在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务文件归档工作也迎来了新的考验。传统的档案管理方式在数字化的冲击下，显得力不从心，企业急需专业的解决方案来适应“数字化凭证时代”的财务文件归档要求。
纸电混合时代，企业各层级人员在财务文件归档工作中都面临着诸多难题。企业高管们常常为纸质档案管理的巨大成本和占地问题而苦恼，同时，档案数据难以分析利用，也让他们在决策时缺乏有力的数据支持。财务人员则被海量的档案数据和繁琐的整理工作所困扰，手动逐一匹配核对不仅耗费大量时间，还容易出现错误。业务人员在报销纸质票据时，繁琐的流程也让他们苦不堪言。
此外，企业在推行数字化的过程中，虽然解决了部分线上业务处理问题，但在归档和储存环节，仍然无法摆脱纸质文件的束缚。数据存储线下载体的存在，使得保证档案原生性成为企业财务文件归档合规的关键。同时，传统的数据管理方式已无法满足海量电子数据的存储与应用需求，企业内外部产生的电子数据呈爆发式增长，如何高效地管理这些数据，成为企业亟待解决的问题。
在这样的时代背景下，合思档案应运而生，为企业提供了全面、专业的财务文件归档解决方案。
全面方案：满足多元需求
合思档案深知企业不同角色和场景在财务文件归档方面的多样化需求，为此，它提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保企业财务文件应收尽收。
对于CEO和高管来说，合思档案就像是一位得力的财务助手。它可以帮助企业沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务文件归档的利用效率，挖掘财务档案数据价值。通过对财务数据的深入分析，为企业决策提供有力支持，助力企业实现数智化决策，降本增效，实现绿色低碳运营。
对于归档员和财务人员而言，合思档案是提高工作效率的利器。它让财务人员告别重复低价值的工作，实现档案数据同源，便于监控和分析。在合思档案的帮助下，财务人员可以轻松完成财务文件归档工作，提高档案利用效率，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
对于外部审计人员来说，合思档案也提供了极大的便利。它实现了档案外审在线化、可溯源，支持一键查询借阅，权限一键下放和回收。这使得财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
核心功能：铸就卓越优势
合思档案之所以能够在财务文件归档领域脱颖而出，离不开其强大的核心功能和突出优势。
多源采集功能是合思档案的一大亮点。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，也支持多种便捷手动数据补录方式，确保企业财务文件的全面采集。
智能制档功能则让财务文件归档工作变得更加轻松高效。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证可以自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。此外，它还具备关联检索等辅助功能和手工修正操作，关联任务执行进度可视化，让财务人员对制档过程一目了然。
在档案管理方面，合思档案提供了高度的灵活性和安全性。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。同时，它支持自定义档案目录分类、字段维护等，灵活拓展档案目录框架，系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持企业自主排列、扩展。
档案应用功能更是强大无比。它支持多维检索，用户可以按凭证维度、业务维度自定义查询，按目录、全文检索，批量检索。实现一站式预览，穿透联查，搭建多种类型组合关系结构树，呈现双向联查、一站式预览效果。支持外部系统调阅，可视化盘点档案数据，提供档案借阅服务，档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理与电子档案高度关联，为企业提供了全方位的档案应用体验。
实际案例：见证显著成效
合思档案的卓越性能在众多企业的实际应用中得到了充分验证。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程。该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，凭证总量达14W + ，单据总量达50W + ，某月入库数据加载仅需30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。
某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难整合。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。该企业整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，纸张打印成本减少了100万张纸/年。
某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用。合思档案的数据集成方案统一储存，业务检测方案保证业务证据链完整，跨系统调阅方案实现数据共享和全生命周期管理。该企业预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某教育集团业务系统多、数据隔离，档案采集、存储、整理、利用存在诸多问题。合思档案的数据集成方案应收尽收，智能化制档方案实现自动组装，电子原文件独立管理保证合规存档，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。
在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，合思档案都能助力企业实现财务文件归档的全面升级。
合思档案已经服务了众多事业单位及院校、央企、行业领军企业和国家试点企业，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等，获得了客户的高度认可。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序获取更多信息。
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