在当前企业面临降本增效、合规管控等诸多挑战的大环境下，电子档案管理系统成为企业解决差旅及费控难题的得力助手。合思凭借其专业的财务数智化产品和服务，其中电子档案管理系统在企业的差旅及费控管理中发挥着关键作用，帮助众多企业解决了差旅及费控方面的困扰。下面我们将通过介绍某客户的实际情况，来展示合思电子档案管理系统的解决方案及取得的显著成果。
客户背景：千人大企差旅困局
该客户是一家颇具规模的企业，拥有数千名员工，月均差旅GMV达到80万 + 。其出差城市分散，且多集中在三四线城市。此前，企业的差旅管理模式存在诸多问题。员工出差需要自己垫资，然后进行报销。而在县镇级的偏远地区，发票开具十分困难，这给员工和财务都带来了极大的不便。
同时，企业的差旅成本缺乏有效的合规管控。2023年疫情放开后，酒店价格普遍上涨，很多符合差标的酒店实际价格超出了标准，这就需要员工个人进行垫资。长时间下来，员工的负面情绪越来越高，而财务人员在处理这些繁琐的报销事务时也面临着巨大的困扰。电子档案管理系统能够为解决这些问题提供有效途径。
解决方案：电子档案系统的智慧出击
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全流程打通：商城开启便捷差旅
合思为该客户提供了一系列全面的解决方案，其中电子档案管理系统贯穿其中。首先，上线了合思商城，通过电子档案管理系统将申请 – 消费 – 对账 – 开票全流程进行打通。员工在出差时无需再进行垫资，消费过程中就能够确保合规性。电子档案管理系统对每一笔消费信息进行记录和管理，让整个流程更加透明和可追溯。 -
激励政策：合力省开启降本之旅
推出了合思商城“合力省”政策。在签约后，赠送与产品费同额的消费抵扣券，其中50%用于员工差旅激励。员工在选择低价酒店、机票时，可获得消费红包。电子档案管理系统能够精准记录员工的消费选择和激励情况，确保激励政策的有效实施。通过这种方式，引导员工主动选择更经济实惠的差旅方案，从而降低企业的差旅成本。 -
流程自动化：补贴计算轻松搞定
利用流程自动化实现差旅补贴自动化，这背后离不开电子档案管理系统的支持。通过工作流的可视化计算规则配置和活动编排，企业可以自由定义补贴计算规则和时点。电子档案管理系统对员工的差旅信息进行准确记录和分析，根据预设的规则自动计算差旅补贴，大大提高了工作效率。
成果展示：电子档案系统显成效
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商城好评：合规报销杜绝乱象
在合思电子档案管理系统的解决方案助力下，该客户取得了令人瞩目的成果。合思商城收获了企业员工、财务、管理层的一致好评。电子档案管理系统对每一笔报销信息进行严格审核和管理，杜绝了替票、虚假报销、重复报销等情况。员工在使用商城进行差旅消费时，电子档案管理系统确保了消费信息的真实性和合规性，让报销变得更加简单和放心。 -
合力省成果：成本降低员工满意
“合力省”政策在电子档案管理系统的支持下取得了显著的降本效果。酒店单晚房费单价平均降低37.8元，月酒店GMV环比下降8.7%，超标订单数降低32%。电子档案管理系统对这些数据进行实时监控和分析，为企业提供准确的决策依据。同时，员工的满意度大幅提高，因为他们能够在差旅过程中获得实惠，并且报销流程更加顺畅。 -
自动化成效：效率提升多方受益
在流程自动化方面，电子档案管理系统发挥了重要作用。员工报销满意度提升78%，差旅补贴手工报销减少92%，会计审核时间节省71%。电子档案管理系统实现了差旅补贴的自动计算和报销流程的自动化处理，让员工和财务人员都从繁琐的工作中解脱出来，提高了工作效率和质量。
综上所述，合思的电子档案管理系统有效帮助该客户解决了差旅及费控方面的难题，实现了降本增效、合规管控的目标。在未来，企业降本增效压力仍将长期存在，合思的电子档案管理系统将继续凭借其先进的技术和专业的服务，为更多企业提供支持。如果您的企业也面临类似的困扰，不妨免费试用合思的电子档案管理系统，开启降本增效之旅。
