在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务档案管理面临着诸多挑战。如何高效、合规地管理财务档案，实现财务数智化转型，成为众多企业亟待解决的问题。今天，我们以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，深入探讨合思在助力企业解决财务档案管理难题、实现财务数智化转型方面的卓越成效，同时随需访问档案的便捷性也在这一过程中得到了充分体现。
客户简介：高端家居先锋的辉煌历程
金牌橱柜家居科技股份有限公司自1999年成立以来，便在国内高端整体厨柜及定制家居领域崭露头角，成为专业服务商中的佼佼者。它拥有国家认定厨房工业设计中心，荣获国家认定“智能制造示范企业”的殊荣。其商业版图遍布全球，超4000家高端品牌专卖店如璀璨星辰般闪耀，海内外5大专业生产基地高效运转。公司旗下有92家归档主体，企业人数达6000+。如此庞大的规模，对财务档案管理提出了极高的要求，而随需访问档案的需求也日益凸显。
业务背景现状与痛点：传统管理的重重困境
- 整理环节：数据孤岛下的繁琐劳作
在传统管理模式下，会计档案如同散落在各个角落的珍珠，分散于不同系统之中。档案数据难以有效利用，工作人员不得不逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，每一个步骤都耗费大量的时间和精力，随需访问档案更是难上加难。 - 保管环节：流程交接的复杂挑战
财务档案需要先由财务临时保管1年，1年后再移交综合档案管理。这一流程涉及多个部门的协作，增加了管理的复杂性和风险，也影响了随需访问档案的效率。 - 存储环节：空间与安全的双重压力
公司采用独立档案室管理纸质档案，虽然在一定程度上保障了档案的安全性，但也面临着存储空间有限、维护成本高的问题。同时，纸质档案容易受到自然灾害、人为损坏等因素的影响，随需访问档案时可能会受到诸多限制。 - 管理利用：手工操作的低效困境
以纸质档案管理为主的模式下，每年提供实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查，效率低下。而且，在查询和利用档案时，往往需要花费大量的时间和精力，无法实现随需访问档案的便捷性。
解决方案：合思打造的数智化蓝图
- 统一存储：打破壁垒的关键之举
合思通过打破数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准、统一管理。这就如同将散落的珍珠串成了美丽的项链，使得档案数据更加有序、易于管理，为随需访问档案奠定了坚实的基础。 - 业务证据链完整：业财一体的深度融合
合思搭建了会计资料之间的紧密关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。这使得财务数据与业务数据紧密相连，能够更好地反映企业的真实经营状况，同时也方便了随需访问档案时对相关业务信息的获取。 - 数据共享一站式查阅：高效便捷的智慧体验
合思以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，让用户能够便捷高效地查阅档案。无论是财务人员还是其他相关部门的人员，都可以根据自己的需求随需访问档案，大大提高了工作效率。 - 银行回单无纸化：降本增效的绿色实践
海量银行回单实现了自动采集、切割、组装，全面无纸化管理。这不仅减少了纸张的使用，降低了成本，还提高了档案管理的安全性和便捷性，让随需访问档案更加轻松自如。
实施过程与步骤：精细雕琢的数智化之旅
合思档案系统通过对接金牌橱柜各业务系统，利用系统的开放式接口互联功能自主采集档案数据。大文件自动切割，数电票自动化解析，为档案管理的高效运作提供了有力支持。
– 制档环节：智能关联精准把控
在制档环节，合思实现了智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测，自定义版式文件。这一系列操作确保了档案的准确性和规范性，同时也为随需访问档案提供了高质量的数据源。
– 管理环节：权限管控灵活扩展
管理环节中，合思采用精准权限管控，档案目录灵活扩展，水印管理，档号符合国标要求。这不仅保障了档案的安全性和合规性，还提高了档案管理的灵活性，方便用户随需访问档案。
– 利用环节：多维检索便捷预览
在利用环节，合思实现了多维检索、一站式预览，在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据。用户可以根据自己的需求随需访问档案，无论是在办公室还是外出办公，都能随时随地获取所需信息。
取得的成果与效益：数智转型的显著成效
合思档案系统的实施，为金牌橱柜带来了显著的成果与效益。档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万+/年，档案合规性达100%。这些数据充分证明了合思在财务档案管理方面的卓越能力，也体现了随需访问档案的便捷性和高效性。
客户评价与反馈：数智化服务的高度认可
虽然文档未提及金牌橱柜的具体评价反馈，但从其实施的效果来看，合思档案系统切实解决了金牌橱柜在财务档案管理方面的痛点，提升了工作效率，降低了成本，保障了档案合规性。可以想象，这样的解决方案必然获得了客户的高度认可，随需访问档案的便捷性也得到了客户的肯定。
如果您的企业也面临着类似金牌橱柜家居科技股份有限公司的财务档案管理难题，不妨选择合思。合思作为专业的财务数智化服务提供商，拥有领先的电子会计档案管理平台——合思档案，能够为您提供全方位的解决方案，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。您可以随需访问档案，体验高效便捷的数智化管理。立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，开启财务数智化转型之旅，还可免费试用，感受合思档案系统的强大魅力。
