在当今数字化浪潮的推动下，电子凭证时代已然来临。2024 年 11 月 1 日铁路旅客运输领域、12 月 1 日民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票，这一举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道。然而，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题仍待解决。
传统纸质档案管理更是存在诸多痛点。在归档方面，财务人员需花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，且档案遗失情况难以避免。查找纸质档案也极为不便，受限于时间和空间，查找要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，纸质档案管理成本高昂，对空间和人力要求巨大，且纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用，不满足管理要求。在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业提供了高效的报销流程优化方案。
合思档案：财务数智化的领航者
合思创立于 2014 年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。凭借深厚的技术积累和丰富的行业经验，合思推出了合思档案这一电子会计档案管理平台，为企业带来了全新的报销流程优化方案。
合思基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。作为专精特新企业，合思成立以来已累计融资超 15 亿元人民币，在全国 22 个城市设有直营服务网络，并通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
核心功能亮点：打造高效档案管理体系
合思档案具备众多核心功能亮点，为企业提供了完善的报销流程优化方案。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，能够对电子会计档案进行全生命周期管理。
1. 智能采集：通过外部生态如 OCR 识别、RPA 技术等，以及内部系统如 EAI 插件、API 接口等，实现档案的智能采集。同时，档案采集具备开放式接口互联·自主采集功能，大文件自动切割·数电票自动化解析，确保数据的高效获取。
2. 预归档服务：集成服务、规则引擎、元数据服务等为预归档提供了有力支持，确保档案数据的准确性和规范性。
3. 基础管理：涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等环节，实现对档案的全面管理。支持多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据，让档案管理更加便捷高效。
4. 档案服务：辅助审计、项目管理、统计分析等服务，为企业的财务管理提供了有力的支持。档案制档可智能关联·自动组装，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件，确保档案的质量和合规性。
企业收益：降本增效，提升管理水平
企业使用合思档案能获得显著的收益，是一种高效的报销流程优化方案。
1. 自动化归档，告别重复性工作：实现档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。以一家年 20 万凭证、40 万回单、30 平方米档案室的北京大型制造业为例，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000 元，年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675 元，年节约档案室成本=30 平1.3 元/天365 = 14,235 元，年节约人力成本=2005212 = 24,000 元，年总节约成本=338,910 元。
2. 全面无纸化管理，降低运营成本：如云海肴通过合思档案实现全面无纸化管理，年节省超 30 万元；COMMUNE 幻师年节约成本 5000 万元。
3. 提高工作效率和管理水平*：好想你减少 90%人工耗时，总部接收减少 80%管理耗时，借阅管理减少 67%管理耗时；海亮教育档案整理匹配效率提升 90%。
典型应用场景：满足多样化需求
合思档案在多个典型应用场景中发挥着重要作用，为企业提供了有效的报销流程优化方案。
1. 企业内审场景：在企业内审中，合思档案支持跨系统调阅、在线借阅等，高效服务于企业内审。如高新兴通过合思档案实现会计档案无纸化管理，应收尽收，自动化制档提高效率，档案利用更便捷，支持跨系统调阅、在线借阅等，为企业内审提供了有力支持。
2. 财务核算场景：合思档案可将电子凭证自动填报、自动入账，封装入账结构化信息，自动归档。如中文传媒实现电子凭证采集、验签、解析、校验；自动填报、自动入账；封装入账结构化信息；自动归档，提高了财务核算的效率和准确性。
3. 报销场景：员工可通过企业 OA 电子邮件接收、原文附件存档，或接口直联、原文/文件上传等方式提交发票，实现发票重复报销核销、自动生成凭证等。如西湖城投实现报销流程的优化，报销效率提升 300%。
4. 档案存储与管理场景：合思档案可对电子凭证池进行结构化信息台账、入库信息记录、合规性巡检、会计凭证组件、证据链搭建、业务映射、入库核查、归档任务、业务检测、归档监控等操作。如金牌橱柜打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等四证，统一储存，统一标准，统一管理。
客户成功案例：见证卓越成效
众多企业通过使用合思档案，取得了显著的成效，也验证了合思档案作为报销流程优化方案的有效性。
1. 好想你：好想你健康食品股份有限公司通过合思档案打破壁垒，数据同源，实现一键联查，工作效率有效提升。自动组装，审计便捷；借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置，减少 90%人工耗时，总部接收减少 80%管理耗时，借阅管理减少 67%管理耗时，预计减少综合成本 20 万元/年。
2. COMMUNE 幻师：COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统，实现自动化归档和财务数据分析，去人工化减少人力成本 50%，资产化深度分析档案数据满足内审需求，纸张使用量减少 88%，存储空间节省 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升 300%。
3. 云海肴：云海肴通过合思落地财务数字化，提高总部&门店业财融合效率 80%，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，财务档案利用便捷，节省打印、存储等总体成本 30 万/年，财务提效 90%，业财融合达成 80%，100%的合规降本。
4. 金牌橱柜：金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储，打破数据孤岛，整合四证；搭建业务证据链，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅；银行回单无纸化，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，预估节省总体成本 30 万 + /年，档案合规性 100%。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化必行之路，合思档案全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，具有很好的参考价值和借鉴意义。希望企业能够借助合思档案这一报销流程优化方案，进一步推动电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
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