在当今数字化浪潮席卷的时代,企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司,作为我国电源行业的领军企业,在财务数字化转型的征程中,经历了诸多挑战,也借助合思的解决方案实现了华丽转身。下面,让我们一同深入了解动力源科技的转型故事,以及其中涉及的“出差合规性检查”相关内容。
动力源科技:行业先锋的数字化挑战
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年,是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块,产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月,动力源科技更是入选北京市专精特新“小巨人”企业,彰显了其在行业内的卓越地位。
然而,在财务数字化转型的道路上,动力源科技并非一帆风顺。早在2011年,动力源科技就开启了财务数字化转型和业财融合的探索,自建了多个系统。但随着业务的不断拓展,这些系统逐渐暴露出一系列问题。
整体流程复杂、系统壁垒高成为了转型的首要阻碍。多系统操作体验差,员工在进行报销等操作时,申请单需在各系统间频繁切换提交,报销数据需手工录入,发票验真等工作也都依靠手工进行,大量的基础性工作耗费了员工和财务人员的大量时间。同时,系统割裂、数据分散、信息滞后的问题也十分突出。报销信息分散管理,无法及时联动,导致财务制度难以有效落地,数据报表依赖手工统计,管理者无法实时掌握企业的财务数据。
业务覆盖面广、报销模式复杂也是动力源科技面临的难题之一。业务人员高频出差,报销事项和发票类型繁多,稽核工作变得极为繁琐。而且不同费用的支付方式不同,进一步增加了管理的难度。此外,动力源科技组织架构复杂,总部和分公司出差申请方式不同,业务流程难以统一,操作重复,信息一致性难以保证,这对“出差合规性检查”工作也带来了极大的挑战。
合思解决方案:多管齐下破解难题
面对动力源科技在财务数字化转型中遇到的诸多问题,合思提供了一套全面而有效的解决方案。
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系统集成:打破数据壁垒
合思通过将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步,以及将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步,实现了系统之间的数据互通。这一举措不仅使得订单支出成本能够实时归集和统计,还为“出差合规性检查”提供了更全面准确的数据支持。通过整合各系统的数据,能够更方便地对出差相关的人员信息、费用信息等进行核查,确保出差行为符合企业的规定。 -
无需报销:重塑报销流程
合思的“无需报销”方案为动力源科技的报销流程带来了革命性的变化。业务人员因公消费免垫资、免开票,消费受申请单&差标管控,从源头上保证了消费的合规性,这其中也包含了“出差合规性检查”的重要环节。在出差过程中,业务人员的消费行为受到严格的管控,系统会自动根据申请单和差标进行判断,确保每一笔消费都在合理范围内。财务统一对账,自动拆分子对账单并发起审批,自动创建结算单。发票明细自动绑定,凭证自动生成,一键归档。这一系列自动化的操作不仅提高了报销效率,还减少了人为错误,提升了“出差合规性检查”的准确性和可靠性。 -
强大系统连接能力:促进数据流转
合思凭借Open API(开放接口)与自定义流程引擎技术,支持标准化方式对接第三方系统,打破了数据流转壁垒。在实际应用中,待审批信息自动同步各部门负责人,业务数据跨系统同步应用,加快了业务处理和数据统计效率。这对于“出差合规性检查”来说,能够及时获取相关数据,实现实时监控和检查。例如,当业务人员提交出差申请时,系统可以自动从相关系统中获取该人员的出差历史记录、费用标准等信息,进行全面的合规性检查。
实施推进:逐步落地显成效
2021年,动力源科技与合思展开合作,逐步推进系统集成和无需报销等方案的落地。在实施过程中,双方紧密配合,根据动力源科技的实际业务需求和特点,对解决方案进行了定制化调整。虽然未明确提及详细实施过程与步骤,但可以想象,在这个过程中,“出差合规性检查”相关的功能也在不断优化和完善。从系统的测试到正式上线,从员工的培训到习惯的养成,每一个环节都为最终的成功转型奠定了基础。
成果效益:全方位提升企业价值
合思的解决方案为动力源科技带来了显著的成果和效益,其中“出差合规性检查”也发挥了重要作用。
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操作体验革新:效率大幅提升
多系统集成实现了数据互通,操作体验全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周,效率提升了300%。在“出差合规性检查”方面,由于系统的自动化和数据的实时性,检查流程更加高效,能够及时发现并纠正不合规的出差行为。同时,员工在出差过程中的消费行为受到系统的实时监控,确保了每一笔费用都符合企业的规定,避免了事后繁琐的合规性审查工作。 -
成本节约:人员精力释放
会计工作量大幅缩减,人员成本节约了50%。这主要得益于系统的自动化操作和数据的集中管理。在“出差合规性检查”中,系统自动完成了大部分的检查工作,减少了财务人员的手工操作和人工判断,使得财务人员能够将更多的精力投入到更有价值的工作中。 -
员工体验提升:便捷合规出行
对于员工来说,申请单信息自动赋值,聚合消费,同屏比价,缩短了填报时间,简化了报销流程,提升了使用体验。在出差过程中,员工可以通过系统实时了解出差合规要求,避免因不合规行为导致的报销问题。因公消费多渠道同屏比对,全场景无需垫资,让员工的出差更加轻松便捷。同时,系统的实时监控和提醒功能,也有助于员工自觉遵守出差合规规定。 -
财务管控优化:合规精准高效
财务部门在审批过程中有了更充分的依据,费控更加合规,结算更加统一。在“出差合规性检查”方面,系统能够根据预设的规则和标准,对出差费用进行全面细致的检查,确保每一笔费用都合理合规。从手动制作单据到智能制单,财务人员节省了大量精力,能够更加专注于财务分析和战略规划等工作。 -
管理决策升级:实时掌控全局
企业实现了事中预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控,管理者能够实时了解企业经营数据。在“出差合规性检查”方面,管理者可以通过系统随时查看出差费用的使用情况、合规性检查结果等信息,动态掌握企业的出差行为。通过综合分析报表,管理者能够及时发现出差管理中存在的问题,对业务运行进行高效、及时、准确地决策,摆脱了传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。
客户评价:认可合作展望未来
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示:“企业数字化转型初期,往往过度关注系统的流程性与功能性,却忽视了根本问题。因此,将管理方案嵌入财务信息系统,强调处理时效,实现精细化管理降本增效,其实更有意义。面对复杂的需求,合思总能第一时间解决,合作只是服务的开始,未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化,用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”从陈华林总监的评价中可以看出,合思的解决方案得到了动力源科技的高度认可,尤其是在“出差合规性检查”等方面,为企业的财务管理带来了实质性的提升。
开启财务数字化新征程
如果你所在的企业也面临着类似动力源科技的财务数字化难题,不妨考虑选择合思的财务数字化解决方案。合思不仅能够帮助企业提升财务效率和管理水平,实现降本增效、合规经营和低碳运营的目标,还能在“出差合规性检查”等关键环节提供强大的支持。现在,你可以免费试用合思的解决方案,亲身感受其带来的便利和价值,让我们携手开启企业财务数字化的新篇章!