在企业的日常运营中，采购费用报销等财务流程管理是重中之重。以好想你健康食品股份有限公司为例，合思电子会计档案管理平台的应用，为企业解决财务痛点、实现降本增效带来了显著成效。
客户背景与挑战：红枣巨头的财务困局
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，不断发展壮大，并于2011年在深交所中小板上市，成为红枣行业的领军企业。然而，随着企业规模的扩大，其业务在财务档案管理方面面临着诸多难题。
在采购费用报销归档环节，财务人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要仔细核对，生怕出现一丝差错。但即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。一旦档案遗失，不仅会影响采购费用报销的进度，还可能给企业带来潜在的财务风险。
纸质档案的查找也是一项令人头疼的工作。当需要查阅某一份与采购费用报销相关的档案时，往往需要耗费大量时间在堆积如山的纸质档案中寻找。而且，纸质档案无法实现实时调阅、同时借阅和精准查找。这就导致在紧急情况下，无法及时获取所需的档案信息，影响了工作效率。
大量的纸质档案管理对空间和人力都提出了很高的要求。企业需要专门的档案室来存放这些档案，占用了宝贵的办公空间。同时，还需要安排专人进行档案的整理、保管和借阅管理，增加了人力成本。此外，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存和数据安全可用，不满足企业日益严格的管理要求。在采购费用报销等财务流程中，数据的安全和可追溯性至关重要，纸质档案显然无法很好地满足这一需求。
解决方案概述：合思妙方破财务迷局
合思针对好想你面临的这些问题，提供了一套全面的解决方案。
首先是打破壁垒，实现数据同源。在采购费用报销流程中，财务人员常常需要在不同的系统和文件中查找相关信息，效率低下。合思电子会计档案管理平台打破了这种数据壁垒，让所有与采购费用报销相关的数据都实现同源。财务人员只需一键操作，就可以联查单据、发票、回单和凭证等信息，大大提升了工作效率。再也不用在多个系统中来回切换，节省了大量的时间和精力。
其次是自动组装档案。以采购费用报销为例，平台会自动将相关的档案数据进行组装，形成完整的档案信息。在进行内外审计时，以这些档案数据为标准，审计人员可以快速准确地获取所需信息，提升了审计效率。不再需要人工手动整理和查找档案，减少了人为错误的发生，提高了审计的准确性和可靠性。
最后是借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配。在采购费用报销涉及的档案管理中，虚拟档案库房就像一个巨大的数据库，存储着所有的电子档案信息。同时，为每一份实物档案都生成一个唯一的二维码。当查阅者需要查找某一份与采购费用报销相关的实物档案时，只需扫描二维码，就可以快速定位实物的位置。这不仅方便了查阅者，也提高了档案管理的准确性和便捷性。
成效与成果：数据见证合思实力
方案实施后，成效显著。在采购费用报销相关的工作中，减少了90%的人工耗时。原本需要花费大量时间进行单据核对和档案整理的工作，现在通过合思电子会计档案管理平台，只需要很少的人工干预就可以完成。总部接收相关档案时，管理耗时减少了80%。这意味着总部可以更高效地处理采购费用报销等财务流程，提高了整体的运营效率。借阅管理方面，管理耗时减少了67%。查阅者可以更快速地获取所需的档案信息，不再需要漫长的等待。
预计每年可以减少综合成本20万元。这其中包括人力成本的减少、办公空间的节省以及档案管理相关费用的降低。在采购费用报销等财务流程中，成本的降低直接反映了企业运营效率的提升和资源的有效利用。
客户反馈：满意背后是难题破解
虽文档未明确提及好想你具体的反馈，但从业务痛点的解决和显著的成效数据可以推测，企业对合思的解决方案是满意的。在采购费用报销等财务档案管理方面，合思电子会计档案管理平台有效解决了企业面临的难题。企业不再为档案遗失、查找困难、成本高昂等问题而烦恼，能够更加专注于核心业务的发展。采购费用报销流程变得更加顺畅，财务数据的安全性和可追溯性也得到了保障，这无疑为企业的稳定发展提供了有力支持。
未来合作与展望：携手共赴财务数智新征程
随着电子凭证数字化转型的加速，好想你与合思有望在财务数智化领域开展更深入的合作。在采购费用报销等方面，进一步优化财务管理流程，提升企业的数字化和绿色化水平。通过更加智能化的系统和技术，实现采购费用报销的自动化、智能化和无纸化，减少人工干预，提高数据的准确性和处理速度。
同时，借助合思电子会计档案管理平台的优势，企业可以更好地应对日益严格的监管要求，确保财务数据的合规性和安全性。在未来的合作中，双方可以共同探索更多的创新模式和解决方案，为企业的发展注入新的动力。
如果您的企业也面临着类似的财务档案管理难题，尤其是在采购费用报销方面遇到了瓶颈，不妨选择合思。借助其专业的电子会计档案管理平台，您的企业可以实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥更有效的作用。现在就拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多，还可以免费试用，亲身体验合思电子会计档案管理平台的魅力。
