在我国，电子凭证改革正如同疾驰的列车，驶入发展的快车道。电子凭证全流程无纸化的时代已然来临，企业财务数智化转型成为了迫在眉睫的任务。合思，作为我国财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领先供应商，旗下的电子会计档案管理平台——合思档案，宛如一把金钥匙，为众多企业打开了财务档案管理难题的解决之门。接下来，我们将以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探讨电子资料存档最佳实践，看看合思档案是如何助力企业实现降本增效的。
好想你：传统财务档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，一路稳步发展，并于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。然而，在企业发展的背后，传统的财务档案管理模式却如同沉重的枷锁，束缚着企业的财务管理效率。
在传统模式下，财务档案的归档工作犹如一场艰难的战斗。各类文件、票据纷繁复杂，财务人员需要花费大量的时间和精力进行整理、分类和装订。每一份档案的归档都需要经过繁琐的流程，稍有不慎就可能出现错误，导致后续查找困难。
查找档案更是如同大海捞针。当企业需要查阅某一份档案时，财务人员往往需要在堆积如山的纸质档案中苦苦搜寻，不仅耗费大量时间，还可能因为档案的损坏或丢失而无法找到所需信息。这不仅影响了企业的决策效率，还可能给企业带来潜在的风险。
高昂的成本也是传统财务档案管理的一大痛点。纸质档案的存储需要占用大量的空间，企业需要投入大量的资金用于租赁仓库、购买存储设备等。同时，纸质档案的保管和维护也需要耗费大量的人力和物力，进一步增加了企业的运营成本。
此外，传统财务档案管理还存在合规性问题。随着国家对企业财务管理的要求越来越严格，纸质档案的管理容易出现漏洞，如档案的篡改、丢失等，给企业带来合规风险。这些问题严重影响了好想你健康食品股份有限公司的财务管理效率和合规性，企业急需一种高效、合规的财务档案管理解决方案。电子资料存档最佳实践成为了好想你摆脱困境的关键。
合思档案：全面解决方案登场
- 数据同源：打破壁垒提升效率
合思档案为好想你提供的解决方案如同一场及时雨，其中打破数据壁垒，实现数据同源是关键的一步。在传统的财务档案管理模式下，不同部门之间的数据往往是孤立的，财务人员在查询和使用数据时需要在多个系统之间切换，效率低下。
合思档案通过先进的技术手段，将企业各个部门的数据进行整合，实现了数据的同源共享。财务人员只需在一个平台上，就可以便捷地获取所需的财务数据，无需再在不同的系统中来回奔波。
一键联查功能更是极大地提升了工作效率。财务人员在查询某一份档案时，可以通过一键联查功能，快速获取与之相关的所有信息，如合同、发票、凭证等。这不仅节省了大量的时间和精力，还避免了因信息不完整而导致的错误。
通过实现数据同源，合思档案打破了部门之间的壁垒，为财务人员提供了便捷、高效的工作环境，让财务管理工作更加轻松自如。这正是电子资料存档最佳实践的生动体现。
- 自动组装：审计便捷新体验
在审计工作方面，合思档案也有着独特的优势。传统的审计工作往往需要耗费大量的时间和精力，审计人员需要对纸质档案进行逐一核对，效率低下。
合思档案采用了自动组装技术，将电子档案进行自动分类和整理，形成完整的审计数据包。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。
审计人员只需在合思档案平台上，就可以快速查阅和分析电子档案数据，无需再对大量的纸质档案进行手工核对。同时，电子档案的数据具有可追溯性和不可篡改的特点，保证了审计工作的准确性和可靠性。
自动组装功能还可以根据审计需求，自动生成各种审计报表和报告，为审计人员提供了更加便捷、高效的工作方式。这一创新的审计解决方案，让审计工作变得更加轻松、高效，是电子资料存档最佳实践的又一亮点。
- 实物管理：高效匹配精准定位
除了电子档案的管理，合思档案还注重实物档案的管理。在传统的实物档案管理模式下，实物档案的存储和查找往往是一个难题。档案的存放位置不明确，容易出现丢失或损坏的情况。
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的精准匹配。每一份实物档案都有一个唯一的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速获取该档案的详细信息，包括存放位置、归档时间等。
同时，虚拟档案库房可以实时监控实物档案的存储状态，如温度、湿度等，保证了实物档案的安全和完整。当查阅者需要查阅某一份实物档案时，只需在电子平台上进行查询，系统就可以自动定位该档案的存放位置，大大提高了查阅效率。
这种高效的实物档案管理方式，让实物档案的管理变得更加科学、规范，是电子资料存档最佳实践在实物管理方面的重要体现。
显著成果：降本增效见真章
通过实施合思档案的解决方案，好想你健康食品股份有限公司取得了显著的成果。在人工耗时方面，减少了90%。原本需要大量人力进行的档案归档、整理和查找工作，现在通过合思档案平台可以轻松完成，大大节省了人力成本。
总部接收档案的管理耗时也减少了80%。以往总部在接收各部门的档案时，需要花费大量的时间进行审核和整理，现在通过合思档案的自动审核和分类功能，总部可以快速准确地接收和处理档案，提高了工作效率。
借阅管理方面，减少了67%的管理耗时。借阅者只需在电子平台上提交借阅申请，系统就可以自动进行审批和记录，无需再进行繁琐的手工登记。同时，借阅者可以通过电子平台快速查阅和归还档案，提高了借阅管理的效率。
在成本方面，预计减少综合成本20万元/年。这不仅包括存储成本、人力成本的减少，还包括因提高工作效率而带来的间接成本的降低。
这些显著的成果，不仅提高了企业的财务管理效率，还降低了管理成本，增强了企业的合规性。合思档案的实施，让好想你健康食品股份有限公司在财务管理方面迈出了坚实的一步，是电子资料存档最佳实践的成功典范。
结语：携手合思开启转型之旅
合思档案为好想你健康食品股份有限公司带来了显著的效益，实现了降本增效、合规经营的目标。在电子凭证全流程无纸化的时代背景下，越来越多的企业需要像合思这样的专业解决方案来推动财务数智化转型。
如果您的企业也面临着财务档案管理难题，不妨选择合思，让有限更有效。电子资料存档最佳实践就在眼前，合思档案将为您的企业财务管理带来全新的体验。立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多，还可以免费试用合思档案，亲身感受电子资料存档最佳实践的魅力。
