在当今数字化浪潮汹涌澎湃的时代，电子凭证数字化转型的步伐不断加快，纸质档案数字化的全流程无纸化时代已然来临。合思，作为我国财务数智化服务与电子会计档案解决方案领域的领军供应商，凭借其创新的合思档案产品，帮助众多企业在财务档案管理方面实现了降本增效、合规经营以及低碳运营的目标。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探寻合思档案是如何为企业化解财务档案管理难题的。
红枣巨头的档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司，自1992年创立以来，一路砥砺前行。2011年，它成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的佼佼者。公司品牌价值高达154.21亿元，拥有1000多名员工、400多家全国门店、18家归档主体、2万多个零售网点，每年产生的凭证数量多达3.6万份。
然而，在企业蓬勃发展的背后，财务档案管理却成了一个棘手的难题。传统的纸质档案管理方式，让归档工作变得异常艰难。大量的纸质凭证需要人工整理、装订、存放，耗费了财务人员大量的时间和精力。而且，查找档案更是如同大海捞针，当需要查阅某一份档案时，往往需要花费很长时间在堆积如山的纸质档案中寻找，工作效率极低。
同时，纸质档案的管理成本也居高不下。不仅需要专门的存储空间来存放档案，还需要投入人力进行日常的维护和管理。此外，在合规性方面，传统纸质档案管理也存在一定的风险，容易出现档案丢失、损坏等问题，难以满足日益严格的监管要求。
合思档案的破局之策
- 数据同源打破信息壁垒
合思为好想你提供的解决方案，首先从打破数据壁垒入手。在传统的财务档案管理中，不同系统之间的数据往往相互孤立，导致财务人员在查阅和使用档案时需要在多个系统之间切换，操作繁琐且效率低下。
合思档案实现了数据同源，将各个系统的数据进行整合，为财务人员提供了便捷的利用方式。通过一键联查功能，财务人员可以快速获取相关的档案信息，无需在不同系统中反复查找。这不仅大大提升了工作效率，还减少了因数据不一致而带来的错误和风险。
例如，当财务人员需要查阅某一笔业务的相关凭证时，只需在合思档案系统中输入关键词，系统即可快速定位到相关的凭证信息，并展示与之关联的其他数据，如合同、发票等。这种一站式的查询方式，让财务人员能够更加全面、准确地了解业务情况，为决策提供有力支持。
- 自动组装提升审计效率
在审计工作方面，合思档案也有着独特的优势。传统的审计方式往往以纸质数据为主，审计人员需要花费大量时间对纸质档案进行翻阅和核对，工作效率较低。
合思档案实现了自动组装功能，以档案数据为标准，纸质数据为辅。在进行内外审计时，审计人员可以直接在系统中查阅电子档案，系统会自动将相关的档案数据进行关联和组装，形成完整的审计线索。这不仅提高了审计的准确性和可靠性，还大大提升了审计效率。
例如，在进行年度审计时，审计人员可以通过合思档案系统快速获取企业全年的财务档案信息，系统会自动将凭证、报表等数据进行关联，形成清晰的审计轨迹。审计人员只需在系统中进行简单的操作，即可完成对企业财务状况的全面审查，大大缩短了审计周期。
- 实物管理实现高效匹配
对于纸质档案的实物管理，合思档案同样有妙招。借助虚拟档案库房和二维码技术，合思档案实现了电子档案与实物档案的精准匹配。
在档案入库时，工作人员会为每一份纸质档案贴上二维码，并将其信息录入到合思档案系统中。当查阅者需要查阅某一份档案时，只需在系统中查询电子档案，系统即可通过二维码定位到实物档案的具体位置。这种方式不仅提高了档案查阅的效率，还减少了因人工查找而可能导致的档案损坏和丢失问题。
例如，当财务人员需要查阅某一份历史凭证时，只需在合思档案系统中输入相关信息，系统会立即显示该凭证的电子档案信息，并告知其对应的实物档案在虚拟档案库房中的具体位置。财务人员可以根据系统提示，快速找到实物档案，完成查阅工作。
显著成果见证实力
合思档案的实施，为好想你带来了显著的收益。在人工耗时方面，减少了90%。以往，财务人员需要花费大量时间进行档案的归档、整理和查找工作，而现在，通过合思档案的自动化功能，这些工作可以快速完成，大大节省了人力成本。
在总部管理耗时方面，减少了80%。合思档案实现了档案数据的集中管理和共享，总部可以实时掌握各分支机构的档案情况，无需再像以前那样花费大量时间进行数据的收集和整理。
在借阅管理方面，减少了67%的管理耗时。通过合思档案的在线借阅功能，借阅者可以直接在系统中提交借阅申请，管理人员可以快速审批并告知借阅者档案的位置，整个借阅流程更加便捷高效。
从成本方面来看，预计每年可减少综合成本20万元。这主要得益于人工成本的降低、存储空间的节省以及档案管理效率的提高。
开启纸质档案数字化之旅
合思档案凭借其全面的功能和卓越的服务，成功帮助好想你解决了财务档案管理难题，实现了降本增效的目标。在当前经济环境下，企业面临着越来越多的挑战和机遇，纸质档案数字化转型已经成为企业提升竞争力的必然选择。
合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断优化产品和服务，为更多企业提供优质的财务数智化解决方案。如果您的企业也面临着财务档案管理难题，不妨选择合思档案，开启纸质档案数字化转型之旅。现在，您可以免费试用合思档案，亲身感受其带来的便捷与高效，让有限的资源发挥出更大的价值。
