在当今竞争激烈的商业环境中，专精特新企业正不断寻求提升运营效率和效益的方法。以北京动力源科技股份有限公司为例，合思凭借其先进的财务数字化解决方案，为企业的出差预算控制等财务管理难题提供了行之有效的解决办法，助力企业实现了财务数字化转型。
客户简介：电源行业上市先锋
北京动力源科技股份有限公司创立于1995年，它是我国电源行业第一家在上海证券交易所主板上市的企业。公司业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块。凭借其在专业领域的深耕细作，2022年3月，动力源成功入选北京市专精特新“小巨人”企业，成为行业内的佼佼者。
业务背景：庞大架构下的管理困境
动力源拥有约2400名员工，旗下设有8家子公司，在全国拥有30多个办事处，还在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。公司的组织架构涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。如此庞大且复杂的组织架构，使得企业的运营管理面临诸多挑战。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合之路，自建了多个系统。然而，随着企业的发展，这些系统逐渐暴露出一些问题。整体流程复杂，系统之间存在较高的壁垒，导致业务操作和财务管理的效率低下。
痛点剖析：多系统下的出差预算控制难题
- 操作体验差与合规难题
员工需要在多个系统中进行操作，体验不佳。而且手工录入数据的方式，很难保证合规性，这在出差预算控制方面尤为突出，容易导致预算超支等问题。 - 系统割裂与信息滞后
各个系统相互割裂，数据分散，信息更新不及时。这使得企业在进行出差预算控制时，无法实时获取准确的数据，难以做出科学的决策。 - 报销模式复杂
由于业务覆盖面广，动力源的报销模式十分复杂。不同的业务线、部门可能有不同的报销标准和流程，给出差预算控制带来了很大的难度。 - 组织架构繁复
复杂的组织架构使得各主体的流程也变得繁复，在出差预算的审批、执行等环节，容易出现沟通不畅、效率低下的情况。
解决方案：数字化革新出差预算控制
- 系统集成
打破数据壁垒：合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步。同时，把动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这一举措打破了系统之间的数据壁垒，为出差预算控制提供了准确、实时的数据支持。 - 无需报销
简化流程提效率：合思推出的无需报销模式，让业务人员在因公出差消费时免垫资、免开票。消费过程受到申请单和差标管控，确保每一笔消费都符合预算规定，实现了消费即合规。财务部门可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，还能一键归档。这一系列操作大大简化了出差报销流程，提高了出差预算控制的效率。 - 强大的系统连接能力
合思运用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统。这种强大的系统连接能力，进一步打破了数据流转的壁垒，使得企业在出差预算控制等财务管理方面更加灵活、高效。
实施过程：逐步推进数字化转型
虽然未明确提及具体实施步骤，但可以推测，合思先进行了系统集成工作，将动力源的相关系统与合思费控进行对接。通过系统集成，实现了数据的互通和共享，为后续的数字化管理奠定了基础。然后，逐步推广无需报销等功能，让员工和财务人员逐渐适应新的数字化工作模式。在这个过程中，合思不断优化系统，确保各项功能能够满足动力源的实际需求，有效提升出差预算控制的效果。
成果与效益：出差预算控制成效显著
- 整体效率提升
多系统集成后，数据实现了互通，操作体验得到全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。这意味着企业在出差预算控制方面能够更快地完成报销流程，减少资金占用，提高资金使用效率。 - 人力成本节约
会计的工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。这使得企业可以将更多的资源投入到其他重要的业务领域，提升企业的整体竞争力。 - 员工体验提升
对于员工来说，申请单信息可以自动赋值，在出差消费时能够聚合消费信息，进行同屏比价。这极大地缩短了员工的填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。而且因公出差消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工在出差过程中更加轻松，也有助于企业更好地控制出差预算。 - 财务管控加强
财务部门在审批时有了更充分的依据，费控更加合规，结算更加统一。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多精力，可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，如对出差预算进行深入分析和优化。 - 管理决策优化
通过事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，企业能够实时了解经营数据，特别是出差预算的执行情况。这使得管理层能够对业务运行进行高效、及时、准确地决策，更好地控制出差成本，提高企业的经济效益。
客户评价：高度认可合思解决方案
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”这充分体现了动力源对合思解决方案的高度认可，也表明合思在助力企业进行出差预算控制等财务管理方面具有强大的实力和良好的服务能力。
众多像动力源这样的专精特新企业都通过合思的财务数字化解决方案实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临着出差预算控制等类似的财务痛点，不妨选择合思，让有限的资源发挥更有效的作用，开启财务数字化转型之旅。现在，您可以免费试用合思的解决方案，亲身感受其为企业带来的变革。
