在当今数字化浪潮中，我国电子凭证改革正以迅猛之势驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已悄然来临。然而，企业在会计档案管理领域仍面临着重重挑战。合思，作为领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地洞察到这一行业痛点，重磅推出合思档案——一款高效的在线档案系统，为企业解决会计档案管理难题提供了全新的思路。
产品背景 洞察行业痛点
在当前经济环境下，企业在会计档案管理方面可谓困难重重。财务人员在归档时，常常需要花费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。这一过程繁琐且容易出错，稍有不慎就可能导致档案信息不准确。而且，纸质档案存在遗失的风险，一旦档案丢失，不仅会影响企业的正常运营，还可能带来潜在的法律风险。
纸质档案查找效率低下也是一个突出问题。企业在需要查阅档案时，往往无法实现实时调阅，同时借阅和精准查找也难以做到。大量的纸质档案占据了企业大量的空间，对存储空间的要求极高。而且，管理这些纸质档案需要耗费大量的人力，使得企业的管理成本居高不下。此外，传统的纸质档案管理办法难以保证电子原文件的长期保存和数据的安全可用，无法满足企业日益严格的管理要求。
解决方案 开启全新篇章
合思档案作为一款全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的在线档案系统，为企业带来了全新的解决方案。该系统打破了数据壁垒，实现了数据同源。这意味着财务人员可以在系统中便捷地利用数据，通过一键联查功能，快速获取所需的信息。
在线档案系统能够自动组装档案，以档案数据为标准进行内外审计，大大提升了审计效率。企业在进行审计时，不再需要繁琐的人工操作，系统可以快速准确地完成审计工作。同时，合思档案借助虚拟档案库房和二维码实现了电子与实物的匹配，让企业能够高效地管理实物档案。企业可以通过系统实时了解实物档案的存储位置和状态，提高了档案管理的精准度。
核心功能 彰显独特优势
合思档案这款在线档案系统具有全流程合规化、自动化、数字化的显著特点。在档案采集方面，系统采用开放式接口互联自主采集，能够实现大文件的自动切割和数电票的自动化解析。这使得企业在采集档案时更加高效，减少了人工操作的误差。
在档案制档环节，合思档案能智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测和自定义版式文件。系统可以自动识别档案之间的关联关系，将相关档案进行合理组装。同时，通过各项检测确保档案的准确性和合规性。
档案管理方面，合思档案具备精准权限管控和档案目录灵活扩展的能力。企业可以根据不同的岗位和职责，为员工设置不同的档案访问权限，确保档案信息的安全。而且，系统的档案目录可以根据企业的需求进行灵活扩展，满足企业不断发展的需要。系统采用水印管理，档号符合国标要求，进一步提升了档案管理的规范性。
在档案利用上，在线档案系统可实现多维检索、一站式预览，支持在线借阅、异构系统联查，以及实物混序归档和可视化盘点档案数据。企业员工可以通过多种方式检索档案，快速找到所需信息。同时，系统支持在线借阅，方便员工在需要时及时获取档案。通过异构系统联查，企业可以实现不同系统之间的数据共享和协同工作。实物混序归档和可视化盘点档案数据功能，让企业对实物档案的管理更加高效。
合思档案的产品价值还体现在多个方面。自动化归档让企业告别了重复性的工作，提高了员工的工作效率。档案利用的便捷高效，使得企业能够更加快速地获取信息，为决策提供支持。档案数据同源、透明流转，便于企业进行监控和分析，及时发现问题并采取相应的措施。
应用场景 见证卓越成效
合思档案这款在线档案系统在多个行业得到了广泛的应用，为企业带来了显著的效益提升。
以好想你健康食品股份有限公司为例，使用合思档案后，企业减少了90%的人工耗时。在总部接收档案方面，管理耗时减少了80%。借阅管理的管理耗时也减少了67%，预计每年可减少综合成本20万元。这一系列的数据表明，合思档案为企业节省了大量的人力和物力资源，提高了企业的运营效率。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%。年节约成本达到了5000万元，报销效率提升了300%。这充分体现了合思档案在节约资源和提高效率方面的强大能力。
金牌橱柜家居科技股份有限公司在使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。预估节省总体成本30万+/年，档案合规性达到了100%。这说明合思档案不仅为企业降低了成本，还提升了档案管理的合规性。
电子凭证全流程无纸化是企业财务数智化的必行之路。合思档案这款在线档案系统能够有效解决企业会计档案管理难题，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果您想进一步了解合思档案的更多功能和成功案例，立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，扫描二维码即可免费试用在线档案系统，让有限的资源发挥更有效的作用。
