在当今数字化浪潮席卷的商业世界里，世界500强旗下的教育服务品牌无疑站在了行业的前沿。然而，即使是这样实力雄厚的企业，在财务领域也面临着诸多困境。企业内部业务系统和财务系统繁多，且彼此独立，宛如一个个信息孤岛，结构化数据的提取犹如大海捞针般困难。电子发票的处理更是耗时费力，不仅要打印、查重、验伪，还浪费了大量纸张。同时，实物存档占据了大量物理空间，需要专人管理，成本居高不下，而且档案损坏的情况时有发生，让企业面临着合规风险。合思敏锐地洞察到这些问题，为该客户量身定制了电子票据解决方案，助力其开启财务数字化转型之旅。
客户困境：会计档案管理的重重迷雾
该教育服务品牌的业务规模庞大，业务、财务系统众多且相互独立。这种状况导致数据无法互通，结构化数据提取变得异常艰难。在电子发票处理方面，工作人员需要花费大量时间进行打印、查重和验伪，这不仅效率低下，还造成了纸张的极大浪费。
实物存档的问题更为突出。大量的档案资料占据了宝贵的物理空间，企业不得不安排专人进行管理，增加了人力成本。然而，即便如此，档案损坏的情况仍然难以避免，这使得企业面临着合规风险。
不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求严格，工作人员需要花费大量时间和精力来完成这些工作。
此外，实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，无法实现多人借阅，导致档案资产的利用率极低。这些问题严重制约了企业财务工作的效率和质量。
合思方案：全生命周期电子化会计档案管理蓝图
合思为该客户提供的电子票据解决方案，是一套全生命周期的电子化会计档案管理方案。该方案的档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研OA等多种类型。自动封装接口多达40种以上，能够广泛连接异构系统，企业无需进行开发，即可轻松介入，真正实现了档案的应收尽收。
接口传输方式丰富多样，包括影像支撑、外部设备扫描和人工上传等。通过这些方式，能够确保各种类型的档案数据都能准确、及时地采集到系统中。
方案具备强大的自动归档功能，包括智能组单和四性检测。从电子档案管理到实物档案管理，再到档案借阅、移交、鉴定、销毁以及权限监控等各个环节，都实现了全面的电子化管理。
会计类档案管理的范围十分广泛，内部档案包括凭证、订单、会计账薄等，外部档案则涵盖了纸质发票及影像、银行电子回单等。通过该方案，企业能够对各类会计档案进行集中、统一的管理，提高了档案管理的效率和安全性。
方案实施：步步为营构建财务数字化堡垒
在方案实施过程中，合思首先通过广泛连接异构系统，实现了档案数据的应收尽收。在接口传输方面，充分利用影像支撑、外部设备扫描和人工上传等方式进行数据采集，确保各类数据都能准确无误地进入系统。
自动归档是方案实施的关键环节。首先进行智能组单，将相关的档案数据进行合理组合。然后开展四性检测，确保档案数据的真实性、完整性、可用性和安全性。之后，对电子档案和实物档案进行精细化管理，同时涉及档案借阅、移交、鉴定、销毁等环节，并进行严格的权限监控，确保档案的安全和合规使用。
方案成效：财务效率与效益的双提升
经过合思电子票据解决方案的实施，该企业取得了显著的成果。年均60万 + 的会计凭证和36万 + 的银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状的管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。
档案的查询变得更加便捷，实现了多维度穿透查询。以电子借阅为主的方式简便高效，极大地提高了档案的利用率。
通过试点改造，该企业实现了财务数据自动化率91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能得到了大幅提升。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。
客户评价：满意与期待并存
企业财务相关负责人对合思的电子票据解决方案表示非常满意。他们认为该方案有效地解决了企业在财务档案管理方面的难题，提高了工作效率，降低了成本，同时也提升了企业的合规性。负责人对方案的效果给予了高度认可，并对未来充满期待，有信心在2024年实现更高的财务数据自动化率。
行动号召：选择合思开启财务数字化新征程
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