在当今时代，我国电子凭证改革正以前所未有的速度推进，电子凭证全流程无纸化的新时代已然来临。在这样的大背景下，企业对财务数智化的需求变得愈发急切。合思，作为国内领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，凭借其先进的合思档案管理平台，成功为众多企业化解了财务档案管理方面的难题。接下来，我们将以好想你健康食品股份有限公司为例，深度探究合思是如何助力企业达成财务档案管理变革的，同时也将看到数据归档规范在这一过程中发挥的重要作用。
好想你：传统财务档案管理困境重重
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，历经多年发展，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。该公司拥有高达154.21亿元的品牌价值，麾下员工超过1000人，全国门店数量达到400多家，拥有18家归档主体、2万多个零售网点，每年产生的凭证数量多达3.6万份。然而，在财务档案管理方面，好想你却面临着诸多棘手的问题，数据归档规范更是难以有效落实。
首先是归档难题。财务人员在归档时，需要耗费大量的时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性。这一过程不仅繁琐，而且极易出错，档案遗失的情况也时有发生。这严重影响了数据归档规范的执行，使得档案管理的准确性和完整性大打折扣。
其次是查找缓慢。纸质档案存在着明显的时空限制，无法实现实时调阅、同时借阅和精准查找。当需要查阅某一份档案时，往往需要花费大量的时间和精力在堆积如山的纸质档案中寻找，这无疑大大降低了工作效率，也不符合数据归档规范所要求的便捷性和高效性。
再者是成本高昂。大量的纸质档案管理对空间和人力都提出了极高的要求。企业需要专门的档案室来存放这些档案，还需要配备专人进行管理，这无疑增加了企业的运营成本。同时，纸质档案的保存和维护也需要一定的费用，进一步加重了企业的负担，这与数据归档规范所追求的成本效益原则相悖。
最后是合规性问题。传统的纸质档案管理办法难以保证电子原文件的长期保存和数据安全可用。在数据时代，数据的安全性和合规性至关重要，而纸质档案管理在这方面存在着明显的不足，无法满足数据归档规范的要求。
合思方案：开启财务档案管理新篇章
针对好想你所面临的这些问题，合思为其量身定制了一套全面的解决方案，有效推动了数据归档规范的实施。
- 打破数据壁垒实现便捷联查
合思打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。通过先进的技术手段，财务人员可以实现便捷利用，只需一键操作，就能联查相关的档案信息。这不仅大大提升了工作效率，还确保了数据的准确性和一致性，为数据归档规范的执行提供了有力保障。
在传统的档案管理模式下，财务人员需要在不同的系统和文件中查找相关信息，不仅耗费时间，而且容易出错。而合思的解决方案将所有相关数据整合在一起，形成一个统一的数据库，财务人员可以通过一个界面快速查询到所需的信息，大大提高了工作效率。同时，由于数据同源，避免了数据不一致的问题，保证了档案信息的准确性和完整性，符合数据归档规范的要求。
- 自动组装档案提升审计效率
合思实现了档案的自动组装，为审计工作带来了极大的便利。在审计过程中，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。这一创新的审计方式不仅减少了审计人员的工作量，还提高了审计的准确性和可靠性，确保了数据归档规范在审计环节的有效执行。
传统的审计方式需要审计人员手动查阅大量的纸质档案和数据，不仅效率低下，而且容易遗漏重要信息。而合思的自动组装功能将相关的档案数据自动整合在一起，形成一个完整的审计文件，审计人员可以通过电子文档快速查阅和分析数据，大大提高了审计效率。同时，由于以档案数据为标准，减少了人为因素的干扰，保证了审计结果的准确性和可靠性，符合数据归档规范的要求。
- 实物高效管理精准定位档案
合思借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物档案的精准匹配。查阅者只需查询电子档案，就能快速定位实物档案的位置。这一创新的管理方式不仅提高了档案的查阅效率，还保证了实物档案的安全性和完整性，进一步落实了数据归档规范。
在传统的档案管理模式下，实物档案的查找和管理是一个难题。由于纸质档案数量众多，存放位置不明确，查找一份档案往往需要花费大量的时间和精力。而合思的解决方案通过虚拟档案库房和二维码技术，将电子档案与实物档案一一对应，查阅者可以通过电子系统快速查询到实物档案的存放位置，大大提高了查阅效率。同时，由于采用了二维码技术，对实物档案的出入库进行了严格的管理，保证了实物档案的安全性和完整性，符合数据归档规范的要求。
变革成果：降本增效合规经营双丰收
通过采用合思的解决方案，好想你在财务档案管理方面取得了显著的成果，数据归档规范得到了有效落实。
在人工耗时方面，减少了90%。这意味着财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了工作效率和工作质量。总部接收档案的管理耗时减少了80%，借阅管理的耗时减少了67%，大大提高了档案管理的效率。
在成本方面，预计每年可减少综合成本20万元。这主要得益于合思解决方案在提高工作效率的同时，降低了人力和物力成本。通过减少纸质档案的使用和管理，节省了存储空间和人力成本；通过提高审计效率，减少了审计费用。
在合规性和数据安全方面，合思的解决方案确保了档案管理的合规性和数据安全。通过严格的数据加密和权限管理，保证了电子原文件的长期保存和数据安全可用，满足了数据归档规范的要求。
携手合思：开启财务数智化变革之旅
综上所述，合思档案管理平台凭借其强大的功能和完善的解决方案，成功帮助好想你健康食品股份有限公司解决了财务档案管理的痛点，实现了降本增效和合规经营，有效落实了数据归档规范。在电子凭证全流程无纸化的大趋势下，合思将继续深耕财务数智化领域，不断创新和优化产品服务，为更多企业提供更优质的财务数智化解决方案。
如果您的企业也面临着财务档案管理难题，不妨立即联系合思（电话：400 – 105 – 6505，网址：www.hosecloud.com）。现在您可以免费试用合思档案管理平台，开启财务数智化变革之旅，让数据归档规范在您的企业中落地生根，为企业的发展注入新的动力。
