在当下，疫情、政策以及国际局势等诸多因素相互交织，给企业的商旅消费和费用控制带来了前所未有的挑战。交易单量起伏不定，价格波动频繁，不同行业和区域之间也存在显著差异。在这样的大环境下，降本增效、合规经营成为了企业生存和发展的迫切需求。
合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其广泛连接的生态体系和双轮驱动的模式创新，精心打造了一系列解决方案，旨在帮助企业有效解决费控及差旅管理方面的难题，尤其在机票预算管理上发挥着重要作用。
产品背景与行业痛点洞察
疫情的阴霾逐渐散去，2023年1 – 7月企业商旅交易量迎来了井喷式增长。然而，尽管市场呈现出复苏的迹象，但交易总量仍未恢复到疫情前2019年的峰值水平。与此同时，机票、交通工具租赁、酒店住宿等相关费用的价格明显上涨。这使得企业在业务拓展和成本控制之间陷入了两难的境地，承受着前所未有的降本增效压力。
在差旅管理方面，企业面临着诸多亟待解决的问题。差旅订票流程繁琐，效率低下；发票单据处理工作不仅耗时耗力，而且管控难度大。超标订单的增多，也让企业面临着更大的成本压力。此外，发票合规风险突出，给企业的财务管理带来了潜在的隐患。这些问题都严重影响了企业的运营效率和经济效益，机票预算管理也因此成为企业关注的重点。
解决方案概述：数智化赋能企业费控
合思为企业提供了全方位的财务数智化服务，涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等多个领域。通过构建适合企业自身的线上聚合消费平台、费控系统、电子档案系统、智能数据分析平台等，合思帮助企业优化内部流程，提高自动化和智能化作业占比。
在机票预算管理方面，线上聚合消费平台可以整合各类机票资源，为企业提供更多的选择和更优惠的价格。费控系统则可以对机票预订进行实时监控和预算控制，确保企业的机票支出在合理范围内。电子档案系统可以实现机票发票等相关单据的电子化管理，提高单据处理效率。智能数据分析平台则可以对企业的机票消费数据进行深入分析，为企业提供决策支持，实现降本增效、合规经营和低碳运营的目标。
核心功能与优势：精准管控机票预算
- 预算管控：多维把关费用支出
在企业的商务消费中，预算管控至关重要。数据显示，42.75%的企业对商务消费事前申请单进行预算管控，26.63%的企业在订单环节进行预算实占，34.63%的企业在报销环节实施预算控制或实占。合思的系统可以在机票预订的各个环节进行精准的预算管控，从申请到订单再到报销，全方位保障企业的机票预算管理。
企业员工在申请机票时，系统会根据预设的预算规则进行审核，确保申请的机票费用在预算范围内。在订单环节，系统会实时监控预算的使用情况，一旦接近或超过预算，会及时提醒相关人员。在报销环节，系统会对机票发票进行严格审核，只有符合预算要求的发票才能通过报销，有效避免了超预算支出的情况发生。
- 消费标准自动控制：严守差旅成本防线
为了严格控制差旅成本，98.24%的企业开启了差旅消费标准自动控制功能。合思的系统同样具备这一强大功能，能够根据企业设定的差旅消费标准，自动对机票预订进行控制。
当员工预订机票时，系统会自动判断所选机票是否符合企业的消费标准。如果超出标准，系统会提示员工进行调整，或者需要额外的审批流程。这一功能有效杜绝了超标预订机票的现象，确保企业的机票支出始终在合理的范围内，为企业的机票预算管理提供了有力保障。
- 精益消费策略：巧妙降低机票成本
企业通过同性同住、提前预定等策略降低成本，部分企业还尝试了合思商城的“合力省”功能。在机票预算管理方面，“合力省”同样发挥着重要作用。
企业可以通过合思商城与航空公司等合作伙伴进行合作，获取更优惠的机票价格。同时，“合力省”功能还可以为员工提供一定的福利，例如积分兑换、现金返还等。这不仅降低了企业的机票成本，还提高了员工的满意度。
- 数智化工具：提升机票管理效率
合思费控平台实现了单据免打印、线上支付、自动生成记账凭证等功能，大大提高了财务核算和记账效率。在机票管理方面，员工无需再打印纸质机票发票，只需在系统中上传电子发票即可完成报销流程。线上支付功能则让机票费用的支付更加便捷，减少了中间环节。自动生成记账凭证功能则减轻了财务人员的工作负担，提高了工作效率。
