在数字化浪潮风起云涌的当下，数电票正以前所未有的速度扩张，企业财务档案管理也随之面临着前所未有的挑战。传统的纸质档案管理方式，犹如一辆老旧的马车，在“数字化凭证时代”的高速公路上显得格格不入，难以跟上时代的步伐。而合思档案，作为领先的单套制电子会计档案管理平台，宛如一艘现代化的巨轮，为企业提供了全面且高效的解决方案，全方位保障档案信息安全。
行业痛点：档案管理困境凸显
在企业的日常运营中，档案管理就像一座无形的大山，给企业带来了诸多难题。
传统的纸质档案管理，成本之高令人咋舌。从纸张的采购、打印，到档案柜的购置、存放空间的租赁，每一项都需要企业投入大量的资金。而且，纸质档案储存占地极大，一间间堆满档案柜的房间，不仅造成了空间的浪费，还增加了企业的运营成本。更为关键的是，纸质档案的数据难以分析利用，大量的信息被尘封在档案柜中，如同沉睡的宝藏，无法为企业的决策提供有效的支持，严重威胁着档案信息安全。
企业的档案数据量犹如滔滔江水，连绵不绝。整理这些档案，需要耗费大量的时间和精力。工作人员需要手动逐一匹配、核对确认每一份档案，就像在茫茫大海中寻找针一样困难。这不仅效率低下，还容易出现错误，进一步影响了档案信息的准确性和安全性。
出差、招待后的报销流程，更是让企业和员工都头疼不已。纸质票据的收集、整理、粘贴、审核，每一个环节都繁琐无比，不仅增加了员工的负担，也降低了企业的报销效率。而且，纸质票据容易丢失、损坏，一旦出现问题，后续的处理工作更是让人焦头烂额，给档案信息安全带来了极大的隐患。
随着数电票的普及，其管理要求的特殊性也让企业面临着新的挑战。数电票的格式、存储、验证等方面都与传统纸质票据有所不同，企业需要专业的电子会计档案管理平台来适应这些新要求，确保档案信息安全无虞。
解决方案概述：多元方案应对挑战
合思档案针对企业在档案管理中遇到的种种问题，提供了领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，全方位保障档案信息安全。
单套制解决方案，是合思档案的核心优势之一。它摒弃了传统的纸质档案与电子档案双套制管理的繁琐模式，实现了电子档案的单套制管理，大大提高了档案管理的效率和安全性。通过单套制管理，企业可以减少纸质档案的存储和管理成本，降低档案丢失、损坏的风险，同时也便于档案的查询、利用和共享，确保档案信息安全得到有效保障。
六大场景解决方案，包括档案扩展、证据链完整性、共享调阅、数电票、实物备查和大数据解决方案，犹如六把金钥匙，为企业打开了不同场景下档案管理的大门。
档案扩展解决方案，能够根据企业的业务发展和档案管理需求，灵活扩展档案管理功能，满足企业不断变化的档案信息安全保障需求。
证据链完整性解决方案，通过对档案数据的全程记录和跟踪，确保档案信息的真实性、完整性和可追溯性，为企业的合规经营提供了有力的支持，有效保障档案信息安全。
共享调阅解决方案，打破了档案信息的壁垒，实现了档案在企业内部不同部门之间的共享和调阅，提高了档案的利用效率，促进了企业内部的协同工作，同时也确保了档案信息在共享过程中的安全性。
数电票解决方案，针对数电票的管理要求，提供了专业的处理流程和技术支持，确保数电票的准确接收、存储、验证和归档，有效保障了数电票相关档案信息的安全。
实物备查解决方案，对于一些需要实物备查的档案，合思档案提供了专门的管理模块，实现了实物档案与电子档案的关联和管理，确保实物档案的安全和可追溯性，保障档案信息安全的全面性。
大数据解决方案，通过对档案数据的深度分析和挖掘，为企业提供了有价值的决策支持。企业可以通过大数据分析，了解档案的使用情况、业务发展趋势等，从而优化档案管理策略，提高企业的运营效率，同时也能更好地保障档案信息安全。
核心功能亮点：强大功能保障安全
合思档案具有广泛连接的能力，就像一个强大的连接器，能连接各类异构业财系统。通过与不同系统的对接，合思档案实现了100%自动归档，大大提高了档案归档的效率和准确性。无论是财务系统、业务系统还是其他相关系统产生的档案数据，都能自动传输到合思档案平台进行归档，避免了人工干预带来的错误和风险，有效保障档案信息安全。
同时，合思档案符合国家政策要求，具备灵活承接、持续迭代的能力。它能够及时响应国家相关政策的变化，对档案管理功能进行调整和优化，确保企业的档案管理工作始终符合法规要求。而且，合思档案的系统架构具有高度的灵活性和扩展性，能够根据企业的业务发展和技术进步，不断引入新的功能和技术，为企业提供持续的档案信息安全保障。
合思档案的功能涵盖智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等全生命周期管理。智能采集功能，能够自动识别和采集各种格式的档案数据，包括电子发票、合同、报表等，大大提高了档案数据的采集效率。预归档服务，在档案正式归档之前，对档案数据进行初步的整理和审核，确保档案数据的完整性和准确性。基础管理功能，包括档案的分类、编号、存储等，为档案的规范化管理提供了基础支持。档案服务功能，提供了档案的查询、借阅、下载等服务，方便企业员工对档案的使用，同时也严格控制了档案的访问权限，保障档案信息安全。
