在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已成为时代的必然趋势。2021年12月1日，国家税务总局启动全面数字化的电子发票试点工作，截至2023年12月1日，这一试点已全面覆盖全国36省区市。2023年5月，财政部发布电子凭证会计数据标准，正式宣告电子凭证全流程无纸化时代的来临。然而，电子凭证全面数字化应用并非一帆风顺，仍面临着多重数字鸿沟。
北京合思信息技术有限公司，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，敏锐地捕捉到了这一时代机遇。合思秉持以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市构建了直营服务网络，通过500 + 合作伙伴将服务覆盖到国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，借助其敏捷的财务收支管理平台，成功实现降本增效、合规经营和低碳运营，为企业挖出更多净利润。在全流程费用管理领域，合思正以其卓越的解决方案助力企业实现财务数字化转型。
头部数字阅读企业的财务困境
在数字阅读行业，有一家知名的头部品牌企业。随着企业的不断发展壮大，其财务方面的问题逐渐凸显。
该企业的数据分散在内部多个系统中，业务流程出现断裂，数据整合困难重重。这直接导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。例如，在一些项目的费用支出上，由于缺乏有效的数据整合和管控机制，常常出现超出预算的情况，给企业的财务管理带来了极大的挑战。
同时，该企业每个财务月均需处理500 + 张单据。全量的原始凭证与财务凭证都需要进行打印粘贴，财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极为低下。他们每天花费大量的时间在打印、粘贴凭证等繁琐的事务上，而这些工作并不能为企业创造更多的价值。
此外，全业务数据均需打印成纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作，这不仅造成了每月大量的纸张浪费，还带来了一系列的管理问题。票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生，业务借阅历史资料时，需要在海量的纸质文件中翻找，效率极低，根本无法适应企业快速扩张的需求。在全流程费用管理方面，该企业急需找到一种有效的解决方案来摆脱困境。
合思的全流程费用管理解决方案
针对该企业面临的诸多财务痛点，合思为其量身定制了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案。
合思的解决方案助力企业完成了业财平台建设，保证了财务的准确性，能够顺利通过审计，符合上市要求。通过整合企业内部的业务和财务数据，实现了数据的实时共享和准确传递，为企业的财务管理提供了坚实的基础。
在提升财务及时性方面，合思的解决方案成效显著。结账时间从原来的T + 15提升到了T + 7，年底预计能够达到T + 5。这意味着企业能够更快地获取财务数据，及时做出决策，提高了企业的运营效率。
合思的解决方案还能够灵活覆盖因公消费全场景。员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，让企业管理更加以人为本。员工在进行因公消费时，只需通过合思的平台进行操作，系统会自动完成费用的记录和处理，大大减轻了员工的负担，提高了员工的工作满意度。
同时，合思紧贴双碳目标号召，采用单套制管理会计档案，大幅降低了纸质耗材。实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，为企业的可持续发展做出了贡献。在全流程费用管理方面，合思的解决方案从多个维度为企业提供了全面的支持。
合思方案带来的显著成果
- 增效成果
采用合思的解决方案后，企业在全流程费用管理方面取得了显著的增效成果。
企业能够实时掌握付款进度，财务人员无需耗费时间单点沟通。通过合思的平台，付款信息能够实时更新，财务人员可以随时查看付款状态，大大提高了工作效率。
档案整理效率也得到了极大提升。合思消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。同时，形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。通过精准的实物档案定位，提升了实物档案查找效率。员工在需要查阅档案时，只需在系统中输入相关关键词，即可快速找到所需档案，节省了大量的时间和精力。
- 降本成果
在降本方面，合思的解决方案也发挥了重要作用。
企业减少了差旅超标情况，有效改善提升了预算超额情况。通过合思的费用管控机制，对差旅费用进行实时监控和预警，避免了不必要的费用支出，降低了企业的成本。
同时，减少了手工记账、人工整理档案的人力成本。财务人员从繁琐的手工工作中解放出来，能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
此外，还减少了财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费，以及财务档案空间占用，节约了空间成本。企业不再需要大量的纸质档案存储空间，降低了办公成本。
- 合规成果
在合规方面，合思的解决方案为企业提供了有力的保障。
发票OCR识别验真功能，有效保障了企业费用合规。通过对发票的自动识别和验证，确保了发票的真实性和合法性，避免了企业因发票问题而面临的税务风险。
审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。企业可以实时监控审批流程，确保每一笔费用的支出都符合企业的规定。
同时，保证了财务档案的原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险。高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求，为企业的合规经营提供了坚实的保障。
- 先进成果
合思的解决方案还具有诸多先进之处。
它能够灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，让企业管理更加以人为本。这种创新的模式不仅提高了员工的工作效率，还提升了员工的满意度。
紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材，实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。这不仅符合企业的可持续发展战略，也顺应了时代的发展潮流。在全流程费用管理方面，合思的解决方案展现出了强大的优势。
合思引领全流程费用管理未来发展
合思通过无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，帮助企业解决了财务痛点，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，完成了财务数字化转型。在全流程费用管理领域，合思拥有强大的功能，如差旅申请、商旅线上订购、发票采集、审核对账等20多项功能，能够满足企业多样化的需求。
合思还具备良好的口碑和市场反响，与多家知名企业和机构建立了合作关系。未来，合思将继续深耕细分领域，推出更多创新型的产品和服务以满足市场的多样化需求，不断推动行业的进步和发展。
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