在数电票迅速扩张的浪潮下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。传统纸质档案管理的弊端日益凸显，已难以满足企业高效运营和合规发展的需求。合思档案作为行业领先的单套制电子会计档案管理平台，凭借其全面的解决方案和卓越的技术能力，为企业提升发票利用效率，实现财务数智化转型提供了有力支持。
产品背景：数电票时代下的档案管理困局
近年来，数电票呈现出快速扩张的态势。收票政策的合法化，让数电票在企业间的流通更加顺畅；开票试点的全覆盖，进一步加速了数电票的普及。然而，在纸电混合的时代，企业却面临着诸多棘手的问题。
对于企业高管而言，纸质档案管理成本居高不下。大量的纸质发票和档案需要专门的存储空间、人力进行整理和保管，这无疑增加了企业的运营成本。同时，纸质档案的数据难以进行有效的分析和利用，导致企业在决策时缺乏准确的数据支持，发票利用效率低下。
财务人员则被繁琐的档案整理工作所困扰。每一张发票都需要人工进行分类、装订和归档，耗费了大量的时间和精力。这种枯燥繁复的工作不仅降低了财务人员的工作效率，还容易出现人为错误，影响财务数据的准确性。
业务人员在报销流程中也面临着重重困难。繁琐的报销手续和漫长的审批周期，让业务人员的资金周转受到影响，降低了工作积极性。而且，纸质发票在传递过程中容易丢失或损坏，给报销工作带来了不必要的麻烦。
传统纸质档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在档案的存储、保管和运输等方面；高隐形成本则包括人力成本、时间成本和管理成本等；而高合规风险则是由于纸质档案容易被篡改、丢失，难以满足国家相关政策和法规的要求。
解决方案：合思档案助力企业破局
面对这些问题，合思档案提供了领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，全面满足企业不同场景下的档案管理需求。
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为高管决策赋能
对于CEO和企业高管来说，合思档案能够沉淀企业的数据资产，将各类发票和财务数据进行集中管理和分析。通过对发票数据的深度挖掘，企业可以了解业务的发展趋势、客户的消费习惯等，为企业的决策提供有力的数据支持，提升发票利用效率，助力企业决策数智化。同时，合思档案严格遵循国家相关政策和法规，保障企业的合规管理，降低企业的合规风险。 -
让财务工作减负
对于归档员和财务人员而言，合思档案极大地提高了工作效率。它实现了档案数据同源，即发票数据在各个环节的一致性和准确性。财务人员无需再进行繁琐的人工整理和录入工作，系统会自动对发票进行采集、分类和归档，轻松完成档案管理。这不仅节省了时间和精力，还提高了财务数据的准确性和可靠性。 -
简化外部审计流程
在面对外部审计时，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源。审计人员可以通过系统在线查阅企业的发票和财务档案，减少了现场审计的时间和成本。同时，系统记录了每一张发票的流转过程和操作记录，确保了审计工作的可追溯性，减少了企业与审计机构之间的沟通成本。
核心功能：打造高效档案管理体系
合思档案的核心功能涵盖了电子会计档案的全生命周期管理，为企业提供了一站式的档案管理服务。
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智能采集：让发票数据自动汇聚
合思档案具备强大的智能采集能力，能够连接各类异构业财系统，如企业的ERP系统、OA系统等。它可以自动采集系统中的发票数据，无需人工干预，确保了发票数据的及时性和准确性。这一功能大大提高了发票数据的采集效率，为后续的档案管理工作奠定了坚实的基础。 -
预归档服务：提前规划档案管理
在发票数据采集完成后，合思档案提供预归档服务。系统会对采集到的发票数据进行初步的审核和分类，检查发票的真实性、完整性和合规性。对于不符合要求的发票，系统会及时提醒企业进行处理，避免了后续档案管理中的问题。 -
基础管理：实现档案的规范化管理
合思档案的基础管理功能包括档案的存储、检索、借阅等。它采用先进的技术手段，对档案进行安全、高效的存储和管理。企业可以通过系统快速检索到所需的发票和档案，提高了工作效率。同时，系统还支持档案的借阅管理，确保了档案的安全性和保密性。 -
档案服务：提供全方位的档案利用
合思档案为企业提供了全方位的档案服务，包括档案的分析、统计和报表生成等。企业可以根据自己的需求，对发票数据进行分析和统计，生成各种报表和图表，为企业的决策提供有力的数据支持。此外，系统还支持档案的导出和共享，方便企业与其他部门或合作伙伴进行数据交流和共享。
合思档案的优势还体现在多个方面。它具有广泛连接的能力，能够与各类异构业财系统进行无缝对接，实现数据的共享和流通。100%自动归档功能，减少了人工介入，提高了工作效率和准确性。同时，合思档案符合国家政策要求，确保了档案的合规性。它还具备灵活承接、持续迭代的能力，能够应对数电票管理的不断变化和要求。此外，合思档案采用了“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障了归档数据的真实、完整、安全和可用。
应用案例：见证合思档案的卓越成效
合思档案在不同企业的应用场景中取得了显著的成效。
有一家年单据量达2.6亿的企业，此前面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。引入合思档案后，实现了业财一体、管理自动化和降本增效。企业的发票利用效率得到了大幅提升，财务人员的工作效率也显著提高。
一家世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，通过合思档案的单套制管理方案，实现了档案管理标准化落地。系统提高了发票和档案的整理匹配效率，降低了管理成本，为企业的发展提供了有力的支持。
对于多系统数据互联的企业，合思档案统一了储存标准，实现了业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。企业节省了总成本，提高了发票利用效率，提升了企业的竞争力。
还有一家中国最大的K12民办教育集团之一，通过合思档案简化了会计管理流程。财务人员的工作效率得到了极大提高，发票利用效率也显著提升，为企业的财务管理带来了全新的变革。
未来展望：拥抱电子会计档案时代
在当前经济环境下，无论是政策的推动、合规的要求，还是企业降本增效的目标，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其领先的技术、全面的解决方案和丰富的实践经验，能够帮助企业解决档案管理难题，实现财务数字化转型。
如果您想进一步提升企业的发票利用效率，实现财务数智化转型，不妨免费试用合思档案。拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，开启您的财务数字化之旅！
