在数字化浪潮的推动下，电子凭证数字化转型正以前所未有的速度加速前行。如今，电子凭证全流程无纸化时代已然来临，为企业的财务管理带来了新的机遇与挑战。合思，作为我国财务数智化服务与电子会计档案解决方案的佼佼者，凭借其先进的技术和丰富的经验，推出了合思档案这一强大的工具，帮助众多企业攻克了电子凭证接收、报销、入账、归档等一系列难题。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探寻合思档案是如何助力企业实现财务数智化转型的。
客户背景：好想你在财务档案管理的迷雾中前行
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，一路砥砺前行。2011年，它成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。该企业拥有高达154.21亿元的品牌价值，麾下有1000 + 员工，在全国布局了400 + 门店，有18家归档主体，2W + 零售网点，年凭证数达到3.6W + ，企业人数也有500 + 。
然而，在企业规模不断扩大、业务日益繁杂的同时，好想你在财务档案管理方面却陷入了困境。传统的档案管理方式使得归档工作犹如一座沉重的大山，压得财务人员喘不过气来。每到归档时节，大量的凭证需要人工整理、分类、装订，不仅耗时费力，还容易出现错误。而且，当需要查找某一份凭证时，就像在茫茫大海中捞针，查找速度极慢，严重影响了工作效率。
此外，传统档案管理的成本也居高不下。纸质档案的存储需要大量的空间，每年用于档案存储的场地租赁、设备购置等费用不菲。更令人担忧的是，随着监管要求的日益严格，传统档案管理在合规性方面也存在诸多隐患。在这样的背景下，好想你急需一种高效、合规的财务档案管理解决方案，而合思档案的出现，犹如一束光照进了这片迷雾之中。
解决方案：合思档案为好想你点亮前行之路
- 打破数据壁垒实现发票数据快速检索
合思档案为好想你带来的第一个惊喜，就是打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。在传统的财务档案管理模式下，不同系统之间的数据相互孤立，财务人员在查询发票数据时，往往需要在多个系统中来回切换，操作繁琐且效率低下。而合思档案通过先进的技术手段，将各个系统的数据进行整合，实现了数据的统一管理。
财务人员只需在合思档案系统中输入关键词，就可以实现发票数据快速检索。无论是发票的基本信息、报销记录还是入账情况，都能在瞬间呈现。这种一键联查的功能，让财务人员告别了繁琐的手工查找，大大提升了工作效率。同时，数据同源也保证了数据的准确性和一致性，避免了因数据不一致而导致的错误和风险。
- 自动组装审计助力发票数据快速检索
在企业的财务管理中，审计是一项至关重要的工作。传统的审计方式往往需要审计人员花费大量的时间和精力去查阅纸质档案，不仅效率低下，而且容易出现遗漏。合思档案针对这一问题，推出了自动组装审计功能。
该功能以档案数据为标准，将相关的发票数据、报销凭证等进行自动组装，形成完整的审计资料。在审计过程中，审计人员可以直接在系统中查看电子档案，无需再翻阅大量的纸质资料。这种以电子档案为主、纸质数据为辅的审计方式，不仅提升了审计效率，还降低了审计成本。同时，通过发票数据快速检索功能，审计人员可以快速定位到需要审计的发票数据，提高了审计的准确性和全面性。
- 实物高效管理依托发票数据快速检索
除了电子档案的管理，实物档案的管理也是企业财务管理中的一个重要环节。好想你在实物档案管理方面也面临着诸多问题，如实物档案与电子档案不匹配、查找困难等。合思档案通过建立虚拟档案库房和引入二维码技术，有效解决了这些问题。
在合思档案系统中，每一份实物档案都有对应的二维码。当需要查阅实物档案时，财务人员只需在系统中进行发票数据快速检索，找到对应的电子档案信息，系统会自动显示该实物档案的二维码和存放位置。通过扫描二维码，财务人员可以快速定位到实物档案的具体位置，实现了电子与实物的精准匹配。这种实物高效管理的方式，不仅提高了实物档案的查阅效率，还降低了实物档案丢失和损坏的风险。
成果展示：合思档案为好想你带来显著收益
合思档案的实施，为好想你带来了显著的收益。在时间成本方面，通过发票数据快速检索等功能的应用，减少了90%的人工耗时。原本需要大量财务人员花费数天时间才能完成的归档和查找工作，现在只需少量人员在短时间内就能轻松完成。
在总部管理方面，合思档案的应用使得总部接收管理耗时减少了80%。总部可以通过系统实时掌握各分支机构的档案情况，实现了集中化管理，提高了管理效率。在借阅管理方面，减少了67%的管理耗时。借阅人员可以通过系统进行发票数据快速检索，快速找到所需的档案并进行借阅申请，大大缩短了借阅流程。
从成本角度来看，预计合思档案的应用每年可为好想你减少综合成本20万元。这不仅包括了传统档案管理所需的场地租赁、设备购置等费用，还包括了人工成本的降低。同时，合思档案的合规性管理也为好想你避免了因违规而可能产生的罚款和损失。
通过合思档案的实施，好想你健康食品股份有限公司成功解决了财务档案管理的痛点，实现了降本增效和合规经营。在未来的数字化征程中，好想你将以更加高效、精准的财务管理，迎接市场的挑战。
随着电子凭证数字化转型的深入，合思将继续发挥其领先的技术优势和丰富的经验，为更多企业提供优质的财务数智化服务。如果您的企业也面临着财务档案管理的难题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思档案。现在，您还可以免费试用合思档案，开启财务数智化转型之旅，让您的企业在数字化浪潮中脱颖而出。
