在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力、实现可持续发展的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，在这场转型浪潮中积极探索前行。
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，是中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商，产品广泛应用于国家体育场等国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就敏锐地察觉到财务数字化转型和业财融合的重要性，开启了漫长的系统自研之旅。然而，尽管投入了大量的时间和精力，整体流程依然复杂，系统壁垒高，与预期的转型效果存在较大差距。尤其是在报销凭证管理方面，传统模式下的诸多痛点逐渐凸显，严重制约了企业的运营效率和财务管理水平。
报销凭证管理痛点大揭秘
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多系统操作体验差合规难
在动力源的传统报销模式中，申请单需要员工在各系统间频繁切换提交，报销数据需要财务手工录入系统。发票验真、查重等工作也都依赖手工进行，这就导致假票、错票、重票情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得报销凭证管理的效率极为低下。员工在操作过程中也深感不便，频繁的系统切换和繁琐的手工录入，让报销成为了一项令人头疼的任务。 -
系统割裂数据分散信息滞后
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这就使得财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整。在报销凭证管理方面，数据的分散和滞后导致无法准确及时地进行费用核算和分析，影响了企业的财务管理决策。 -
业务复杂报销稽核繁琐
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用支付方式不同，进一步增加了报销凭证管理的难度。财务人员需要花费大量的时间和精力来核对每一笔报销，确保其合规性和准确性。 -
组织架构复杂流程不统一
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证。这种复杂的组织架构和不统一的流程，使得报销凭证管理更加混乱，增加了管理成本和风险。
合思报销凭证管理解决方案登场
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系统集成打通数据壁垒
合思为动力源提供了系统集成的解决方案。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步；将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。通过这种方式，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据流转壁垒。在报销凭证管理方面，员工的基础信息和订单数据能够自动同步到合思费控系统中，减少了手工录入的工作量，提高了数据的准确性和及时性。 -
无需报销提升员工体验
合思的无需报销解决方案，让业务人员因公消费免垫资、免开票，极大地提升了员工的幸福感。消费受申请单&差标管控，确保了消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。在报销凭证管理上，这种模式简化了报销流程，减少了人为错误，提高了报销凭证管理的效率和合规性。 -
强大系统连接能力
合思凭借Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。在报销凭证管理方面，各系统之间的数据能够实时共享和交互，使得报销凭证的审批和管理更加高效。
合思方案实施步步为营
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深入沟通了解需求
合思与动力源展开了深入的沟通，详细了解其现有系统架构、业务流程和痛点需求。特别是在报销凭证管理方面，合思的专业团队与动力源的财务人员和业务人员进行了多次交流，全面掌握了动力源在报销凭证管理过程中遇到的问题和挑战。 -
系统集成配置开发
在了解需求的基础上，合思进行了系统集成的配置和开发。将动力源的HR系统、BPM系统等与合思费控进行对接，确保各系统之间的数据能够流畅地传输和共享。在报销凭证管理方面，实现了员工信息、订单数据等与报销凭证的关联，为后续的自动化处理奠定了基础。 -
员工培训熟悉新流程
为了让动力源的员工能够顺利使用新的报销凭证管理系统和流程，合思对员工进行了培训。培训内容包括无需报销等新流程和功能的操作方法，以及报销凭证管理的相关注意事项。通过培训，员工能够快速熟悉新的系统和流程，提高了报销凭证管理的操作效率。
合思方案成果效益显著
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操作体验革新效率提升
合思的解决方案实现了多系统集成，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期缩短3周，效率提升300%。在报销凭证管理方面，员工无需再在多个系统间切换，报销流程更加便捷高效。员工填报时间也极大缩短，因为申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，简化了报销流程，提升了使用体验。 -
会计成本节约人力减负
会计工作量大幅缩减，人员成本节约50%。在报销凭证管理方面，财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员能够节省更多精力做更有价值的工作，如财务分析和决策支持。 -
费控合规结算统一
财务审批有依据，费控更合规，结算更统一。在报销凭证管理方面，消费受申请单&差标管控，确保了每一笔报销都符合公司的财务制度。财务统一对账和自动结算，减少了人为错误和违规行为，提高了报销凭证管理的合规性和准确性。
动力源评价与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。众多像动力源这样的企业通过合思的财务数字化解决方案实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
如果您的企业也面临报销凭证管理等财务数字化转型的难题，不妨选择合思。合思将为您提供专业的解决方案，助力企业提升财务管理水平，实现可持续发展。现在点击免费试用，开启企业财务数字化转型之旅！
