在当今数字化浪潮席卷的时代，财务数字化转型已成为企业提升竞争力的关键。合思作为一家专业的财务数字化解决方案提供商，凭借其卓越的技术和丰富的行业经验，为众多企业解决了财务数字化难题。其中，北京动力源科技股份有限公司便是合思的典型客户案例，通过合思的差旅管理方案，动力源成功实现了财务数字化的飞跃。
客户简介：电源行业上市先锋
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国电源行业在上海证券交易所主板上市的先驱。多年来，动力源始终聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大核心业务板块，其产品广泛应用于国家重点建设项目，为国家的发展贡献了重要力量。2022年3月，动力源凭借其出色的创新能力和市场竞争力，入选北京市专精特新“小巨人”企业，彰显了其在行业内的领先地位。
业务背景：复杂架构下的管理挑战
动力源业务覆盖范围广泛，组织架构复杂。公司拥有约2400名员工、8家子公司，在全国设立了30多个办事处以及海外分支机构。其内部涵盖24个1级部门、81个2级部门，分属于5个业务线和2个营销中心。如此庞大而复杂的组织架构，给动力源的财务管理带来了诸多挑战。
现状痛点：传统报销模式的困境
- 多系统操作体验差
在传统报销模式下，动力源的员工申请单需在多个系统间频繁切换提交，报销数据也需手工录入，发票验真、查重等基础工作同样依赖手工操作。这不仅耗费了员工大量的时间和精力，还容易出现数据错误，导致合规性难以保证。 - 系统割裂数据分散
报销信息分散管理，各系统之间无法及时联动，使得财务制度难以有效落地。数据报表依赖手工统计，管理者难以及时掌握企业的财务数据，无法做出准确的决策。 - 业务复杂报销繁琐
动力源的业务人员高频出差，报销事项和发票类型繁多，稽核工作极为繁琐。不同费用的支付方式也各不相同，进一步增加了报销的难度。 - 流程繁复统一困难
总部与分公司的出差申请方式存在差异，业务流程难以统一，操作重复，信息一致性难以保证。这不仅降低了工作效率，还增加了管理成本。
解决方案：合思差旅管理方案的创新之道
- 系统集成：数据互通的桥梁
合思为动力源提供的差旅管理方案，首先进行了系统集成。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控系统进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据也与合思费控系统同步。通过这种方式，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为企业的财务管理提供了准确的数据支持。 - 无需报销：高效合规的新模式
合思差旅管理方案的一大亮点是“无需报销”模式。在这种模式下，业务人员因公消费无需垫资、无需开票，消费过程受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务部门可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这种模式不仅简化了报销流程，提高了工作效率，还降低了财务风险。 - 强大连接：打破数据流转壁垒
合思差旅管理方案具备强大的系统连接能力。通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转的壁垒。待审批信息自动同步到各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率。
实施过程：步步为营的推进策略
- 沟通了解：深入企业核心
合思团队与动力源进行了充分的沟通，深入了解其业务流程和系统现状。通过与各部门的负责人和员工交流，合思团队全面掌握了动力源在财务管理方面的痛点和需求。 - 系统集成：搭建数据桥梁
在了解动力源的业务需求后，合思团队进行了系统集成工作。将HR系统和BPM系统的数据同步到合思费控系统中，为后续的业务流程优化奠定了基础。 - 流程搭建：定制专属模式
合思团队为动力源搭建了无需报销的流程，设置了详细的消费规则和审批流程。根据动力源的业务特点和管理要求，对流程进行了个性化定制，确保方案的可行性和有效性。 - 员工培训：提升操作能力
为了确保动力源的员工能够熟练使用新系统，合思团队对员工进行了全面的培训。通过培训，员工熟悉了新系统的操作流程，提高了工作效率和合规意识。
成果效益：显著提升的财务价值
- 效率提升成本节约
合思差旅管理方案的应用，使动力源的报销效率得到了显著提升。报销周期从原来的普遍4周缩短至1周以内，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。 - 员工体验优化
对于员工而言，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，缩短了填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工的出差更加便捷。 - 财务管控加强
财务部门在审批过程中有了更多的依据，费控更加合规，结算更加统一。无需将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力，从事更有价值的工作。 - 管理决策升级
合思差旅管理方案实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，管理者能够实时了解企业的经营数据。随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行做出高效、及时、准确的决策，摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。
客户评价：高度认可的合作体验
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
结尾：开启数字化财务管理新征程
如果您的企业也面临着类似动力源的财务数字化难题，不妨选择合思差旅管理方案。合思将为您提供专业、高效的解决方案，帮助您的企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。现在，您可以免费试用合思差旅管理方案，亲身感受其带来的便捷与价值。
