在当今竞争激烈的商业环境中，出差成本管控已成为企业财务管理的重要一环。一家世界500强旗下的教育服务品牌，在应用合思解决方案后，不仅实现了出差成本管控的显著优化，还在财务数字化转型方面取得了令人瞩目的成效。下面，让我们深入探究这个成功案例。
客户背景与挑战：多系统迷宫下的出差成本管控困境
该教育服务品牌业务广泛，业务和财务系统众多且相互独立。各个系统就像一座座孤岛，数据无法顺畅流通。在出差成本管控方面，这种数据不互通带来了诸多难题。
结构化数据提取困难重重。每次进行出差成本分析时，财务人员需要从多个系统中手动收集和整理数据，耗费大量时间和精力，而且准确性难以保证。电子发票处理更是耗时费力，不仅浪费纸张，还增加了人工成本。实物发票存档占用了大量的物理空间，维护成本居高不下，同时还面临着合规风险。
纸质档案录入操作繁琐，容易出错。当需要查阅出差相关的实物凭证时，由于实物凭证与业务分散，查找起来极为不便，档案利用率极低。这一系列问题严重影响了出差成本管控的效率和效果，制约了企业的财务管理水平提升。
解决方案概述：合思全生命周期电子化会计档案管理为出差成本管控护航
合思针对该企业的问题，提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案，为出差成本管控提供了有力支持。
广泛连接异构系统，实现档案数据应收尽收。合思的方案就像一座桥梁，将各个独立的系统连接起来，使得出差相关的各类数据能够集中管理。无论是出差申请、审批流程，还是费用报销、发票信息，都能在一个平台上清晰呈现。
通过影像支撑、外部设备扫描、人工上传等多种接口进行数据传输。员工在出差过程中，可以随时随地将相关的票据进行扫描上传，大大提高了数据的及时性和准确性。
实现智能组单、四性检测等自动归档功能。系统能够自动对出差成本相关的票据和数据进行分类、整理和归档，减少了人工操作的失误，提高了归档效率。
管理范围涵盖内部和外部多种会计类档案，包括出差费用报销凭证、合同等。强大的规则引擎自定义搭建，让企业可以根据自身的出差成本管控需求，灵活设置审批流程和规则。同时，可实现亿级数据秒级调阅和穿透联查，方便财务人员快速获取出差成本的详细信息，进行精准分析。
成效与成果：出差成本管控成效显著财务数字化转型大步迈进
在合思解决方案的助力下，该企业在出差成本管控和财务数字化转型方面取得了丰硕成果。
年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。这不仅形成了多向、网状的管理结构，简化了会计管理流程，还提高了工作效率。在出差成本管控方面，流程更加透明和高效，员工的出差申请和报销审批速度大幅提升。
档案多维度穿透查询功能，以电子借阅为主，简便高效。财务人员可以根据出差时间、出差地点、出差人员等多个维度对档案进行查询，快速获取所需信息。这使得出差成本的分析更加精准，企业能够及时发现成本控制的关键点，采取有效措施进行优化。
通过财政部电子凭证试点，该企业成为地方财政局标杆试点企业代表。财务数据自动化率达91%以上，节约了大量的物理存储空间和维护成本。在出差成本管控方面，数据的自动化处理减少了人工干预，降低了错误率，提高了成本核算的准确性。
客户反馈：出差成本管控信心十足认可合思方案
企业财务相关负责人表示，通过合思的解决方案，出差成本管控得到了极大的改善。他们有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，这也体现了对合思方案的高度认可和满意。
在实际应用中，员工对出差申请和报销流程的便捷性给予了高度评价。财务人员也从繁琐的手工操作中解放出来，能够将更多的精力投入到出差成本的分析和管控上。这一系列的积极反馈，充分证明了合思解决方案在出差成本管控和财务数字化转型方面的有效性。
未来合作与展望：深化合作挖掘出差成本管控数据价值
双方将继续深化合作，进一步提升财务管理的数字化、智能化水平。在出差成本管控方面，将挖掘更多的数据价值。通过对出差成本数据的深入分析，企业可以制定更加科学合理的出差政策，优化出差线路和住宿安排，降低出差成本。
同时，利用大数据和人工智能技术，对员工的出差行为进行预测和分析，提前做好出差成本的规划和控制。这将为企业的发展提供更有力的支持，实现出差成本管控的精细化和科学化。
在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，出差成本管控的重要性日益凸显。该世界500强旗下教育服务品牌的成功案例为其他企业提供了宝贵的借鉴。如果您也希望加速自身的财务数字化转型，实现出差成本管控的降本增效和可持续发展，不妨选择合思的解决方案。现在，您可以免费试用合思的解决方案，亲身感受其强大的功能和卓越的效果。
