在企业的运营管理中，企业出行管理是一个重要且复杂的环节，它不仅涉及到员工的出行成本控制，还关系到财务流程的效率与合规性。今天，我们以北京动力源科技股份有限公司为例，深入探讨合思为其提供的财务数字化解决方案如何在企业出行管理方面发挥巨大作用，帮助企业解决痛点、提升效益。
客户简介：电源行业上市先锋
北京动力源科技股份有限公司自1995年成立以来，便在电源行业崭露头角，成为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，凭借卓越的产品质量和技术实力，成为多家国际知名企业的设备主流供应商。公司的产品广泛应用于国家重点建设项目，在行业内树立了良好的口碑。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业，彰显了其在创新和发展方面的突出成就。
业务背景现状与痛点：企业出行管理困境
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转型困境与复杂现状
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，自建了多个系统。然而，随着企业的不断发展，整体流程变得复杂，系统壁垒高的问题逐渐显现。目前，动力源拥有员工2400人左右，旗下有8家子公司，在全国设立了30多个办事处，甚至在印度、巴基斯坦等国家也设立了分支机构。公司涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。如此庞大的组织架构和广泛的业务布局，给企业出行管理带来了巨大的挑战。 -
管理痛点重重
多系统操作体验差、手工录入合规难是动力源面临的首要问题。员工在进行出行相关的申请和报销时，需要在各系统间频繁切换提交申请单，报销数据也需手工录入，发票验真等工作同样依赖手工操作，这使得基础性工作耗费了大量的时间和精力。
系统割裂、数据分散、信息滞后也是一大难题。报销信息分散管理，无法及时联动，导致财务制度难以落地，数据报表只能依赖手工统计，大大降低了财务工作的效率和准确性。
业务覆盖面广、报销模式复杂是企业出行管理的又一痛点。业务人员高频出差，出行过程中的报销事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐，支付方式也多种多样，增加了管理的难度。
组织架构复杂、各主体流程繁复使得总部与分公司的申请流程不统一，操作重复，信息一致性难以保证，进一步影响了企业出行管理的效率和质量。
解决方案：创新模式重塑企业出行管理
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系统集成：数据互通新突破
合思为动力源提供的解决方案首先从系统集成入手。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。通过这种方式，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为企业出行管理提供了准确的数据支持。 -
无需报销：出行消费新体验
无需报销模式是合思解决方案的一大亮点。业务人员因公出行消费时，无需垫资、无需开票，消费过程受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务部门统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档，大大简化了报销流程，提高了财务工作效率。 -
强大连接能力：打破数据流转壁垒
合思费控系统具有强大的连接能力，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转的壁垒。待审批信息自动同步到各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，为企业出行管理提供了有力的技术支持。
实施过程与步骤：携手共进打造高效管理模式
合思团队与动力源紧密合作，共同推进解决方案的实施。首先进行系统集成，将HR系统和BPM系统的数据与合思费控对接，确保数据的准确传输和实时共享。接着推行无需报销模式，对员工进行培训，让他们熟悉新的消费和报销流程。在实施过程中，合思团队不断优化系统连接，确保业务数据的顺畅流转，为企业出行管理提供了稳定的系统支持。
取得的成果与效益：显著提升企业出行管理水平
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效率大幅提升
合思解决方案的应用使动力源的企业出行管理效率得到了显著提升。报销周期从应用前的普遍4周缩短至1周以内，效率提升了300%。这不仅减少了员工的等待时间，也提高了财务工作的效率。 -
成本有效节约
人员成本节约了50%，会计工作量大幅缩减。员工在进行出行相关的申请和报销时，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，缩短了填报时间，简化了报销流程，因公出行消费无需垫资，减轻了员工的负担。 -
多方受益共赢
财务部门在审批时有了更充分的依据，费控更加合规，结算更加统一，降低了基础工作压力，能够将更多的精力投入到更有价值的工作中。管理层实现了事中控制、事后分析的全程管控，能实时了解企业出行管理的经营数据，摆脱了传统费控的“盲盒”模式，为企业决策提供了有力支持。
客户评价与反馈：高度认可持续合作
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，更具有重要意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务的发展，进一步提升企业出行管理水平。
如果您的企业也面临着类似动力源科技的财务数字化难题，尤其是在企业出行管理方面遇到了瓶颈，不妨选择合思的财务数字化解决方案。合思将携手您的企业，为实现降本增效、合规经营和低碳运营而努力，让每一笔出行支出都发挥最大的价值。现在，您可以免费试用合思的财务数字化解决方案，亲身感受其为企业出行管理带来的变革。
