在我国电子凭证改革的浪潮中，电子发票使用已成为企业财务管理的新常态。电子凭证全流程无纸化时代的到来，让企业感受到了数字化的便捷，但在财务档案管理方面，却依然面临着重重挑战。合思，作为领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，适时推出了合思档案，为企业解决这些难题提供了有力的支持。
行业痛点：财务档案管理的困局
当前，企业在财务档案管理领域遭遇诸多困境，这些问题在电子发票使用日益频繁的背景下愈发凸显。
归档难题：在电子发票使用过程中，财务人员归档时需耗费大量时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性。稍有不慎，还可能出现档案遗失的情况，这无疑增加了管理的风险和成本。
查找不便：纸质档案受时间和空间的限制，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。在需要查阅电子发票相关档案时，往往要花费大量时间在堆积如山的文件中寻找，效率极其低下。
成本高昂：大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大。不仅需要专门的存储空间来存放档案，还需要投入大量人力进行整理和维护。随着电子发票使用的增加，纸质档案的数量也在不断攀升，成本压力日益增大。
合规隐患：纸质档案管理办法难以保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足管理要求。在电子发票使用过程中，数据的安全性和合规性是企业必须重视的问题。
此外，还存在数据乱、存储贵、效率慢、利用难等问题。企业业务和财务系统数据不互通，实物档案存储成本高且易损坏，纸质档案录入操作耗时且易出错，档案无法最大化发挥价值等，这些问题都严重影响了企业的财务管理效率。
解决方案概述：合思档案的破局之道
合思档案是全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台，为电子发票使用提供了一站式解决方案。
打破数据孤岛：合思档案整合了凭证、单据、合同、回单等四证，实现统一储存、标准和管理。在电子发票使用过程中，将相关数据进行整合，避免了数据的分散和混乱，提高了数据的可用性和管理效率。
业务证据链完整：搭建会计资料之间的关系，以业务为核心形成证据链条，实现业财一体双向穿透。在电子发票使用时，能够清晰地展示业务的全貌，为企业的财务管理提供有力的支持。
数据共享与一站式查阅：以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，提供数据共享和一站式查阅服务。企业在电子发票使用过程中，能够快速、准确地获取所需的信息，提高了工作效率。
银行回单无纸化：自动采集、切割、组装海量银行回单，实现银行回单的无纸化管理。在电子发票使用过程中，减少了纸质回单的使用，降低了成本，提高了环保性。
此外，合思档案还可通过OCR技术自动识别和整理各类文档信息，将实体文件扫描或拍照转换为数字形式，根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理。同时，提供在线平台让员工方便提交申请并进行审批流程，提高了工作的便捷性和效率。
核心功能亮点：合思档案的卓越优势
合思档案具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理。
智能采集：通过外部生态如OCR识别、RPA技术等和内部系统如EAI插件、API接口等，实现电子发票等档案的智能采集。在电子发票使用过程中，能够快速、准确地采集相关数据，提高了采集效率。
预归档服务：集成服务、规则引擎、元数据服务等，为电子发票使用提供了高效的预归档服务。在归档前，对数据进行预处理，确保数据的准确性和完整性。
基础管理：涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等功能，具备精准权限管控、档案目录灵活扩展，水印管理、档号符合国标要求等特点。在电子发票使用过程中，能够对档案进行有效的管理和保护。
档案服务：提供辅助审计、项目管理、统计分析等服务，帮助企业更好地利用电子发票相关档案数据。在电子发票使用过程中，为企业的决策提供有力的支持。
在档案采集方面，采用开放式接口互联、自主采集，大文件自动切割、数电票自动化解析；档案制档实现智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测、自定义版式文件；档案管理具备精准权限管控、档案目录灵活扩展，水印管理、档号符合国标要求；档案利用可实现多维检索、一站式预览，在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据。
用户收益：合思档案带来的显著成效
使用合思档案能为企业在电子发票使用方面带来显著的收益。
减少人工耗时：许多企业在使用合思档案后，人工耗时大幅减少。例如，好想你减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时。在电子发票使用过程中，减少了人工操作的时间和成本。
降低成本：多个企业预计减少综合成本。如金牌橱柜预估节省总体成本30万+/年，高新兴为企业年节约成本30万+等。在电子发票使用过程中，降低了纸质档案管理的成本，提高了企业的经济效益。
提升效率：海亮教育档案整理匹配效率提升了90%，高新兴归档效率提升了90%等。在电子发票使用过程中，提高了档案管理的效率，加快了业务流程的处理速度。
提高合规性：合思档案能够确保档案数据安全可用，满足管理要求，提高了企业在电子发票使用方面的合规性。在电子发票使用过程中，避免了因合规问题带来的风险和损失。
典型场景：合思档案的广泛应用
在不同行业和企业中，合思档案在电子发票使用方面都有广泛的应用场景。
食品行业的好想你：面临归档难、查找慢、成本高、不合规等问题。合思档案通过打破壁垒、自动组装、实物高效管理等解决方案，有效解决了这些问题。在电子发票使用过程中，提高了档案管理的效率和合规性。
餐饮行业的COMMUNE幻师：存在成本高、效率低、合规难等痛点。通过上线电子会计档案管理系统，实现自动化归档和财务数据分析等，提升了企业核心竞争力。在电子发票使用过程中，降低了成本，提高了效率。
家居行业的金牌橱柜：在会计档案整理、保管、存储和管理利用等环节存在问题。合思档案通过统一存储、搭建业务证据链、数据共享、银行回单无纸化等，助力企业降本增效。在电子发票使用过程中，优化了财务管理流程。
客户成功案例：合思档案的实力见证
众多企业通过使用合思档案在电子发票使用方面取得了成功。
好想你：使用合思档案后减少了人工和管理耗时，预计减少综合成本。在电子发票使用过程中，提高了工作效率，降低了成本。
COMMUNE幻师：上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。在电子发票使用过程中，实现了无纸化管理，提高了报销效率。
云海肴：通过合思档案实现全面无纸化管理，节省打印、存储等总体成本30万/年，业财融合提升80%，财务提效90%。在电子发票使用过程中，提升了业财融合的水平，提高了财务效率。
金牌橱柜：档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万+/年，档案合规性达100%。在电子发票使用过程中，提高了档案管理的效率和合规性。
帆书：仓储需求减少70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5。在电子发票使用过程中，降低了存储成本，加快了结账速度。
海亮教育：档案整理匹配效率提升90%，存储空间减少72%，每年纸张打印成本节约3万元，财务人力减少3人。在电子发票使用过程中，提高了档案管理的效率，降低了成本。
高新兴：归档效率提升90%，为企业年节约成本30万+。在电子发票使用过程中，提高了归档效率，节约了成本。
中文传媒：财务档案归档效率提升72%，员工报销效率提升90%，年节约打印、耗材等成本20万/年。在电子发票使用过程中，提高了档案管理和报销的效率，节约了成本。
杭州西湖城市建设投资集团：档案整理匹配效率提升72%，存储空间减少41%，报销效率提升300%，单据打印纸张减少10万张/年。在电子发票使用过程中，提高了档案管理和报销的效率，减少了纸张使用。
合思档案凭借其强大的功能和显著的效果，已帮助众多企业在电子发票使用方面实现了财务档案管理的数字化转型，提升了企业的效率和效益。如果您的企业也想解决财务档案管理难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨选择合思档案。现在可以免费试用合思档案，拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多。
