨选择合思档案这一电子文档存储系统，开启免费试用，亲身感受其带来的高效财务管理体验，让企业在数字化浪潮中实现更好的发展。
