在我国电子凭证改革加速推进的浪潮下，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。在这场财务数智化变革中，合思作为领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借卓越的技术和丰富的经验，为众多企业破解财务档案管理难题。接下来，让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探寻合思档案的强大功效，感受电子文档审计在其中发挥的关键作用。
红枣巨头的财务档案管理困局
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，一路砥砺前行，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。然而，在企业蓬勃发展的背后，财务档案管理方面却面临着诸多棘手问题。
归档难题如山
在传统的财务归档模式下，财务人员需要投入大量的时间和精力，逐一确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张票据都需要反复核对，稍有不慎就可能出现疏漏。而且，在纸质档案的流转过程中，档案遗失的情况也时有发生。这不仅增加了财务人员的工作负担，还可能导致财务数据的不完整，给企业的财务管理带来潜在风险。在电子文档审计的视角下，这种传统归档方式的低效和不稳定性暴露无遗。
查找效率低下
纸质档案的管理受时空限制极大。当需要查阅档案时，往往无法实现实时调阅。在不同部门同时需要借阅同一档案时，也会面临诸多协调难题，无法满足同时借阅的需求。而且，要在海量的纸质档案中精准查找所需文件，如同大海捞针，耗费大量的时间和人力。这种低效率的查找方式严重影响了企业的工作节奏，在电子文档审计中成为阻碍企业财务高效运作的重要因素。
管理成本高昂
大量的纸质档案管理需要占用大量的存储空间，企业需要专门的档案室来存放这些档案，这无疑增加了企业的场地成本。同时，为了确保档案的安全和完整，还需要配备专业的管理人员，进一步增加了人力成本。在当前经济环境下，企业对于成本的控制愈发严格，这种高成本的纸质档案管理方式显然不符合企业的发展需求。电子文档审计可以清晰地揭示这种成本浪费现象，促使企业寻求更优化的解决方案。
合规风险凸显
随着数字化时代的发展，纸质档案管理办法在保证电子原文件长期保存和数据安全可用方面显得力不从心。电子文件的格式兼容性、数据存储的稳定性等问题都可能导致数据丢失或损坏，无法满足企业长期保存和合规审计的要求。在电子文档审计中，这些合规风险成为企业必须重视和解决的关键问题。
合思档案：量身定制的破局之策
面对好想你健康食品股份有限公司在财务档案管理方面的重重困境，合思凭借敏锐的洞察力和专业的技术能力，为其量身定制了一套针对性的解决方案，在电子文档审计方面发挥了显著优势。
打破数据壁垒实现同源互查
合思档案打破了不同数据之间的壁垒，实现了数据同源。财务人员可以通过系统便捷地利用这些数据，只需一键操作，就能实现单据、发票、回单和凭证的联查。这种高效的操作方式大大提升了财务人员的工作效率，减少了人工核对的时间和误差。在电子文档审计过程中，审计人员可以快速准确地获取所需数据，进行全面细致的审查，确保财务数据的真实性和准确性。
自动组装优化电子文档审计流程
在审计环节，合思档案实现了自动组装功能。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，改变了传统审计中过度依赖纸质档案的局面。系统自动将相关数据进行整合和分析，生成详细的审计报告，大大提升了审计效率。电子文档审计人员可以更加专注于数据的分析和风险评估，而无需在繁琐的纸质档案整理和查找上浪费时间。
实物高效管理精准定位档案
为了解决纸质档案实物管理的难题，合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的精准匹配。查阅者在查询电子档案时，系统可以快速定位实物档案的位置，方便快捷地获取所需档案。这种实物高效管理方式不仅提高了档案的查阅效率，还降低了档案遗失的风险，为电子文档审计提供了可靠的实物依据。
显著成效见证合思实力
合思档案解决方案的实施，为好想你健康食品股份有限公司带来了显著的成效，在电子文档审计方面也取得了令人瞩目的成果。
人工耗时大幅减少
通过合思档案的高效管理和智能操作，好想你健康食品股份有限公司在财务档案管理方面减少了90%的人工耗时。财务人员从繁琐的纸质档案管理工作中解放出来，可以将更多的精力投入到财务分析和决策支持等核心工作中。在电子文档审计过程中，也减少了审计人员与财务人员之间的沟通成本和协作时间，提高了审计工作的整体效率。
管理耗时显著降低
在总部接收和借阅管理方面，合思档案同样发挥了重要作用。总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时。这使得企业的档案管理流程更加顺畅，信息传递更加及时准确。在电子文档审计中，快速准确的档案管理为审计工作提供了有力的支持，确保审计工作能够按时、高质量地完成。
综合成本有效控制
通过实施合思档案解决方案，好想你健康食品股份有限公司预计每年减少综合成本20万元。这不仅包括场地成本和人力成本的降低，还包括因档案管理效率提升而带来的间接成本节约。在电子文档审计中，成本的有效控制也是衡量企业财务管理水平和效益的重要指标。
携手合思开启财务数智化新征程
合思档案凭借其强大的功能和优质的服务，成功帮助好想你健康食品股份有限公司解决了财务档案管理难题，实现了降本增效，在电子文档审计方面也树立了良好的典范。未来，合思将继续秉持以客户为中心的服务理念，不断创新和优化产品功能，为更多企业提供更优质的财务数智化解决方案，助力企业实现可持续发展。
如果您的企业也面临财务档案管理难题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解合思档案，开启免费试用，体验电子文档审计的高效与便捷，开启财务数智化之旅。
