在数字经济浪潮的推动下，电子凭证数字化转型已然成为企业财务管理变革与降本增效的关键途径。合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其先进的财务收支管理平台，已经帮助众多企业成功应对转型挑战。接下来，我们将以某知名头部数字阅读品牌为例，深入剖析合思解决方案的实际应用成效，尤其是在安全文档存储方面的卓越表现。
数字阅读企业的财务困局
该知名头部数字阅读品牌在企业发展进程中，遭遇了一系列棘手的财务难题。
企业的数据分散于内部多个系统，业务流程支离破碎，数据整合困难重重。这使得费用管控难以有效落实，预算超标的情况屡见不鲜。在日常运营中，每个财务月平均需要处理500 +张单据，全量的原始凭证与财务凭证都要进行打印粘贴。大量低价值、机械性的工作不仅耗费了员工大量的时间和精力，还导致人效低下。
更为严重的是，全业务数据都需打印纸质副本，用于报销、入账、装盒、上架、归档等操作。这不仅造成了每月大量的纸张浪费，还引发了一系列文档管理问题。票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生，业务借阅历史资料变得异常困难，根本无法适应企业快速扩张的需求。而安全文档存储，在这样的情况下更是成为了一种奢望。
合思的定制化破局方案
针对该企业面临的诸多挑战与痛点，合思量身定制了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，助力企业完成业财平台建设，实现安全文档存储。
这个方案构建了一个涵盖前端消费与后端财务管理的全流程体系。前端消费环节包括商旅线上订购、差旅申请以及易商卡线下消费等。后端财务管理环节则包含发票采集、审核对账、统一开票、自动提报、资金结算、档案归档、自动记账、商旅分析等。
通过构建开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，该方案实现了“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖。无论是线上交易还是线下消费，都能实现无需报销，推动企业优化经济业务流程，为安全文档存储奠定了坚实的基础。
显著成效彰显方案价值
在合思解决方案的助力下，该企业取得了令人瞩目的成果，尤其是在安全文档存储方面表现出色。
– 增效：提升效率，释放人力
企业能够实时掌握付款进度，财务人员无需再耗费大量时间进行单点沟通。档案整理效率大幅提升，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗费的工时。形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。通过精准的实物档案定位，进一步提升了实物档案的查找效率。这一系列的改变，不仅让企业的财务管理更加高效，也为安全文档存储提供了有力保障。
– 降本：节约成本，绿色发展
合思解决方案有效减少了差旅超标情况，改善并提升了预算超额问题。减少了手工记账、人工整理档案的人力成本，同时降低了财务凭证等产生的纸张及过程中的成本浪费。此外，还减少了财务档案的空间占用，节约了空间成本。在实现降本的同时，也为安全文档存储创造了更好的条件。
– 合规：保障安全，规避风险
发票OCR识别验真功能，有效保障了企业费用合规。审批流转路径清晰可视，能够有效管理员工借款与核销。保证财务档案的原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险。高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求，为安全文档存储提供了可靠的合规保障。
同时，该方案灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，体现了企业管理以人为本的理念。紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低了纸质耗材。实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，进一步巩固了安全文档存储的效果。
综上所述，合思的解决方案为该知名头部数字阅读品牌带来了显著的效益，成功实现了财务全流程数字化闭环，在安全文档存储方面发挥了重要作用。电子凭证数字化转型是企业实现数字化和绿色化协同转型的必然趋势。未来，合思将继续秉持以客户为中心的服务理念，不断创新和优化产品与服务，助力更多企业在数字化浪潮中抢占先机，实现可持续发展。
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