在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，企业数字化转型已成为提升竞争力的必由之路。尤其是在财务领域，实现全流程数字化闭环，不仅能提高效率、降低成本，还能增强合规性。今天，我们就来看看合思是如何助力某知名头部数字阅读品牌成功实现这一目标的，同时深入探讨电子存档标准在其中发挥的重要作用。
转型前困境凸显 电子存档标准迫在眉睫
该知名头部数字阅读品牌在数字化转型之前，面临着重重挑战。在数据管理方面，数据分散在内部多个系统，业务流程如同一盘散沙，断裂严重。数据整合困难重重，这直接导致费用管控如同空中楼阁，无法有效落地。预算超标情况频繁出现，就像脱缰的野马，让企业财务部门头疼不已。
财务人员每个月要处理单据量多达500 + 张。全量的原始凭证与财务凭证都需要打印粘贴，他们长期陷入大量低价值、机械性的工作中。人效低下，就像一辆老旧的汽车，行驶缓慢且动力不足。
不仅如此，全业务数据都需要打印成本，使用纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等一系列操作。这造成了每月大量的纸张浪费，仿佛是在肆意挥霍宝贵的资源。而且，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生。业务借阅历史资料时，需要在海量纸质文件中苦苦翻找，如同大海捞针，根本无法适应企业快速扩张的需求。此时，建立统一的电子存档标准，成为了企业亟待解决的问题。
合思方案登场 构建电子存档标准体系
合思针对该品牌的困境，提供了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案。这一方案就像一把精准的手术刀，助力企业完成了业财平台建设。它确保了财务准确性符合上市要求，同时提升了财务及时性。结账时间从T + 15提升到T + 7，年底预计能达到T + 5，大大提高了财务工作的效率。
在这个过程中，合思高度重视电子存档标准的建设。通过先进的技术和科学的管理方法，为企业构建了一套完善的电子存档标准体系。从消费数据的记录，到入账信息的整理，再到最终的归档存储，每一个环节都严格遵循电子存档标准，确保数据的准确性、完整性和安全性。
方案成效显著 电子存档标准彰显价值
- 增效：释放人力 提升效率
实施解决方案后，成效立竿见影。在增效方面，企业能够实时掌握付款进度，财务人员无需耗费大量时间进行单点沟通。就像有了一位智能助手，时刻提供准确的信息。
档案整理效率得到了极大提升，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗费的工时。形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，借阅效率大幅提高。通过精准的实物档案定位，查找效率也显著提升，让档案管理变得轻松高效。电子存档标准在其中起到了关键作用，确保了数据的有序存储和快速检索。
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降本：节约资源 降低成本
在降本方面，方案减少了差旅超标情况，有效改善了预算超额的状况。同时，减少了手工记账、人工整理档案的人力成本。财务凭证等产生的纸张及过程中的成本浪费也大大减少，还减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。电子存档标准的严格执行，使得数据存储更加规范，避免了不必要的资源浪费。 -
合规：保障安全 符合法规
合规性是企业发展的重要保障。发票OCR识别验真，有效保障了企业费用合规。审批流转路径清晰可视，有效管理了员工借款与核销。保证了财务档案的原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险。高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。电子存档标准确保了企业在合规的轨道上稳步前行。 -
先进：贴合趋势 全面转型
这一方案还具有先进性。它灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低了纸质耗材。实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。电子存档标准的应用，让企业在数字化浪潮中占据了有利地位。
品牌高度认可 电子存档标准获肯定
虽然文档未提及该品牌的具体反馈，但我们可以合理推测，该品牌对合思的方案较为满意。因为合思的解决方案解决了长期困扰企业的财务难题，提升了企业运营效率和管理水平。电子存档标准的建立和应用，为企业的财务数字化转型提供了坚实的保障，得到了企业的高度认可。
未来深入合作 电子存档标准再升级
未来，双方有望继续深入合作。通过“消费 – 入账 – 归档”全链路管理，进一步释放数据价值，加深业财融合。电子存档标准也将不断升级完善，为企业在数字化转型道路上持续前进提供更强大的支持。双方将携手共进，共同开创更加美好的未来。
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