在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已然成为企业发展的必由之路。众多企业纷纷踏上探索之旅，寻求高效的解决方案来提升财务管理效率，实现降本增效、合规经营与低碳运营的目标。合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其独具特色的无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，在这场变革中脱颖而出，为企业的发展注入了强大动力，尤其在档案保管安全方面表现卓越。
数字阅读巨头的管理困境
某知名头部数字阅读品牌，在行业中占据着重要地位。然而，随着企业的快速扩张，一系列管理难题逐渐浮现。
企业内部的数据呈现出分散的状态，多个系统并行运转，业务流程之间出现了断裂。这就导致费用管控难以有效落地，预算超标情况时有发生。每个月，企业都要处理大量的单据，这些单据需要全量打印粘贴。这不仅造成了纸张的浪费，还增加了人力成本。而且，票据原文丢失、档案信息不完整等情况也频繁出现，严重影响了企业的运营效率，无法适应企业快速发展的需求。在档案保管安全方面，传统的管理方式也面临着巨大的挑战，纸质档案容易损坏、丢失，难以保证档案的完整性和安全性。
合思量身定制解决方案
合思深入了解该企业的问题后，为其量身打造了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，助力企业完成业财平台建设。
发票OCR识别验真，为企业费用合规保驾护航。通过先进的技术，能够快速准确地识别发票信息，并进行验真，有效避免了虚假发票的出现，保障了企业费用的合规性。审批流转路径清晰可视，员工借款与核销得到了有效管理。每一个审批环节都一目了然，让企业管理者能够实时掌握资金的流向和使用情况，确保资金的安全。
在档案保管安全方面，该方案保证了财务档案原生性存储。财务档案以电子形式原生存储，避免了传统纸质档案在存储过程中可能出现的损坏、丢失等问题，规避了电子化时代带来的档案管理风险。同时，企业还能实时掌握付款进度，提升了档案整理效率。通过数字化的手段，将财务档案进行系统整理，形成了财务数字档案室。这不仅丰富了档案调阅场景，还提升了借阅效率，让档案的管理更加科学、高效。
显著成效见证合思实力
在采用合思的解决方案后，该企业取得了显著的成效。
– 增效显著
实时掌握付款进度，让财务人员无需耗费大量时间进行单点沟通。档案整理效率大幅提升，财务数字档案室的建立，让档案借阅变得更加便捷高效。员工可以随时随地通过系统查阅所需档案，节省了大量的时间和精力。这一系列的改变，使得企业的财务管理效率得到了极大的提升，为企业的发展提供了有力的支持。在档案保管安全方面，数字化的存储方式确保了档案的长期保存和随时可查阅，进一步提升了企业的运营效率。
– 降本明显
差旅超标情况得到了有效控制，预算超额问题得到了改善。减少了手工记账、人工整理档案的人力成本，也减少了财务凭证等产生的纸张及过程中的成本浪费。同时，财务档案空间占用大幅减少，节约了空间成本。企业通过数字化转型，实现了资源的优化配置，降低了运营成本，提高了企业的经济效益。在档案保管安全方面，减少了纸质档案的使用，降低了因纸质档案保管不善而带来的成本风险。
– 合规保障
发票OCR识别验真和清晰可视的审批流转路径，有效保障了企业费用合规。员工借款与核销得到了有效管理，财务档案原生性存储规避了电子化时代的档案管理风险。企业在财务管理方面更加规范、合规，避免了因违规操作而带来的法律风险。在档案保管安全方面，合规的管理方式确保了档案的合法性和安全性，为企业的稳定发展提供了保障。
– 先进理念
该方案灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公。企业管理以人为本，紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低了纸质耗材，实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。这种先进的管理理念，不仅提升了员工的工作体验，还为企业的可持续发展奠定了基础。在档案保管安全方面，先进的数字化管理理念确保了档案的安全存储和有效利用。
合思的解决方案为该企业带来了显著的效益，不仅提升了财务管理效率，降低了成本，还保证了财务合规。在电子凭证数字化转型的浪潮中，合思凭借其专业的技术和优质的服务，为企业提供了有力的支持。尤其在档案保管安全方面，合思的解决方案为企业提供了可靠的保障。
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