在当今数字化浪潮中，我国电子凭证改革正以迅猛之势驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。传统的纸质档案管理方式，犹如一辆老旧的马车，在新时代的高速公路上显得格格不入，面临着诸多亟待解决的痛点。合思，作为领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地洞察到行业的变革趋势，推出了智能化财务管理工具——合思档案，为企业应对这些挑战提供了强有力的支持。
产品背景与行业痛点：传统财务档案管理的困境
在企业的日常运营中，财务档案管理是一项至关重要却又常常被忽视的工作。当下，企业在财务档案管理方面犹如陷入了一片迷雾森林，存在着诸多难题。
首先，财务归档时，确认单据等的一致性是一项耗时且繁琐的工作。工作人员需要花费大量的时间和精力，逐一核对每一张单据，确保它们的准确性和完整性。然而，即便如此，档案遗失的情况仍时有发生，这不仅给企业带来了潜在的风险，也增加了后续查找和管理的难度。
其次，纸质档案的查找速度如同蜗牛爬行。在堆积如山的档案中，想要实时调阅一份特定的档案，往往需要耗费大量的时间和人力。而且，由于纸质档案的存储方式相对落后，很难实现精准查找，这无疑给企业的决策和运营带来了极大的不便。
再者，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求极高。企业需要专门的档案室来存放这些档案，这不仅占用了大量的办公空间，还需要配备专业的管理人员进行日常维护。同时，纸质档案的存储和保管成本也不容小觑，包括纸张、装订、存储设备等方面的费用，给企业带来了沉重的经济负担。
最后，纸质档案管理办法在电子原文件的长期保存和数据安全可用方面存在明显的不足。随着信息技术的快速发展，电子文件的数量和重要性日益增加，传统的纸质档案管理方式已经无法满足企业对电子文件管理的需求。而且，纸质档案容易受到自然灾害、人为破坏等因素的影响，一旦发生意外，企业可能会面临巨大的损失。
解决方案概述：合思档案打造财务数智化新生态
为了帮助企业摆脱传统财务档案管理的困境，合思推出了智能化财务管理工具——合思档案。这是一个全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台，它就像一座桥梁，连接了企业财务工作的各个环节，为企业提供了全方位的财务数智化服务。
合思档案通过广泛连接的生态，与企业的各个业务系统进行无缝对接，实现了数据的实时共享和流转。无论是采购、销售、报销还是其他业务环节产生的财务数据，都可以自动同步到合思档案中，大大提高了财务工作的效率和准确性。
同时，合思档案采用了双轮驱动的模式创新，一方面通过技术创新不断提升产品的性能和功能，另一方面通过服务创新为企业提供更加个性化、专业化的解决方案。这种模式创新不仅满足了企业不同阶段的发展需求，也为企业的财务数智化转型提供了有力的保障。
此外，合思档案还提供了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，让企业的财务管理更加便捷高效。员工在消费时无需再填写繁琐的报销单据，系统会自动根据消费记录进行入账和归档，大大减轻了员工的负担，同时也提高了财务工作的透明度和合规性。
通过这些创新的解决方案，合思档案为企业实现降本增效、合规经营和低碳运营提供了有力的支持。在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，降低成本、提高效率是企业生存和发展的关键。合思档案的出现，无疑为企业提供了一个绝佳的解决方案。
核心功能与优势：合思档案的智慧之钥
合思档案作为一款智能化财务管理工具，具有全生命周期管理功能，就像一位贴心的财务管家，为企业的财务档案管理提供了全方位的保障。
- 档案采集：智能互联高效采集
合思档案拥有开放式接口互联和自主采集功能，能够与企业的各种业务系统进行无缝对接，实现数据的自动采集。无论是电子发票、合同还是其他财务文件，都可以通过系统自动采集到合思档案中，大大提高了档案采集的效率和准确性。
同时，合思档案还支持大文件自动切割和数电票自动化解析功能。对于一些体积较大的文件，系统会自动将其切割成多个小文件，方便存储和管理。对于数电票，系统会自动解析其内容，提取关键信息，实现数据的快速录入和处理。
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制档：智能关联精准组装
