在数字经济的浪潮汹涌澎湃之际，电子凭证数字化转型俨然成为企业财务数智化升级的关键潮流。合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品与服务的科技公司，凭借其独具特色的敏捷财务收支管理平台以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，已成功助力众多企业达成降本增效、合规经营与低碳运营的目标。接下来，我们将以某世界 500 强旗下教育服务品牌为例，深入探究合思是如何帮助企业攻克财务难题，实现财务全流程数字化闭环，推动出差管理数字化进程的。
企业财务痛点凸显，出差管理数字化迫在眉睫
某世界 500 强旗下教育服务品牌在发展的征程中，遭遇了诸多财务方面的棘手问题，这些问题也深刻影响着出差管理的效率与质量。
企业内部业务和财务系统数量众多，且彼此独立运行，数据无法实现互通共享。这就导致在出差相关业务中，结构化数据的提取变得异常困难。例如，员工出差产生的电子发票，在查重、验伪环节需要耗费大量的时间和精力，而且还会造成纸张的浪费。
实物存档更是给企业带来了沉重的负担。大量的出差相关档案，如发票、附件、凭证等，占用了大量的物理空间，还需要专人进行管理，成本居高不下。同时，这些档案容易损坏，使得企业面临着合规风险。
在日常操作中，不断重复的纸质档案录入工作不仅耗时长久，而且容易出现错误。发票、附件、凭证等的装订要求极高，这无疑又增加了员工的工作负担。此外，实物凭证与业务相互分散，无法进行智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕记录，也无法实现多人借阅，导致档案资产的利用率极低。出差管理涉及的各类凭证和档案管理混乱，严重影响了企业的运营效率。
合思全生命周期电子化会计档案管理方案，推动出差管理数字化变革
针对该企业面临的重重痛点，合思精心打造了一套全生命周期的电子化会计档案管理方案，为出差管理数字化提供了有力支持。
档案数据来源广泛多样，涵盖了电子档案、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等多个方面。通过自动封装接口 40 种以上，合思能够广泛连接异构系统，真正实现档案的应收尽收，而且企业无需投入开发成本即可介入。接口传输支持影像支撑、外部设备扫描、人工上传等多种方式，确保出差相关的各类档案能够便捷地录入系统。
自动归档功能十分强大，包括智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等一系列环节。在出差管理方面，无论是员工出差的费用凭证，还是相关的业务合同等，都能得到妥善的管理。
会计类档案管理范围广泛，内部涵盖了凭证、订单、会计账薄等，外部则包括纸质发票及影像、银行电子回单等。对于出差管理来说，员工出差过程中的所有财务相关档案都能被纳入管理体系。强大的规则引擎可进行自定义搭建，实现亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝衔接，电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”。这使得出差管理相关的档案查询和使用更加高效便捷。
合思解决方案成效显著，出差管理数字化优势尽显
合思的解决方案为该企业带来了显著的成果，出差管理数字化的优势也得到了充分体现。
年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构。在出差管理方面，这简化了相关的会计管理流程，提高了工作效率。档案可以进行多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。员工出差相关的财务档案查询变得更加轻松，大大节省了时间。
通过财政部电子凭证试点，该企业成为地方财政局标杆试点企业代表，实现财务数据自动化率 91%以上。在出差管理中，这意味着出差费用的报销、核算等环节更加自动化，减少了人工干预。财务人员数量在企业规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本，出差相关档案的管理也更加便捷和经济。企业财务相关负责人表示，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上，出差管理的数字化水平也将进一步提升。
合思凭借其先进的技术和专业的解决方案，成功帮助某世界 500 强旗下教育服务品牌解决了财务数字化转型过程中的难题，实现了出差管理数字化的重要突破。在未来，随着电子凭证数字化转型的加速推进，合思将继续深耕财务数智化领域，不断创新产品和服务，为更多企业提供优质的解决方案，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临类似的财务难题，不妨拨打 400 – 105 – 6505 或访问 www.hosecloud.com，免费试用合思的解决方案，开启财务数智化转型和出差管理数字化之旅。
