合思档案：数字票据处理新方案，引领企业财务档案管理变革

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与机遇。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理迎来了新的变革，信息化建设成为企业亟待补齐的短板。数字票据处理的要求愈发严格，数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件更要求写入财务入账信息。这一切都表明，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。

纸电混合时代，企业各层级人员在财务档案管理方面都面临着诸多痛点。企业高管为纸质档案管理成本高昂且占地空间大而烦恼，同时档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用，这对企业决策的科学性和精准性造成了阻碍。财务人员则深陷档案数据量大的泥潭，整理工作不仅耗费大量时间，还需手动逐一匹配、核对确认，重复低效的劳动让他们疲惫不堪。业务人员在出差、招待后的报销环节，也被繁琐的纸质票据流程所困扰，降低了工作效率。

纸质档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、对档案室和档案柜等存储空间需求大；还存在高隐形成本，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，导致数据无法有效利用；更存在高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。此外，企业在推行数字化过程中，虽然通过OA系统、资金系统等解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未能解决纸质文件储存问题，数据存储线下载体的存在，严重影响了企业的全面数字化进程。

合思档案：满足多元需求的解决方案

合思档案应运而生，为企业提供了一套全面、专业的数字票据处理解决方案。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。该方案广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保各类档案应收尽收。

对于CEO/高管而言，合思档案就像是企业的数据宝库。它能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，深度挖掘财务档案数据价值。通过这些数据，企业可以实现决策的数智化，提升财务服务效率，达到降本增效的目的，同时实现绿色低碳运营，为企业的可持续发展奠定坚实基础。

对于归档员/财务来说，合思档案是提高工作效率的利器。它让财务人员告别重复低价值的工作，使档案数据同源，实现数据全流程透明流转。这不仅便于监控和分析，还能让财务人员轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，将更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。

对于外部审计人员，合思档案提供了便捷、高效的审计方式。它实现了档案外审在线化、可溯源，审计人员可以一键查询借阅档案，权限的一键下放和回收功能也让审计工作更加灵活。财务人员无需与审计人员重复沟通，补充审计资料，大大提高了审计工作的效率和质量。

合思档案功能概览：科技赋能档案管理

• 多源采集：灵活获取数据
  合思档案支持多源采集，为企业提供了丰富的数据获取途径。在接口互联方面，基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足企业个性化的数据采集需求。在手动采集方面，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入，让数据采集更加灵活、高效。

• 智能制档：高效匹配组装
  智能制档功能是合思档案的一大亮点。通过规则引擎，它实现了电子凭证数据的自动匹配组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。此外，它还具备关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化，让档案制档工作更加智能、高效。

• 档案管理：精细权限控制
  合思档案的档案管理功能具备完善的权限管理体系。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。同时，档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，动态自动封装归档接口，确保档案管理的安全性和精细化。

• 档案应用：深度融合查询
  档案应用功能实现了电子与实物档案的高度融合。多维检索支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览可穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，为企业提供了全面、深入的档案查询和应用体验。

合思档案核心亮点：创新驱动价值提升

• 便捷调阅：打破空间限制
  合思档案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。它打破物理空间限制，让用户可以在线自由调阅档案。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地，为企业的可持续发展贡献力量。

• 大数据解决方案：高效处理海量数据
  大数据解决方案是合思档案的又一核心竞争力。它支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。同时，它具备支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件的能力，拥有动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等数据提取能力，为企业处理海量数字票据提供了强大的技术支持。

• 双模式检测方案：保障数据安全合规
  “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案是合思档案保障数据安全合规的重要手段。该方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯，为企业的财务合规管理提供了有力保障。

• 共享调阅解决方案：满足精细查询需求
  共享调阅解决方案满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控的要求，为企业的财务管理提供了更加精准、高效的支持。

合思档案价值体现：全面赋能企业发展

• 降本增效：节约成本提升效益
  合思档案能够显著降本增效，帮助企业更有效地“收紧钱袋子”。它彻底告别传统手工归档，档案不打印，为企业节约了纸张成本和整理成本。据统计，可节约70%的纸张成本、75%的整理成本，让企业在财务档案管理方面实现了成本的大幅降低，提高了企业的经济效益。

• 连接全链路：补足信息化短板
  电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足了企业信息化建设的空白。它拉通业财税档全链路，连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，为企业的数字化转型提供了有力支撑。

• 激活数据价值：助力决策科学
  合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正实现了档案数据的价值利用。通过多维检索、穿透联查等功能，便于企业分析档案数据，为决策提供支持。企业可以从海量的数字票据处理数据中挖掘有价值的信息，为企业的战略决策、财务管理等提供科学依据。

• 业财融合：提升管理水平
  合思档案实现了资源重组，帮助企业实现业财融合，提升财务管理水平。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，使企业的业务和财务更加紧密地结合在一起，提高了企业的整体运营效率和管理水平。

合思档案典型使用场景：覆盖企业多元需求

• 日常财务工作：确保档案完整
  在企业日常财务工作中，涉及发票、报销单、回单、凭证等档案的管理。合思档案可实现这些档案的自动匹配、关联和归档，确保档案证据链完整。例如在报销业务中，它可关联发票上传、商旅报销、报销付款、财务入账等环节，对发票、报销单、回单、凭证等归档数据进行清单管理和关联匹配，让日常财务工作更加规范、高效。

• 审计工作：便捷高效审计
  企业在进行审计工作时，外部审计人员可通过合思档案实现档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。审计人员可利用证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅等功能进行审计工作，大大提高了审计工作的效率和质量。

• 数电票业务：全流程闭环管理
  在处理数电票业务时，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。它支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，为企业应对数电票时代的挑战提供了有力保障。

• 实物档案管理：线上化高效管理
  对于企业的实物档案管理，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位。它服务实物档案全流程线上化管理，如在打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程中，支持流程可逆，根据实际档案管理场景搭配，支持集团共享、批量作业，实时监控实物档案归档进度，让实物档案管理更加便捷、高效。

合思档案成功案例：见证卓越成效

某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程。企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。数据指标显示，凭证总量14W +，单据总量50W +，某月入库数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次。

世界上最大的重型装备制造商之一，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，管理成效显著。实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业档案管理现状低效，如档案管理流程繁琐、档案数据未有效整理利用、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理存在诸多问题等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，管理成效显著。实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一，面临业务系统多、数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理，管理成效显著。以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案市场定位与差异化优势：引领行业发展

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。它服务6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证，具备强大的市场竞争力和品牌影响力。

合思自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力。它持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性，为企业提供更加专业、高效的数字票据处理解决方案。

合思档案的档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化。

合思档案的证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

结语：携手合思档案，开启数字票据处理新篇章

合思档案助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。它能让企业降本增效、合规经营和低碳运营，让有限资源发挥更大的作用。

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将持续迭代升级，不断提升产品性能和服务质量。它将为企业提供更加优质、高效的电子会计档案管理解决方案，帮助更多企业实现全面数字化。

合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还有微信公众号和微信小程序。已有众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等选择了合思档案，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等，他们都在使用合思档案后取得了良好的管理成效。

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