在当今数字化浪潮中，数电票正以前所未有的速度扩张。相关规划显示，2025年将完成数电票全覆盖，这使得企业财务档案管理直面新挑战，档案信息化建设亟待加强。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。企业急需专业的“电子会计档案管理平台”，来适应“数字化凭证时代”财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业不同角色都面临着档案管理难题。企业高管承受着纸质档案管理的高成本，不仅花费巨大，储存占地，而且档案数据难以分析利用。财务人员则需耗费大量时间手动整理档案数据，工作枯燥又繁复。业务人员报销纸质票据的流程也极为繁琐。从成本角度看，纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大，这是高显性成本；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用，属于高隐形成本；电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏，更带来了高合规风险。
不过，国家政策为电子会计档案管理提供了有力支持，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，档案信息化建设也需关注档案全生命周期管理闭环。而合思档案，正是能有效解决这些问题的得力助手，下面让我们深入了解。
合思档案全景：科技赋能档案管理
北京合思信息技术有限公司创立于2014年，是一家专注为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。成立以来，已累计融资超15亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，在多地设有研发中心和直营服务网络。
合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，致力于档案信息化建设，提供电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。它能为企业解决内外交困的档案管理问题，如节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性等。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业档案信息化建设注入强大动力。同时，它还能助力企业实现业财融合，解放双手释放人的创造力，为企业提供智能聚合消费、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数字化服务。
核心技术功能：打造档案管理利器
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多源采集：灵活高效数据获取
在档案信息化建设中，数据采集是基础。合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持手动采集。它具备单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等优势，让数据采集更加灵活高效。 -
智能制档：精准关联高效整合
合思档案在智能制档方面表现出色。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，能减少90%人工匹配工作量。它还具备关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，推动档案信息化建设迈向新高度。 -
档案管理：精细管控灵活拓展
档案管理环节，合思档案权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，还支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间，为档案信息化建设提供坚实保障。 -
档案应用：多元服务便捷体验
在档案应用方面，合思档案多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。它提供一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还具备外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等功能，以及档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控和线下实物管理功能，让档案信息化建设在实际应用中发挥更大价值。
优势对比：凸显独特价值
传统档案管理存在诸多弊端。高显性成本方面，纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大。而合思档案能节约纸张成本70%，节约整理成本75%，减少打印与邮寄，降低企业显性成本，有力推动档案信息化建设。
高隐形成本上，传统档案管理手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用。合思档案检索效率提升90%，实现自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，业务+财务数据穿透联查，让数据得到有效利用，为档案信息化建设带来显著优势。
高合规风险也是传统档案管理的痛点，电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏。合思档案实现应收尽收，“四性检测”+“业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规，保障档案数据完整、真实、合规，助力企业档案信息化建设合规发展。
在利用环节，传统档案管理实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅。合思档案支持按照财务档案的多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，档案借阅服务实现借阅过程透明化，一键到期催还，提升档案信息化建设的利用效率。
成功案例：见证实际成效
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大型单据企业：业财一体高效管理
某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案后，多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收。自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现。档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。如凭证总量14W+，单据总量50W+，以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次，为档案信息化建设提供了成功范例。 -
重型装备集团：标准化合规发展
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。采用单套制管理方案后，实现标准化落地，共享中心统建档案管理系统实现档案共享，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化。力保电子会计档案合规，建设电子档案系统，实现财务档案的安全存储。低碳环保，积极响应政策，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，推动了企业档案信息化建设的标准化进程。 -
低效管理企业：打破壁垒整合数据
某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节手工操作多，保管环节财务临时保管后移交综合档案室，存储环节独立档案室存放纸质档案，管理方式以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查，且档案管理痛点明显，会计档案散落各系统，档案数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理存在效率低、易损坏、易丢等问题，电子发票、电子银行回单存档不合规范。采用单套制管理方案后，统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一标准，统一管理。业务证据链完整，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌。数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险。预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，为档案信息化建设带来新的突破。 -
教育集团：简化流程高效服务
某中国最大的K12民办教育集团之一，在采集环节业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力且浪费纸张。存储环节实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善易损坏。整理环节财务账表归档装订复杂，重复操作耗时长易出错。利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅。采用单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为教育行业的档案信息化建设提供了有效解决方案。
综上所述，合思档案能为企业解决内外交困的档案管理问题，如节约成本、提升检索效率、保障管理合规性等，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限资源发挥更有效作用。在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，能满足企业不同场景下的档案管理需求，帮助企业更好地适应数字化时代的财务档案管理要求。通过不断创新和优化产品功能，广泛连接业财系统，实现数据的自动匹配、应收尽收，为企业提供全方位的财务数字化服务，在未来企业的数字化转型中必将发挥更加重要的作用。合思秉承以客户为中心的服务理念，持续聆听用户需求进行产品迭代，将为更多企业提供优质的电子会计档案管理解决方案，推动企业档案信息化建设向更加高效、智能、合规的方向发展。
