在数字化浪潮的席卷之下，电子凭证数字化转型的步伐不断加快，电子凭证全流程无纸化的时代已悄然来临。在这一变革的浪潮中，合思作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领军供应商，凭借其推出的合思档案管理平台，成功助力众多企业解决了财务数据整理方面的痛点。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，一同探寻合思档案如何为企业带来深刻的变革。
红枣巨头的财务数据整理困境
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，一路砥砺前行，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业一颗耀眼的明星。该企业拥有高达154.21亿元的品牌价值，旗下员工超1000人，全国门店数量达400多家，还拥有18家归档主体。然而，在企业的繁荣背后，财务数据整理与档案管理方面却存在着诸多难题。
在进行财务数据整理归档时，工作人员需要花费大量的时间来确认单据等的一致性。每一张单据都需要仔细核对，确保数据的准确性和完整性，这一过程繁琐且耗时。而且，在传统的纸质档案管理模式下，档案遗失的情况时有发生，一旦重要档案丢失，不仅会影响财务数据的完整性，还可能给企业带来潜在的风险。
纸质档案的查找也受到时空的极大限制。工作人员无法实现实时调阅，必须到存放档案的物理空间去查找，而且精准查找也十分困难，常常需要耗费大量的人力和时间在众多的档案中翻找所需信息。此外，大量纸质档案的管理对空间和人力都提出了极高的要求，不仅需要专门的档案室来存放档案，还需要安排专人进行档案的整理、保管和查找，这无疑增加了企业的运营成本。同时，传统的纸质档案管理办法已经无法满足电子原文件长期保存和数据安全可用的管理要求，在数据存储和安全性方面存在着明显的短板。
合思档案的针对性解决方案
- 打破数据壁垒实现便捷联查
合思档案管理平台为好想你健康食品股份有限公司带来的第一个解决方案，就是打破数据之间的壁垒，实现数据同源。在传统的财务数据整理模式下，不同系统之间的数据往往相互独立，形成了一个个“数据孤岛”，这给财务人员的工作带来了极大的不便。而合思档案管理平台通过先进的技术手段，将各个系统的数据进行整合，实现了数据的互联互通。
财务人员在进行财务数据整理时，可以通过一键联查的功能，快速获取所需的相关数据。无论是原始凭证、记账凭证还是其他财务资料，都可以在一个平台上轻松查询到，大大提升了工作效率。这就好比是在一个大型的图书馆中，所有的书籍都按照科学的分类方法进行排列，读者可以快速找到自己需要的书籍，而不再需要在茫茫书海中盲目寻找。
- 自动组装助力高效审计
在财务审计方面，合思档案也提供了创新的解决方案。传统的审计方式往往以纸质数据为主，审计人员需要花费大量的时间和精力去查阅纸质档案，不仅效率低下，而且容易出现遗漏。合思档案管理平台实现了自动组装的功能，将相关的财务数据进行自动整合和分类，形成完整的审计档案。
在进行内外审计时，以档案数据为标准，纸质数据为辅。审计人员可以直接在平台上查看审计档案，进行数据分析和比对，大大提升了审计效率。这就如同是在一场考试中，老师可以通过电子试卷快速批改和分析学生的答题情况，而不再需要逐份翻阅纸质试卷。
- 实物高效管理精准定位
对于企业的实物档案管理，合思档案管理平台也有独特的优势。借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子档案与实物档案的精准匹配。每一份实物档案都有一个唯一的二维码，通过扫描二维码，就可以快速获取该档案的电子信息。
查阅者在进行财务数据整理和档案查阅时，只需要查询电子档案，就可以精准定位实物档案的位置。这就好比是在一个大型的仓库中，每一件货物都有一个电子标签，工作人员可以通过电子系统快速找到货物的存放位置，大大提高了档案查阅的效率。
显著成果见证合思档案实力
通过合思档案管理平台的实施，好想你健康食品股份有限公司在财务数据整理方面取得了显著的成果。在人工耗时方面，减少了90%。以往需要大量人力投入的财务数据整理和档案管理工作，现在只需要少量的人员就可以完成，大大节省了人力资源。
总部接收管理耗时减少了80%。在以往，总部接收各部门的财务数据和档案需要花费大量的时间进行审核和整理，现在通过合思档案管理平台，数据可以实时传输和自动整理，大大提高了工作效率。借阅管理耗时也减少了67%。员工在借阅档案时，不再需要繁琐的手续和漫长的等待时间，通过平台可以快速完成借阅申请和档案查阅。
预计每年还可以减少综合成本20万元。这不仅包括人力成本的降低，还包括档案存储空间的节省以及因档案管理效率提升而带来的间接成本的减少。这些显著的成果充分证明了合思档案管理平台在财务数据整理和档案管理方面的强大实力。
合思档案凭借其先进的解决方案，成功为好想你健康食品股份有限公司解决了财务数据整理和档案管理的难题，实现了降本增效的目标。在电子凭证全流程无纸化的大趋势下，合思将继续发挥自身的技术优势，为更多企业提供优质的财务数智化服务。
如果您的企业也面临着类似的财务数据整理难题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解合思档案。现在还可以免费试用合思档案管理平台，让合思助力您的企业实现财务数字化转型，让有限的资源发挥出更高效的价值。
