在数字化浪潮风起云涌的当下，电子凭证数字化转型已成为企业财务数智化的关键趋势。合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，以其敏捷的财务收支管理平台，在商务差旅管理等领域大放异彩，助力众多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。接下来，我们将通过某知名头部数字阅读品牌的案例，深入探究合思在商务差旅管理方面如何为企业提供解决方案并带来显著成果。
数字阅读巨头的商务差旅管理困境
该知名头部数字阅读品牌在商务差旅管理及整体财务工作中面临着诸多棘手挑战。
数据分散是首要难题。其数据分散在内部多个系统，业务流程仿佛被一道道无形的墙隔断，数据整合如同在迷宫中寻找出路，困难重重。这直接导致费用管控难以有效落地，预算超标情况如同脱缰的野马，时有发生。在商务差旅管理方面，员工的差旅费用难以精准把控，预算超支问题频繁出现，给企业的财务管理带来了巨大压力。
每个财务月，财务人员都需处理大量单据。全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴，他们长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效低下。在商务差旅管理相关的单据处理上，更是耗费了大量的时间和精力，使得财务人员无法将更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
同时，全业务数据均需打印纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作，这造成了每月大量的纸张浪费。在商务差旅管理中，差旅相关的发票、行程单等都需要打印，不仅增加了成本，还不符合当下低碳环保的理念。而且，票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生。业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，如同大海捞针，无法适应企业快速扩张需求，在商务差旅管理中，查找以往的差旅记录和费用明细变得异常困难。
合思定制商务差旅管理解决方案
针对该企业在商务差旅管理等方面的问题，合思提供了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，助力企业完成业财平台建设。
合思的财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现了“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖。在商务差旅管理方面，员工无论是线上预订机票、酒店，还是线下在合作商户进行消费，都能通过合思的平台进行无缝对接和管理。
通过将电子凭证的数据（XBRL）与版式（PDF或OFD）分离，极大提升了电子凭证归档的存储和利用效率。在商务差旅管理中，差旅相关的电子凭证能够更高效地存储和调用，为企业的财务管理提供了便利。
同时，合思的系统能确保财务准确性，通过审计，符合上市要求。在商务差旅管理中，对于差旅费用的核算和记录更加准确，为企业的财务报表提供了可靠的数据支持。而且，合思还提高了财务及时性，结账时间从T + 15，提升到T + 7，年底预计T + 5。这意味着企业能够更快地了解商务差旅管理等方面的财务状况，及时做出决策。
合思方案带来商务差旅管理显著成效
采用合思的解决方案后，该企业在商务差旅管理等方面取得了显著的成果。
- 增效：释放商务差旅管理活力
在商务差旅管理中，企业能够实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通。以往，财务人员需要逐个与员工或供应商沟通付款情况，现在通过合思的平台，付款进度一目了然，大大提高了工作效率。
提升了档案整理效率，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。在商务差旅管理中，差旅相关的各类档案能够更高效地整理和归档，减少了人工操作的时间和错误率。
形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。在商务差旅管理中，员工和管理人员可以更方便地调阅以往的差旅记录和费用明细，为商务决策提供了有力支持。通过精准实物档案定位，提升了实物档案查找效率。即使是需要查找实物档案，也能快速定位，节省了大量的时间和精力。
- 降本：优化商务差旅管理成本
在商务差旅管理方面，减少了差旅超标情况，有效改善提升了预算超额情况。合思的系统能够对员工的差旅费用进行实时监控和预警，当费用接近或超过预算时，及时提醒员工和管理人员，从而避免了不必要的费用支出。
减少了手工记账、人工整理档案的人力成本。在商务差旅管理中，自动化的流程减少了人工操作的环节，降低了人力成本。减少了财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费。电子凭证的使用取代了大量的纸质凭证，不仅节约了纸张成本，还减少了打印、装订等环节的费用。减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。数字档案室的建立，使得企业无需再为大量的纸质档案寻找存储空间，降低了空间成本。
- 合规：筑牢商务差旅管理防线
在商务差旅管理中，发票OCR识别验真，有效保障了企业费用合规。合思的系统能够对发票进行自动识别和验真，防止虚假发票的出现，保障了企业的财务安全。审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。在商务差旅管理中，员工的借款和核销流程更加规范和透明，避免了借款不还或核销不及时等问题。
保证财务档案，档案原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险。在商务差旅管理中，差旅相关的财务档案能够以原生的电子形式存储，避免了纸质档案丢失、损坏等风险。高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。合思的解决方案确保了企业在商务差旅管理等方面的档案管理符合法律法规的要求。
- 先进性：引领商务差旅管理潮流
在商务差旅管理方面，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。员工在进行商务差旅时，只需使用合思的平台进行消费，无需自己先垫付资金，也无需进行繁琐的报销流程，提高了员工的满意度。
费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。在商务差旅管理中，数字化的费用管理系统使得员工能够更方便地记录和管理差旅费用，同时也为企业的管理人员提供了更便捷的管理工具。紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材。在商务差旅管理中，电子凭证和数字档案的使用符合低碳环保的理念，为企业的可持续发展做出了贡献。实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。在商务差旅管理中，整个流程实现了数字化，提高了工作效率和管理水平。
通过这个案例可以看出，合思的解决方案能够帮助企业有效解决商务差旅管理等财务痛点，实现财务全流程数字化闭环。在电子凭证数字化转型的大趋势下，企业应积极拥抱数字化变革，借助合思这样专业的财务数智化平台，实现企业数字化和绿色化协同转型，提升企业的核心竞争力。如果您的企业也面临着类似的商务差旅管理等财务挑战，不妨联系合思，电话400 – 105 – 6505，网站www.hosecloud.com，还可以免费试用，开启企业财务数智化转型之旅。
