在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键因素。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，在财务数字化的道路上积极探索，却也遭遇了诸多挑战。今天，让我们一同走进动力源的财务数字化转型之旅，看看合思如何为其提供解决方案，实现简化报销审批流程的目标。
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。多年来，动力源聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，凭借卓越的产品品质，成为中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商，其产品更是广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源入选北京市专精特新“小巨人”企业，彰显了其在行业内的领先地位。然而，随着企业的不断发展，动力源在财务数字化转型过程中逐渐遇到了一些难题，简化报销审批流程成为了亟待解决的问题。
动力源：业务拓展下的报销困境
动力源自2011年起便开启了财务数字化转型和业财融合的征程，先后自建了费控系统、采购管理系统等多个系统。然而，理想很丰满，现实却很骨感。尽管投入了大量的精力和资源，但整体流程依然复杂，系统壁垒高筑，与预期的效果相差甚远。
多系统操作体验差、手工录入合规难，成为了员工和财务人员的心头之痛。员工在提交申请单时，需要在各个系统间频繁切换，繁琐的操作流程让他们苦不堪言。而财务人员在处理报销数据时，需要手工录入系统，发票验真、查重也只能依靠手工进行，这不仅效率低下，还难以避免假票、错票、重票的情况发生，简化报销审批流程迫在眉睫。
系统割裂、数据分散、信息滞后，也是动力源面临的一大难题。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，导致财务制度难以落地。这使得财务人员在进行审批和管控时，缺乏有效的数据支持，增加了管理的难度和成本。
动力源业务覆盖面广、报销模式复杂，也给报销管理带来了巨大的挑战。其主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐复杂。这不仅增加了财务人员的工作量，还容易出现差错，影响报销的效率和准确性。
合思方案：精准破局的数字化利器
面对动力源在财务数字化转型中遇到的重重困难，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套解决方案，旨在简化报销审批流程。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步；将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现订单支出成本的实时归集和统计。通过这种方式，打破了系统之间的壁垒，实现了数据的互通共享，为简化报销审批流程奠定了坚实的基础。
无需报销模式的引入，更是为动力源带来了全新的体验。业务人员因公消费免垫资、免开票，消费受申请单&差标管控，消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列的自动化操作，大大简化了报销流程，提高了报销效率，让员工和财务人员从繁琐的报销工作中解脱出来。
合思系统强大的连接能力，也是其解决方案的一大亮点。Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破数据流转壁垒。这使得合思费控系统能够与动力源现有的其他系统无缝对接，实现数据的实时交互和共享，进一步提升了财务管理的效率和水平，有效简化报销审批流程。
项目实施：携手共进的专业之旅
合思团队深知项目实施的重要性，在整个过程中，他们与动力源关键用户朝夕相处，共同克服了项目中遇到的重重困难。从项目准备阶段的深入调研和需求分析，到蓝图设计阶段的精心规划和方案制定，再到系统实现上线准备阶段的紧张调试和测试，每一个环节都凝聚着合思团队的心血和汗水。
在双方高层领导的高度重视下，项目组成员齐心协力，共同努力。经过数月的艰苦奋战，项目于2021年5月1日在7家公司成功上线。这标志着合思为动力源提供的解决方案取得了阶段性的胜利，也为动力源的财务数字化转型迈出了坚实的一步，实现了简化报销审批流程的初步目标。
显著成效：数据见证的转型价值
合思为动力源提供的解决方案取得了显著的成效，一系列的数据和事实充分证明了其价值。
多系统集成，数据互通，让操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的漫长等待缩短了3周，效率提升了300%。这意味着员工能够更快地拿到报销款项，提高了工作的积极性和满意度。同时，也减少了资金的占用时间，提高了企业的资金使用效率，进一步体现了简化报销审批流程的重要性。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。通过自动化的报销流程和数据处理，财务人员从繁琐的手工操作中解放出来，能够将更多的精力投入到更有价值的工作中，如财务分析、预算管理等。这不仅提高了财务工作的效率和质量，还为企业节省了大量的人力成本。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工只需在一个系统中即可完成申请、报销等操作，无需在多个系统间切换，大大提高了工作效率。同时，同屏比价功能还能够帮助员工选择更合适的消费方案，降低企业的费用支出。
财务审批有依据，费控更合规，结算更统一。从手动制作单据到智能制单，财务人员能够更加准确地进行审批和管控，确保费用支出符合企业的财务制度和规定。这不仅提高了财务管理的规范性和透明度，还为企业的合规经营提供了有力保障，进一步巩固了简化报销审批流程的成果。
动力源反馈：高度认可与美好展望
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思的服务给予了高度评价。他表示，面对动力源复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了合思的服务质量和客户满意度，也为其他企业选择合思提供了有力的参考。
如果您的企业也面临财务数字化转型的难题，不妨选择合思，让我们携手共进，实现降本增效、合规经营和低碳运营。现在就可以免费试用合思的解决方案，开启简化报销审批流程的新征程！
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