在企业的运营管理中，发票管理是财务工作的重要组成部分。有效的发票管理实践能够提升企业财务效率、降低成本、确保合规性。今天，我们以北京动力源科技股份有限公司为例，来进行一场发票管理实践分享，看看合思如何为企业提供财务数字化解决方案，助力企业解决财务难题，实现降本增效。
客户简介：电源行业上市先锋
北京动力源科技股份有限公司，宛如一颗在电源行业闪耀的明星，自1995年成立以来，便踏上了辉煌的发展征程。它创造了我国电源行业的一个重要里程碑——成为第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。
动力源的业务布局极具前瞻性，聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车这三大业务板块。其产品凭借卓越的品质和性能，广泛应用于国家重点建设项目中，为国家的发展贡献着自己的力量。在2022年，动力源更是凭借自身的创新能力和专业实力，入选北京市专精特新“小巨人”企业，这无疑是对其综合实力的高度认可。
业务背景现状与痛点：财务转型的困境
动力源早在2011年就展现出了前瞻性的战略眼光，开启了财务数字化转型和业财融合的探索之路。企业自建了多个系统，希望通过这些系统实现财务和业务的高效协同。
然而，随着时间的推移，问题逐渐浮现。整体流程变得复杂，系统之间形成了高高的壁垒。多系统操作让员工苦不堪言，操作体验极差。数据分散在各个系统中，难以实现有效的整合和利用。
动力源业务覆盖面广，报销模式复杂多样，再加上组织架构复杂，导致流程繁复。以员工报销为例，普遍需要4周的时间才能完成，这不仅影响了员工的资金周转，也让会计人员的工作量大幅增加。在发票管理方面，繁琐的流程也增加了出错的风险，合规性难以保障。这些问题成为了动力源进一步发展的绊脚石，也凸显了进行发票管理实践分享和改进的必要性。
解决方案：合思打造数字化利器
合思针对动力源的问题，提供了一套全面的解决方案，即合思费控 + 合思商城 + 合思BI + 开放平台。这一解决方案就像是一把精准的手术刀，直击动力源财务难题的要害。
首先是系统集成。合思将动力源的HR系统、BPM系统数据与合思费控进行同步，打破了系统之间的壁垒，实现了数据的互联互通。这样一来，员工在进行报销等操作时，无需在多个系统之间频繁切换，大大提高了操作效率。
其次是无需报销模式。在这种模式下，业务人员因公消费免垫资、免开票。系统强大的连接能力让消费与申请单和差标进行管控，财务人员可以统一对账。消费数据实时传输到系统中，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细也能自动绑定，最后凭证自动生成，一键归档。这一系列的自动化操作，让发票管理变得更加高效、准确，也减少了人为错误的发生。
实施过程与步骤：步步为营的变革
合思的解决方案实施过程有条不紊。第一步，先将动力源的HR系统和BPM系统与合思费控进行数据同步。通过这一步，实现了基础数据和业务数据的互通，为后续的流程优化奠定了坚实的基础。
在无需报销模式的实施中，消费环节受到严格的管控。员工在进行因公消费前，需要在系统中提交申请单，申请单中包含了详细的消费信息和差标。消费时，系统会根据申请单和差标进行实时监控，确保消费的合理性和合规性。
财务人员在收到消费数据后，系统会自动拆分子对账单。这些子对账单详细记录了每一笔消费的信息，方便财务人员进行核对和审批。审批通过后，系统自动创建结算单，将消费金额进行结算。同时，发票明细自动绑定到相应的消费记录上，方便后续的查询和管理。最后，凭证自动生成，一键归档，整个流程一气呵成，大大提高了财务工作的效率。
取得的成果与效益：显著提升的财务效能
通过合思解决方案的实施，动力源在发票管理和财务工作方面取得了显著的成果。员工报销周期由原来的4周缩减至1周以内，效率提升了300%。这意味着员工能够更快地拿到报销款，资金周转更加顺畅。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。原本需要大量人力完成的发票管理、报销审批等工作，现在通过系统的自动化操作，大大减少了人力投入。员工填报时间缩短，因公消费无需垫资，减轻了员工的经济压力。
财务审批有了更加明确的依据，费控更加合规，结算更加统一。管理层面能够实时了解企业的经营数据，实现了对财务流程的全程管控。在发票管理方面，自动化的操作减少了人为错误，提高了发票的准确性和合规性，为企业的财务安全提供了有力保障。
客户评价与反馈：高度认可的合作体验
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思的解决方案给予了高度评价。他表示，面对动力源复杂的需求，合思总能第一时间解决。在合作过程中，合思展现出了强大的技术实力和专业服务能力。
未来，动力源还要继续结合自身的业态和组织变化，与合思深入合作。合思丰富的无需报销应用场景能够配合动力源的全球化业务，为企业的发展提供持续的支持。这种高度认可的评价，不仅是对合思过去工作的肯定，也为双方未来的合作奠定了坚实的基础。
发票管理实践分享：合思助力企业前行
通过对动力源案例的发票管理实践分享，我们可以看到合思的财务数字化解决方案在企业中的巨大价值。在当前经济环境下，企业面临着诸多的挑战，而有效的发票管理和财务数字化转型能够帮助企业降低成本、提高效率、确保合规性。
如果您的企业也面临着类似的财务难题，不妨选择合思的财务数字化解决方案。合思将携手您的企业，共同实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更有效的作用。现在，您可以免费试用合思的财务数字化解决方案，亲身感受其带来的便捷和价值。