在制档环节，合思档案具有智能关联和自动组装功能。系统会根据档案的属性和关联关系，自动将相关的档案进行关联和组装，形成完整的档案卷宗。同时，系统还会进行四性检测、业务检测和自定义版式文件，确保档案的准确性、完整性和规范性。 -
管理：权限管控灵活扩展
合思档案在管理方面具有精准权限管控和档案目录灵活扩展功能。企业可以根据不同的岗位和职责，为员工设置不同的权限，确保档案的安全性和保密性。同时，企业可以根据自身的需求，灵活扩展档案目录，满足不同业务场景的需求。
此外，合思档案还支持水印管理和档号符合国标要求。系统会在档案上添加水印，防止档案被非法复制和传播。档号的设置也符合国家相关标准，方便企业进行档案的管理和查询。
- 利用：多维检索便捷高效
在档案利用方面，合思档案具有多维检索和一站式预览功能。企业可以根据档案的属性、时间、关键词等多种条件进行检索，快速找到所需的档案。同时，系统还支持在线借阅和异构系统联查功能，员工可以在系统中直接借阅档案，无需再到档案室进行查找。
此外，合思档案还支持实物混序归档和可视化盘点档案数据功能。企业可以将实物档案与电子档案进行关联，实现实物档案的数字化管理。同时，系统会定期对档案数据进行盘点，生成可视化的盘点报告，方便企业进行档案的管理和监控。
合思档案的这些核心功能和优势，让企业的财务档案管理更加智能化、高效化和规范化。自动化归档告别了重复性工作，让员工有更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。档案利用的便捷高效，让企业能够及时获取所需的财务信息，为企业的决策提供有力的支持。档案数据的同源、透明流转，便于企业进行监控和分析，及时发现和解决问题。
应用场景与案例：合思档案的成功实践
合思档案作为一款智能化财务管理工具，在多个行业都有成功的应用案例。下面我们就来看看一些企业是如何通过合思档案实现财务数智化转型的。
- 好想你健康食品股份有限公司：降本增效提升管理效率
好想你健康食品股份有限公司在使用合思档案之前，面临着归档难、查找慢、成本高、不合规等问题。大量的纸质档案不仅占用了大量的存储空间，还增加了管理成本。而且，在查找档案时，工作人员需要花费大量的时间和精力，效率低下。
通过引入合思档案，好想你健康食品股份有限公司成功解决了这些问题。合思档案的自动化归档功能，让工作人员告别了繁琐的手工归档工作，大大提高了归档效率。同时，多维检索和一站式预览功能，让工作人员可以快速找到所需的档案，节省了大量的时间和精力。
据统计，使用合思档案后，好想你健康食品股份有限公司减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。通过合思档案，好想你健康食品股份有限公司实现了财务档案管理的数字化转型，提升了企业的管理效率和竞争力。
- COMMUNE幻师：无纸化管理实现低碳运营
COMMUNE幻师是一家餐饮企业，在日常运营中会产生大量的财务单据和发票。传统的纸质档案管理方式不仅浪费了大量的纸张，还增加了企业的存储成本。而且，纸质档案的查找和管理也非常不便，影响了企业的运营效率。
为了解决这些问题，COMMUNE幻师引入了合思档案。合思档案的电子化管理功能，让企业实现了无纸化管理。所有的财务单据和发票都可以通过系统进行电子化存储和管理，大大减少了纸张的使用量。同时，系统的多维检索和一站式预览功能，让工作人员可以快速找到所需的档案，提高了工作效率。
据统计，使用合思档案后，COMMUNE幻师减少了88%的纸张使用量，节省了79%的存储空间，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。通过合思档案，COMMUNE幻师实现了低碳运营，为企业的可持续发展做出了贡献。
智能化财务管理工具合思档案开启新征程
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路，在这个过程中，智能化财务管理工具合思档案凭借其强大的功能和显著的应用成效，无疑是企业实现财务数智化转型的得力助手。它不仅能够帮助企业解决传统财务档案管理中的诸多难题，还能为企业带来降本增效、合规经营和低碳运营等多方面的价值。
如果您也想让您的企业在财务数智化的道路上领先一步，不妨免费试用合思档案。立即联系我们（电话：400 – 105 – 6505，网址：www.hosecloud.com），开启企业财务数智化新征程，让有限的资源发挥出更有效的作用。