此外，合思档案还提供统计分析和应用层功能。通过统计分析功能，企业可以了解档案的数量、类型、使用情况等信息，为档案管理决策提供数据支持。应用层功能则根据企业的不同业务需求，提供了个性化的档案管理应用，如合同管理、项目档案管理等，进一步提升了企业的档案管理水平，保障档案信息安全。
用户收益：多方受益安全无忧
合思档案为不同角色的用户带来了显著的收益，全方位保障档案信息安全。
对于CEO/高管来说，合思档案能够帮助他们沉淀数据资产。通过对档案数据的有效管理和分析，企业可以将档案中的信息转化为有价值的数据资产，为企业的决策提供有力支持。同时，合思档案还能保障企业的合规管理，确保企业的档案管理工作符合国家法律法规的要求，降低企业的合规风险。通过提升企业财务档案利用效率，CEO/高管可以更好地了解企业的财务状况和业务发展趋势，助力企业决策数智化，保障档案信息安全在企业决策层面得到有效体现。
对于归档员/财务人员来说，合思档案大大提高了他们的工作效率。传统的档案整理和管理工作，需要大量的人工操作，不仅繁琐而且容易出错。而合思档案的自动化功能，如自动归档、智能采集等，减少了人工干预，提高了工作效率。同时，合思档案实现了档案数据同源，避免了数据的重复录入和不一致问题，确保了档案信息的准确性和一致性。通过合思档案，归档员/财务人员可以轻松完成档案管理工作，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，保障档案信息安全在日常工作中得到有效落实。
对于外部审计人员来说，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源。通过合思档案平台，外部审计人员可以在线查询和借阅企业的档案，无需到企业现场进行审计，大大提高了审计效率。同时，合思档案的全程记录和跟踪功能，使得审计人员可以追溯档案的每一个操作和变化，确保审计工作的准确性和公正性，保障档案信息安全在外部审计过程中得到有效保障。
典型场景：广泛应用保障安全
合思档案适用于多种典型场景，在不同场景中都能有效保障档案信息安全。
在企业高管关注的成本控制和数据分析场景中，合思档案可以帮助企业降低档案管理成本，通过对档案数据的分析，为企业提供成本控制的建议和决策支持。企业高管可以通过合思档案平台，实时了解企业的档案管理成本情况，优化档案管理策略，提高企业的经济效益，同时保障档案信息安全在成本控制和数据分析过程中得到有效维护。
在财务人员的档案整理和管理场景中，合思档案的自动化功能和规范化管理流程，使得财务人员可以轻松完成档案的整理、分类、存储等工作。财务人员可以通过合思档案平台，快速查询和利用档案信息，提高工作效率和准确性，保障档案信息安全在财务工作中得到有效保障。
在业务人员的报销流程优化场景中，合思档案可以实现报销票据的电子化管理，减少纸质票据的使用和管理成本。业务人员可以通过合思档案平台，在线提交报销申请和票据，财务人员可以在线审核和报销，大大提高了报销流程的效率。同时，合思档案对报销票据的全程记录和跟踪，确保了报销信息的真实性和合规性，保障档案信息安全在报销流程中得到有效体现。
在外部审计的在线化需求场景中，合思档案为外部审计人员提供了便捷的在线审计平台。审计人员可以通过合思档案平台，在线查询和借阅企业的档案，进行远程审计，提高了审计效率。同时，合思档案的严格访问控制和数据加密技术，保障了审计过程中档案信息的安全，确保档案信息安全在外部审计过程中得到有效保障。
客户成功案例：实践验证安全可靠
众多企业选择合思档案并取得了显著成效，充分证明了合思档案在保障档案信息安全方面的可靠性和有效性。
海亮教育在使用合思档案后，实现了服务单位和作业人员的增长。通过合思档案的高效管理，海亮教育减少了档案管理的人力和物力投入，将更多的资源投入到业务发展中。同时，合思档案的凭证自动化率提高，大大提高了财务工作的效率和准确性，保障了档案信息安全在教育行业的有效应用。
徐福记全集团在引入合思档案后，实现了无纸化管理。通过单套制电子档案管理，徐福记减少了纸质档案的存储和管理成本，提高了档案的查询和利用效率。同时，合思档案的严格访问控制和数据加密技术，保障了企业档案信息的安全，实现了档案管理的现代化和智能化，保障档案信息安全在食品行业得到有效体现。
中交水规院使用合思档案后，减少了打印存储成本。传统的纸质档案打印和存储需要大量的纸张和存储空间，成本高昂。而合思档案的电子档案管理方式，大大降低了打印和存储成本。同时，合思档案的在线审计功能，使得审计工作更加便捷，提高了审计效率，保障档案信息安全在工程行业得到有效保障。
如果您的企业也在为档案管理问题而困扰，不妨选择合思档案。它将帮助您的企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值。现在，您可以免费试用合思档案，开启数字化档案管理之旅，全方位保障您企业的档案信息安全。立即联系我们，电话：400 – 105 – 6505，网站：www.hosecloud.com。
