在企业的日常运营中，业务出差报销是一项频繁且重要的工作。它不仅涉及到员工的切身利益，也与企业的财务管理效率息息相关。今天，我们以某世界500强旗下教育服务品牌为例，来看看合思全生命周期电子化会计档案管理方案如何为企业带来显著成效，助力企业在业务出差报销等财务流程中实现数字化转型。
客户背景：业务出差报销难题凸显
该教育服务品牌在业务出差报销等财务管理方面面临着诸多挑战。企业的业务、财务系统众多，且相互独立。在业务出差报销时，各个系统的数据无法互通，导致结构化数据提取困难。员工在进行业务出差报销时，电子发票的处理耗时费力，而且还存在浪费纸张的问题。
实物存档同样是一个棘手的问题。大量的业务出差报销凭证等实物档案占用了巨大的空间，增加了企业的成本。这些档案还容易损坏，让企业面临合规风险。在录入纸质档案时，重复的操作不仅效率低下，还容易出错。由于实物凭证与业务分散，档案的查阅变得十分不便，利用率也极低，这对于业务出差报销的审核和管理造成了很大的阻碍。
解决方案：开启业务出差报销数字化之旅
合思为该企业提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案，为业务出差报销等财务管理工作带来了全新的变革。
档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研OA以及企业内部的各类系统数据。在业务出差报销方面，无论是电子发票还是相关的审批流程数据，都能被有效收集。通过40多种自动封装接口，合思方案能够广泛连接异构系统，实现0开发成本介入。这意味着企业无需进行大量的系统开发工作，就能轻松实现档案的应收尽收，包括业务出差报销相关的所有档案数据。
接口传输方式多样，影像支撑、外部设备扫描以及人工上传等方式，满足了不同场景下业务出差报销数据的录入需求。员工在进行业务出差报销时，可以根据实际情况选择合适的方式上传相关凭证和数据。
该方案具备强大的自动归档功能。在业务出差报销流程中，智能组单功能能够快速将相关的报销凭证和审批信息进行组合。四性检测等环节确保了档案数据的真实性、完整性、准确性和可用性。它不仅可以进行电子档案管理，还能对实物档案进行有效管理，涵盖了档案的借阅、移交、鉴定、销毁等操作，并且有权限监控，保障了业务出差报销档案的安全和合规。
会计类档案管理范围广泛，包括内部和外部多种类型的档案。在业务出差报销方面，无论是企业内部的审批文件，还是外部的发票等，都能进行全面管理。强大的规则引擎自定义搭建能力，让企业可以根据自身的业务出差报销政策和流程进行个性化设置。亿级数据秒级调阅的功能，使得在业务出差报销审核时能够快速查询相关档案信息，穿透联查无缝衔接，电子原文件独立管理，还能自主采集结构化字段信息，提高了业务出差报销的处理效率。
成效与成果：业务出差报销效率大提升
通过合思的电子化会计档案管理方案，该企业在业务出差报销等财务管理方面取得了显著的成效。年均60万 + 的会计凭证和36万 + 的银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，其中包含了大量的业务出差报销相关档案。以电子会计档案为核心形成了多向、网状管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。
在业务出差报销的档案查询方面，多维度穿透查询功能让审核人员能够快速定位到所需的信息。以电子借阅为主的方式简便高效，减少了纸质档案借阅的繁琐流程，提高了业务出差报销的处理速度。
该企业通过了财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表。在业务出差报销等财务流程中，实现了财务数据自动化率91%以上。即使企业规模翻倍扩张，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。同时，该方案大幅节约了物理存储空间和维护成本，让企业在业务出差报销等财务管理方面更加轻松。
客户反馈：对业务出差报销管理充满信心
企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，这其中也包括业务出差报销的自动化率提升。这体现了企业对合思方案的高度认可和对未来合作的坚定信心。合思的方案不仅解决了企业在业务出差报销等财务管理方面的难题，还为企业的数字化转型奠定了坚实的基础。
未来合作与展望：深化业务出差报销数字化管理
双方将继续深化合作，进一步释放数据价值。在业务出差报销方面，加深业财融合，将业务数据与财务数据更好地结合起来，为企业的决策提供更有力的支持。助力企业实现更高水平的数字化转型，提升财务管理效率和效益，让业务出差报销等财务流程更加顺畅、高效。
如果你也面临着业务出差报销等财务数字化转型的挑战，不妨选择合思。借助其敏捷的财务收支管理平台和专业的解决方案，你可以实现企业降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的作用。现在就可以免费试用合思的解决方案，立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多详情。
