在当今数字化时代，企业的财务档案管理面临着诸多挑战。传统的纸质档案管理方式不仅效率低下，而且成本高昂，还存在合规风险。那么，企业如何才能解决这些难题，实现降本增效呢？今天，我们以好想你健康食品股份有限公司为例，看看合思是如何助力企业解决财务档案管理难题，实现文档数字化存储，从而达到降本增效的目标的。
红枣巨头风采：好想你企业概览
好想你健康食品股份有限公司宛如一颗璀璨的明星，在商业的天空中闪耀了多年。它成立于1992年，经过多年的拼搏与发展，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的佼佼者。其品牌价值高达154.21亿元，拥有1000 + 员工，在全国开设了400 + 门店。如此庞大的规模，在市场上占据着重要的地位。
财务困境迷局：传统档案管理痛点
然而，即使是这样优秀的企业，在财务档案管理方面也遭遇了重重困难。传统的纸质档案管理方式，让财务工作陷入了繁琐的泥沼。
归档难题首当其冲。财务人员在进行归档时，需要花费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证等的一致性。每一张单据都需要仔细核对，稍有不慎就可能出现错误。而且，纸质档案容易遗失，一旦丢失，寻找起来就如同大海捞针，给企业带来了巨大的损失。
查找不便也是一大困扰。纸质档案的查找受到空间和时间的限制，无法实现实时调阅。当企业需要查阅某份档案时，往往需要耗费大量的人力和时间去档案室寻找，严重影响了工作效率。
成本高昂更是让企业头疼不已。大量的纸质档案需要占用大量的存储空间，企业需要租赁专门的仓库来存放这些档案，同时还需要配备专门的管理人员，这无疑增加了企业的运营成本。
合规风险也不容忽视。纸质档案管理办法已经无法满足电子原文件长期保存和数据安全可用的要求。在当前严格的监管环境下，企业如果不能保证财务档案的合规性，将面临巨大的法律风险。
合思智慧锦囊：数字化解决方案呈现
面对好想你在财务档案管理方面的困境，合思挺身而出，为其提供了一套全面的解决方案，帮助企业实现文档数字化存储。
打破数据壁垒，实现同源共享。合思的方案打破了不同系统之间的数据壁垒，实现了数据的同源共享。企业的单据、发票、回单和凭证等数据都可以在一个系统中进行统一管理，实现了一键联查。财务人员只需在系统中输入关键词，就可以快速找到所需的档案，大大提升了工作效率。
自动组装审计，提升审计效能。合思以档案数据为审计标准，实现了自动组装审计。系统可以自动对财务数据进行审计，发现问题及时提醒，大大提升了审计效率。同时，自动组装审计还可以避免人为因素的干扰，保证了审计结果的准确性和公正性。
虚实精准匹配，高效管理实物。借助虚拟档案库房和二维码技术，合思实现了电子档案与实物档案的精准匹配。企业可以为每一份实物档案贴上二维码，通过扫描二维码就可以快速找到对应的电子档案。同时，虚拟档案库房可以对实物档案进行实时监控，保证了实物档案的安全和完整。
项目实施路径：数字化转型步步为营
合思在为好想你实施解决方案时，采取了一系列科学合理的步骤，确保项目的顺利推进。
建立标准统一存储。合思首先为好想你建立了统一的数据存储和管理标准。将企业的单据、发票、回单和凭证等数据进行整合，存储在一个安全可靠的数据库中。这样不仅方便了数据的管理和查询，还保证了数据的安全性和完整性。
规则设置自动关联。为了实现数据的一键联查和自动组装，合思设置了自动关联和匹配规则。系统可以根据这些规则自动对数据进行关联和匹配，大大提高了工作效率。同时，自动关联和匹配规则还可以避免人为因素的干扰，保证了数据的准确性和一致性。
搭建库房对应实物。合思为好想你搭建了虚拟档案库房，并为每一份实物档案添加了二维码。通过扫描二维码，就可以快速找到对应的电子档案，实现了电子档案与实物档案的对应。虚拟档案库房还可以对实物档案进行实时监控，保证了实物档案的安全和完整。
显著成果展现：降本增效成绩斐然
通过合思的解决方案，好想你在财务档案管理方面取得了显著的成果。
时间成本大幅降低。在实施合思的方案后，好想你减少了90%的人工耗时。总部接收档案的管理耗时减少了80%，借阅管理的耗时减少了67%。这意味着财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了工作效率。
综合成本显著下降。预计好想你每年可以减少综合成本20万元。这主要得益于文档数字化存储后，企业减少了纸质档案的存储和管理成本，同时也提高了工作效率，降低了人力成本。
客户认可之声：间接肯定彰显成效
虽然文档中未提及好想你公司的直接评价，但从方案带来的收益来看，企业在财务档案管理上取得了显著成效，这间接体现了对合思方案的认可。好想你通过文档数字化存储，解决了传统财务档案管理中的诸多难题，实现了降本增效和合规经营。这不仅提升了企业的竞争力，也为企业的可持续发展奠定了坚实的基础。
如果您的企业也面临着类似的财务档案管理难题，不妨选择合思。合思凭借其先进的技术和丰富的经验，能够为您的企业提供专业的解决方案，实现文档数字化存储，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。您可以拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多，还可以免费试用我们的产品，亲身体验合思带来的数字化变革。
