在我国电子凭证改革迅猛推进的当下，电子凭证全流程无纸化的时代已然来临。这一时代的变革，如同汹涌的浪潮，既为企业带来了新的发展机遇，也让企业在财务档案管理方面面临着前所未有的挑战。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领军供应商，以其自主研发的电子会计档案管理平台——合思档案，为众多企业在复杂的档案流转管理困境中找到了破局之道。接下来，我们将以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探寻合思档案所带来的深刻变革。
红枣巨头的档案流转管理困境
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，历经多年的砥砺前行，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。然而，在企业蓬勃发展的背后，财务档案流转管理却成为了制约其进一步高效发展的难题。
归档难题犹如一座难以翻越的大山。财务人员在进行档案归档时，需要耗费大量的时间和精力去仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一个细节都不能放过，稍有疏忽就可能导致档案信息的不准确。而且，即便投入了如此多的人力和时间，仍然难以避免档案遗失的风险。一旦档案遗失，后续的查找和补全工作将变得异常繁琐，严重影响企业的正常运营。
查找缓慢则像是一辆在泥泞道路上行驶的汽车，效率低下。纸质档案受限于时间和空间的双重限制，无法实现实时调阅。当企业需要查阅档案时，往往需要花费大量的时间去寻找存放档案的位置。同时，由于纸质档案的物理特性，无法实现同时借阅，多人需要查阅同一档案时，只能依次排队等待。而且，精准查找也成为了一件困难的事情，常常需要在大量的档案中逐一筛选，才能找到所需的信息。
成本高昂如同沉重的枷锁，束缚着企业的发展。大量的纸质档案管理需要占用巨大的空间，企业需要专门租赁或建设档案库房来存放这些档案，这无疑增加了企业的租赁成本和建设成本。同时，管理这些纸质档案还需要投入大量的人力，从档案的整理、归档到日常的保管和维护，每一个环节都需要专人负责，这进一步增加了企业的人力成本。
合规风险则像是一颗隐藏在暗处的炸弹，随时可能爆炸。纸质档案管理办法在电子原文件的长期保存和数据安全可用方面存在明显的不足。随着时间的推移，纸质档案可能会出现损坏、褪色等问题，导致档案信息的丢失。而且，在数据安全方面，纸质档案容易受到自然灾害、人为破坏等因素的影响，无法保证档案数据的安全性和完整性。如果企业在档案流转管理方面不符合相关法规要求，还可能面临法律风险。
合思档案：破解档案流转管理难题的密钥
针对好想你在档案流转管理方面面临的诸多痛点，合思档案提供了一套全面而有效的解决方案。
数据同源打破壁垒。合思档案实现了数据的同源性，为财务人员提供了便捷的利用方式。通过一键联查功能，财务人员可以快速准确地获取所需的档案信息。在传统的档案管理模式下，财务人员需要在不同的系统和文件中查找相关信息，不仅效率低下，而且容易出现信息不一致的问题。而合思档案的一键联查功能，将所有相关的档案信息整合在一起，财务人员只需轻轻一点，就能快速获取到完整的档案信息，大大提高了工作效率。
自动组装助力审计。在审计工作中，合思档案以档案数据为标准，纸质数据为辅，实现了自动组装和便捷审计。内外审计人员可以直接从合思档案系统中获取所需的审计数据，无需再花费大量的时间去整理和核对纸质档案。同时，自动组装功能可以将相关的档案数据按照审计要求进行自动分类和整理，大大提高了审计效率。在传统的审计工作中，审计人员需要手动收集和整理大量的纸质档案，不仅工作量大，而且容易出现错误。而合思档案的自动组装和便捷审计功能，为审计工作带来了极大的便利，提高了审计工作的准确性和效率。
实物高效管理。合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。查阅者在查询电子档案时，可以通过二维码快速定位实物档案的位置。在传统的档案管理模式下，查找实物档案往往需要耗费大量的时间和精力，而且容易出现找不到档案的情况。而合思档案的虚拟档案库房和二维码技术，让实物档案的管理变得更加高效和便捷。当查阅者需要查阅实物档案时，只需在系统中输入相关信息，系统就会自动显示实物档案的存放位置，并通过二维码引导查阅者快速找到实物档案。
合思档案助力好想你档案流转管理蜕变
合思档案的解决方案为好想你在档案流转管理方面带来了显著的成效。
在时间成本方面，实现了大幅降低。通过合思档案的高效管理，减少了90%的人工耗时。财务人员在档案归档和查找等工作中，不再需要花费大量的时间和精力，工作效率得到了极大的提升。总部接收档案的管理耗时也减少了80%，这使得总部能够更加及时地获取和处理档案信息，提高了决策的及时性和准确性。借阅管理的管理耗时减少了67%，借阅者能够更加快速地获取所需的档案信息，提高了工作效率。
在经济成本方面，预计每年可减少综合成本20万元。通过减少档案库房的租赁面积和人力成本，企业的运营成本得到了有效控制。同时，由于档案管理的高效性，减少了因档案遗失和查找困难等问题带来的间接成本，进一步提高了企业的经济效益。
通过合思档案，好想你实现了档案流转管理的高效化、合规化和低成本化。在高效化方面，档案的归档、查找和借阅等工作都变得更加快捷和方便，大大提高了企业的工作效率。在合规化方面，合思档案严格遵循相关法规要求，保证了电子原文件的长期保存和数据安全可用，降低了企业的法律风险。在低成本化方面，通过减少人力和空间成本，企业的运营成本得到了有效控制，提高了企业的经济效益。
在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战和压力，高效的档案流转管理对于企业的发展至关重要。合思档案凭借其先进的技术和完善的解决方案，成功帮助好想你解决了档案流转管理的难题，实现了降本增效。在电子凭证全流程无纸化的大趋势下，越来越多的企业将面临类似的档案流转管理挑战。合思档案有望为更多企业提供专业的解决方案，助力企业实现财务数智化转型。
如果您的企业也希望在档案流转管理方面实现突破，不妨立即行动起来。现在可以访问www.hosecloud.com了解合思档案，还能免费试用，亲身体验合思档案为企业档案流转管理带来的高效与便捷。
