在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，还在2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。然而，多年过去，整体流程依然复杂，系统壁垒高筑，与预期目标存在较大差距。到了2021年，动力源决定与合思展开财务数字化合作，期望借助合思的力量解决现有财务系统的诸多问题，尤其是在出差费用申请等流程上实现优化。
转型前困境：出差费用申请难题重重
动力源在财务数字化转型前，面临着诸多业务背景下的现状与痛点，出差费用申请便是其中的重灾区。
大量自研系统难以整合，传统手工报销模式弊端丛生。多系统操作体验极差，员工在进行出差费用申请时，申请单需要在各系统间来回切换提交，这不仅浪费时间，还容易出现信息遗漏。而且，报销数据需要财务手工录入系统，发票验真、查重也只能手工进行，导致假票、错票、重票情况屡见不鲜。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得工作效率低下。
系统割裂、数据分散、信息滞后也是一大问题。同一个出差费用申请信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，这使得财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，耗时费力，管理者无法实时掌握出差费用申请等数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整。
动力源业务覆盖面广、报销模式复杂。主营通讯基站建设的动力源，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，出差费用申请涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。不同类型费用支付方式不同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资，这进一步增加了出差费用申请和报销的难度。
公司组织架构复杂、各主体流程繁复。随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证。
合思方案：破解出差费用申请困局
合思为动力源提供了一系列针对性的解决方案，旨在解决出差费用申请等财务流程中的难题。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步；将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，员工在进行出差费用申请时无需再在多个系统间切换，告别了多系统繁复操作。
产品应用方面，合思的无需报销模式颠覆性重塑了商旅出行流程。业务人员因公出差时，消费免垫资、免开票，这大大提升了员工的幸福感。消费受申请单和差标管控，确保了消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列操作使得出差费用申请和报销流程变得更加高效、便捷。
合思的系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。待审批的出差费用申请信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。
实施步骤：稳步推进出差费用申请优化
合思解决方案的实施过程有条不紊，从多个方面对出差费用申请流程进行优化。
首先是进行系统集成的准备工作。对动力源现有HR系统、BPM系统等数据进行梳理和分析，确保数据能够准确、顺利地与合思费控同步。只有基础数据准确无误，才能为后续的出差费用申请流程优化奠定良好的基础。
接着建立数据同步机制。将HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构以及BPM系统中的订单数据等逐步导入合思费控系统，并进行严格的测试和验证。这一步骤确保了数据的准确性和实时性，使得员工在出差费用申请时能够获取最新的信息。
在产品应用方面，对动力源的员工进行全面培训。让他们熟悉无需报销的流程和操作方法，包括如何在申请单中设置差标、如何进行因公消费以及财务如何进行对账和结算等。通过培训，员工能够更加熟练地进行出差费用申请，提高工作效率。
持续优化系统也是关键的一步。根据动力源在使用过程中反馈的问题和需求，对合思费控系统进行调整和改进。确保系统在处理出差费用申请等业务时的稳定性和高效性，不断提升用户体验。
实施成果：出差费用申请变革显著
合思解决方案实施后，在出差费用申请等方面取得了显著的成果与效益。
多系统集成，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期从以往的漫长等待缩短了3周，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。这意味着动力源在出差费用申请和报销流程上节省了大量的时间和人力成本。
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报出差费用申请的时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费时，多渠道同屏比对，全场景无需垫资，减轻了员工的经济压力。
财务方面，审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员能够节省更多精力去做更有价值的工作，如财务分析和决策支持。
在管理方面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看出差费用申请等财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确地决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。
动力源评价：认可合思助力未来发展
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的出差费用申请等需求，合思总能第一时间解决。他认为合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，已经帮助众多像动力源这样的企业实现了财务数字化转型，在出差费用申请等流程上取得了显著的成效。
如果您的企业也面临着财务数字化转型的挑战，不妨选择合思。现在您可以免费试用合思的财务数字化解决方案，让合思帮助您的企业挖出更多净利润，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