合思BI帮助企业深入分析数据，挖掘影响降本增效的深层因素。通过对机票消费数据的分析，企业可以了解员工的出行习惯、机票预订时间、机票价格波动等信息，从而制定更加合理的机票预算管理策略。
应用场景与案例：机票预算管理的成功实践
- L4级无需报销上市公司案例：重塑差旅报销新体验
某上市公司曾经面临着员工报销流程漫长、财务低价值工作多、老板无法实时掌握业务数据等痛点。在机票预算管理方面，员工预订机票后需要填写繁琐的报销单据，经过多个环节的审批才能完成报销，不仅效率低下，而且容易出现错误。财务人员需要花费大量的时间和精力来处理机票发票和报销单据，工作负担沉重。老板也无法及时了解企业的机票支出情况，难以进行有效的决策。
使用合思费控、合思商城等产品后，该企业实现了员工移动端申请免垫资、财务月底对账入账自动化、管理洞察与数据监测。员工可以在移动端直接预订机票，无需垫资，系统会自动完成费用的支付和报销流程。财务人员可以通过系统实时查看机票消费数据，月底自动完成对账和入账工作，大大提高了工作效率。老板可以通过管理洞察与数据监测功能，实时掌握企业的机票支出情况，及时调整机票预算管理策略。员工报销效率提升了300%，财务人力成本降低了50%，机票预算管理也更加科学合理。
- 连锁经营企业案例：提升员工满意度与管理效率
某连锁经营企业存在员工满意度低、财务核算费时费力、管理难度大等问题。在机票预算管理方面，由于企业门店众多，员工分布广泛，机票预订和报销流程缺乏统一的管理，导致员工体验不佳。财务人员需要处理大量的机票发票和报销单据，核算工作繁琐且容易出错。企业管理层也难以对各门店的机票支出情况进行有效的监控和管理。
合思商城无缝接入，为企业提供了更丰富的机票资源、更降本的出行方案和更丝滑的体验。员工可以在合思商城中选择适合自己的机票，享受更优惠的价格。同时，合思商城的系统与企业的费控系统实现了无缝对接，员工预订机票后可以直接在系统中完成报销流程，无需再填写繁琐的单据。财务人员可以通过系统实时查看各门店的机票消费数据，进行集中核算和管理，提高了工作效率。企业管理层可以通过系统对各门店的机票支出情况进行实时监控和分析，及时调整机票预算管理策略。员工满意度达到了100%，财务部投诉率降低了80%，机票预算管理得到了显著改善。
- 合思商城“合力省”案例：破解酒店价格上涨难题
在疫情放开后，企业面临着酒店价格上涨、员工负面情绪高等问题。在机票预算管理方面，酒店价格的上涨也会间接影响企业的机票支出。因为员工在预订机票时往往会考虑酒店的价格和位置，酒店价格上涨可能会导致员工选择更贵的机票或者更改出行计划，从而增加企业的机票成本。
合思商城“合力省”政策不需要企业额外投入成本，通过与航空公司和酒店的合作，为企业提供了更优惠的机票和酒店价格。员工在预订机票和酒店时可以享受一定的折扣和福利，这不仅降低了企业的成本，还提高了员工的满意度。酒店单晚房费单价平均降低了37.8元，月酒店GMV环比下降了8.7%，超标订单数降低了32%，机票预算管理也更加灵活有效。
- 流程自动化案例：优化差旅补贴管理
通过合思自动化流程引擎实现差旅补贴自动计算、送审，企业在机票预算管理方面也得到了进一步的优化。在以往，差旅补贴的计算和发放需要人工进行，不仅效率低下，而且容易出现错误。员工在预订机票后，需要手动填写差旅补贴申请表，经过多个环节的审批才能领取补贴，流程繁琐。
合思自动化流程引擎可以根据企业设定的差旅补贴规则，自动计算员工的差旅补贴金额，并将补贴申请自动送审。员工无需再手动填写申请表，系统会自动完成补贴的计算和发放流程。这不仅提高了员工的报销满意度，还减少了差旅补贴手工报销的工作量，会计审核时间节省了71%，机票预算管理也更加精准高效。
在未来，企业将持续面临降本增效的压力和低碳发展的趋势。合思的解决方案为企业提供了一条切实可行的出路，尤其在机票预算管理方面，能够帮助企业有效控制成本，提高管理效率。如果您想进一步了解合思的解决方案，体验其在机票预算管理和企业费控方面的强大功能，现在就可以免费试用合思的敏捷财务收支管理平台，开启企业降本增效、可持续发展的新征程。
