费用核算系统新选择：合思档案破解企业档案管理难题

在当今数字化浪潮中，企业档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票将实现全覆盖，这使得企业财务档案管理必须直面新的考验，信息化建设成为亟待补齐的短板。因数电票管理的特殊性，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

纸电混合时代，企业不同角色也面临着各自的困扰。企业高管头疼于纸质档案管理成本高昂、占地空间大，且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效分析利用；财务人员则要应对海量的档案数据，整理工作不仅耗时，还需手动逐一匹配、核对确认，枯燥又繁琐；业务人员在出差、招待后的报销环节，也因纸质票据流程繁琐而耗费大量时间。

企业档案管理还存在着高显性成本，如纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本也不容忽视，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用；同时还伴随着高合规风险，像电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏等。即便企业在推行数字化过程中，通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存和数据存储线下载体的问题依旧存在。而合思档案产品的出现，为解决这些档案管理难题带来了新的希望。

合思档案：企业档案管理的智慧之选

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。该平台广泛连接业财系统，可实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。

合思档案致力于构建敏捷的财务收支管理平台，为企业提供智能聚合消费、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数字化服务。它能解放员工双手，释放人的创造力，助力企业实现业财融合。通过使用合思档案，企业可以节约70%的纸张成本、75%的整理成本，提升90%的检索效率，还能保证100%的管理合规性。此外，合思档案打破了物理空间限制，用户可以在线自由调阅，其预置的规则引擎能自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，在确保档案完整性的同时，还能自由穿透档案链。

使命愿景：驱动企业档案管理新变革

合思档案不止是一款电子档案管理产品，它更是管理与服务的深度融合。合思档案携手企业，碰撞出协作的价值，助力企业实现财务无纸化、低碳发展和数字化转型，推动会计档案价值的深度应用。

秉承以客户为中心的服务理念，合思档案坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求并进行产品迭代，让每一个企业都能更好地享受数字化转型带来的降本增效。它助力企业沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，为企业决策数智化提供支持，提升财务服务效率，打响数字化转型的决胜之战。同时，合思档案为企业提供降本增效的解决方案，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

功能模块：全方位满足企业档案管理需求

合思档案拥有丰富的功能模块，包括发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）。

在数据采集方面，合思档案支持多源采集，包括接口互联自主采集和手动采集自主补录。接口互联可基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案；手动采集则支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件，多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。

智能制档是合思档案的一大特色功能。通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。此外，还可通过字段映射，让已完成业务证据链组装的档案数据，通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

合思档案还实现了档案管理多场景适配。权限管理方面，支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限、按照职能角色配置功能和操作权限、水印权限管理范围自定义；档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口；系统规范预置档号，根据国家发布的档案行业标准中《DA/T 13 – 2022档号编制规则》，系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等。

功能亮点：创新驱动档案管理高效升级

合思档案采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。它按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。

其大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。

档案扩展解决方案生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。合思档案提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

产品优势：市场竞争中的强劲实力

合思档案连接各类异构业财系统，具有广泛连接的能力，能广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它拥有强大的规则匹配能力，可实现100%自动归档，最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档。

作为符合国家政策要求的档案系统，合思档案在电子会计档案合规性管理方面表现出色，满足国家政策对电子会计档案管理的要求，包括全生命周期管理闭环、具备有效的查验机制、防篡改等控制，建立电子会计档案与其他纸质会计档案的检索关系等。

此外，合思档案具备灵活承接、持续迭代的能力，不仅满足接收管理数电票的能力，还拥有稳定的迭代能力，能够及时应对政策和市场的变化。

目标用户与场景：精准覆盖企业各环节

合思档案的目标用户包括CEO/高管、归档员/财务、外部审计等。对于CEO/高管来说，合思档案可以帮助他们沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效；归档员/财务使用合思档案可以提高工作效率，告别重复低价值工作，实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率；外部审计人员通过合思档案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。

其应用场景涵盖企业的各个环节，如业务流转、财务入账、档案采集、档案制档、档案管理、档案利用等。在业务流转中，可上传纸质原始凭证影像，直联全量电子会计资料；财务入账时可进行业务流转、打印少量纸质会计资料；档案采集包括到单确认、扫码装盒、移动上架等；档案制档由系统整理、匹配、组件；档案管理涉及全量电子会计档案和必要且少量的纸质档案的管理，以及主动利用电档和辅助备查等；档案利用可实现完整的业务链查询和利用。

成功案例：见证合思档案卓越成效

众多企业已经见证了合思档案的卓越成效。海亮教育此前老板要求实现财务办公室无打印机的无纸化目标。在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。

徐福记公司多地连锁门店，70 + 分公司，年数据量2.6亿。合思档案上线后全集团实现无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。

中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少。审计工作检查中，公司审计人员通过电子会计档案系统，批量导出电子发票结构化数据，支持其进行审计分析工作，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。

金牌橱柜积极响应国家政策，与合思档案通力合作。以聚合化，结构化，业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。

合思档案能有效解决企业在档案管理方面面临的高成本、低效率、高风险等问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限资源发挥更大作用。在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，而合思档案是企业实现电子会计档案管理的优质解决方案。它拥有领先的技术、丰富的功能、强大的优势和众多成功案例，能为不同行业、不同规模的企业提供全方位、个性化的档案管理服务。

如果您的企业也想解决档案管理难题，不妨拨打400 – 105 – 6505咨询，或访问www.hosecloud.com了解更多信息。现在，您还可以免费试用合思档案，开启高效、合规、数字化的档案管理之旅。