在当今风起云涌的数字化浪潮席卷之下，企业若想在激烈的市场竞争中崭露头角，财务数字化转型已然成为关键的制胜法宝。北京合思信息技术有限公司凭借其深厚的专业底蕴与前沿的创新技术，为企业量身打造了一系列财务数智化产品和服务，成功助力众多企业实现了财务数字化的飞跃式突破。接下来，我们将以武汉猫人云商科技有限公司为典型案例，深入探寻合思如何凭借卓越的解决方案，为企业破解财务难题，同时聚焦“差旅文档归档”这一重要环节，展现合思在财务数字化领域的强大实力。
猫人困境：传统财务管理的重重枷锁
武汉猫人云商科技有限公司作为一家成熟的现代化大型品牌运营集团，长期专注于时尚服饰的研发、生产与销售。在2020年新冠疫情的特殊背景下，猫人内部精细化管理的需求急剧攀升，业务也迎来了高速增长期。然而，传统的财务管理模式却成为了企业发展的掣肘。
此前，猫人一直采用传统手工报销方式，这一方式效率低下，报销周期冗长，常常超过2个月。员工需要花费大量时间整理和提交报销单据，财务人员也需要手动核对和处理这些单据，工作量巨大且容易出错。而且，在合同管理和预算管理方面，猫人也面临着诸多难题。合同审批过程缺乏有效的关联控制，费用支出不透明，预算难以精准控制。大量的手工作业使得工作效率难以提升，合同付款缺乏明确的依据，预算执行情况也难以实时监控。
在差旅文档归档方面，传统模式更是弊端丛生。差旅相关的发票、行程单等文档需要员工手动整理和保存，容易出现丢失或损坏的情况。而且，在报销时，财务人员需要花费大量时间查找和核对这些文档，不仅效率低下，还容易出现错误。这一系列问题严重影响了企业的财务管理效率和决策的准确性，使得猫人急需一套高效的财务数字化解决方案。
合思出击：全方位解决方案破局
面对猫人所面临的重重财务难题，合思迅速出击，为其提供了一套全面的解决方案，其中“差旅文档归档”也得到了有效优化。
合思通过将合同系统和费控系统进行深度对接，成功解决了数据流转的问题。在合同付款方面，实现了有迹可循，每一笔付款都能与合同进行关联，审批过程也可以追溯到合同的具体条款。付款自动按照合同进行归集，达到了合同付款自动控制的管理目的。这不仅提高了合同管理的效率，也增强了付款的安全性和准确性。
在支付环节，单据通过业务审批与财务审核后，出纳可以在单据内直接选择CBS支付，将支付基础信息快速推送到网银系统。这一操作大大提高了出纳支付的效率，降低了支付错误风险和重复支付风险。支付完成后，系统会自动生成凭证并传输至ERP系统，进一步提高了财务做账的效率。
在差旅文档归档方面，合思的数字化费用报销系统发挥了重要作用。员工在提交差旅报销时，系统可以自动识别和收集相关的文档，如发票、行程单等，并进行分类和归档。这些文档可以与报销单据进行关联，方便财务人员在审核时进行查看和核对。同时，系统还支持扫描导入发票，自动进行验真、查重，确保了差旅文档的真实性和准确性。纸质发票影像可以嵌入电子报销单，并随着审批流一起流转，实现了差旅文档的电子化管理，提高了归档的效率和便捷性。
显著成效：数字化转型带来的全新变革
应用合思数字化费用报销系统后，猫人在各个方面都取得了显著的成效，“差旅文档归档”也变得更加高效、精准。
员工报销周期大幅缩减至1周以内，仅仅是原先的十分之一。这一巨大的变化不仅让员工能够更快地拿到报销款项，提高了员工的满意度，还释放了1个出纳的人工，使其可以从事更具价值的管理会计工作。这一转变充分体现了合思系统在提高报销效率方面的强大优势。
在预算控制方面，合思系统更加及时、灵活。根据猫人的行业特点与组织架构，系统对费用类型进行了细化，多维度拆解和动态调整项目预算金额。同时，系统预置了多套单据模板，可以匹配企业的个性化管理要求。在差旅文档归档过程中，预算控制也得到了有效体现。系统可以根据预算情况对差旅费用进行实时监控，对于超出预算的部分进行预警和控制，确保了差旅费用的合理支出。
系统建设更加高效、便捷。合思系统连接了财务ERP系统，使得报销数据更加精准。扫描导入发票自动验真、查重的功能，大大减轻了财务人员的工作负担。纸质发票影像嵌入电子报销单并随审批流流转，实现了差旅文档的电子化管理，提高了归档的效率和便捷性。员工在提交差旅报销时，无需再手动整理和保存大量的纸质文档，只需要在系统中上传相关的电子文档即可，系统会自动进行归档和管理。
智能稽核更加精细、多元。合思系统细化了费用类型，将不同费用单据与商机、合同进行关联。在差旅费用方面，系统会根据城市消费水准预置费控标准逻辑规则。这一功能使得财务审核更加精准，能够及时发现和纠正不合理的费用支出。在差旅文档归档时，系统可以根据这些规则对文档进行审核，确保文档的合规性和准确性。
携手未来：合思引领财务数字化新征程
武汉猫人云商科技有限公司通过与合思的深度合作，成功实现了财务数字化转型，在报销效率、预算控制、合同管理以及差旅文档归档等方面都取得了显著成效。这一成功案例充分证明了合思在财务数智化领域的强大实力和专业能力。
未来，合思将继续秉持以客户为中心的服务理念，不断优化产品和服务。深入了解企业的需求，持续创新技术，为更多企业提供更优质、更高效的财务数智化解决方案。无论是差旅文档归档，还是其他财务管理环节，合思都将凭借其卓越的技术和丰富的经验，助力企业实现财务数字化的全面升级。
如果您的企业也面临着财务数字化难题，尤其是在差旅文档归档方面存在效率低下、管理不规范等问题，不妨选择合思，开启免费试用，亲身体验合思财务数智化解决方案的魅力，共同开启财务数字化转型之旅。
