在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已然成为时代发展的必然趋势。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代正式来临。
然而，企业在这场数字化变革中，却面临着诸多挑战。在电子凭证的接收、报销、入账、归档等环节，传统的管理方式已难以适应新时代的要求。传统纸质档案管理更是存在着诸多痛点。例如好想你健康食品股份有限公司，在财务归档时，需要耗费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受时间和空间的限制，查找时需要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。再如 COMMUNE 幻师，面临着档案耗材、打印、存储成本高的问题，门店报销周期长达 2 个月，电子会计凭证文件也无法得到有效管理。云南菜品牌连锁经营企业同样深受其扰，纸质档案打印成本高、存储成本高、资料查找困难，多地直营门店大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，耗费大量资源，且电子源文件无法得到有效保存，存在丢失、损毁等风险。这些问题严重影响了企业的财务管理效率和成本控制，成为企业发展的绊脚石。
面对这些行业痛点，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，凭借其敏锐的市场洞察力和强大的技术实力，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
全流程打通：合思档案破局之道
合思档案的出现，为企业解决电子凭证管理难题提供了全面而创新的解决方案。它实现了自动归档功能，能够根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。海亮教育科技服务集团通过使用合思档案的这一功能，显著提升了档案整理匹配效率。同时，合思档案还能对接各类异构系统，利用生成式接口自动采集档案数据，连接 NCC、U9、OA、CBS 等系统。高新兴科技集团通过这种方式，降低了开发成本。此外，合思档案实现了电子凭证的采集、验签、解析、校验，自动填报、自动入账，封装入账结构化信息，自动归档等功能。中文传媒借助这些功能，实现了财务档案数字化和合规化管理。
核心功能：智能电子单据管理亮点闪耀
合思档案的核心功能亮点突出，为企业带来了独特的优势。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，能够对电子会计档案进行全生命周期管理。其涵盖的功能包括智能采集，通过外部生态如 OCR 识别、RPA 技术等，内部系统如 EAI 插件、API 接口等进行数据采集；预归档服务，集成服务、规则引擎、元数据服务等一应俱全；基础管理，包括档案存储、检索、借阅、销毁等；档案服务，如辅助审计、项目管理、统计分析等。在档案采集方面，具备开放式接口互联、自主采集功能，大文件自动切割、数电票自动化解析，大大提高了数据采集的效率和准确性。档案制档实现智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测、自定义版式文件，确保了档案的质量和合规性。档案利用支持多维检索、一站式预览，在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据，提升了档案利用的便捷性和效率。
显著收益：智能电子单据管理成效显著
使用合思档案给用户带来了实实在在的收益。在成本节约方面，成效显著。一家年 20 万凭证、40 万回单、30 平方米档案室的北京大型制造业，年总节约成本达 338,910 元；好想你健康食品股份有限公司预计减少综合成本 20 万元/年；COMMUNE 幻师年节约成本 5000 万元；云南菜品牌连锁经营企业节省打印、存储等总体成本 30 万/年。在效率提升方面，高新兴科技集团归档效率提升 90%；海亮教育科技服务集团档案整理匹配效率提升 90%；中文传媒财务档案归档效率提升 72%，员工报销效率提升 90%；杭州西湖城市建设投资集团报销效率提升 300%。在合规性增强方面，合思档案通过对接标准工具包，实现 OFD 文件与 XBRL 工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，满足财会 6 号文涵盖的电子原文件合规性管理要求。像中文传媒、高新兴科技集团等企业，通过使用合思档案解决了档案合规性问题。此外，合思档案还助力企业实现低碳可持续发展。杭州西湖城市建设投资集团进行无纸化改造，仅在单据打印方面每年就可节约 10 万张 A4 纸，相当于森林中 40 颗大树，约等于 650kg 二氧化碳。
典型场景：智能电子单据管理应用广泛
合思档案在多个行业都有典型的应用场景。在食品行业，好想你健康食品股份有限公司通过合思档案解决了归档难、查找慢、成本高、不合规等问题，实现了财务档案的高效管理。在餐饮行业，COMMUNE 幻师和云南菜品牌连锁经营企业利用合思档案实现了无纸化管理、去人工化和资产化，提升了企业的核心竞争力和运营效率。在家居行业，金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等四证，实现了档案数据的智能化管理和业财一体双向穿透。在数字阅读和知识服务行业，帆书借助合思档案实现全量财务档案数字化存储，电子与实物档案高度关联，线上化管理各类数据，提高了财务结账效率，满足了未来企业全面数字化转型战略需要。
成功案例：智能电子单据管理实力见证
众多客户的成功案例，充分证明了合思档案的实力。好想你健康食品股份有限公司通过合思档案打破壁垒，实现数据同源，一键联查，提升了工作效率；自动组装功能便于审计；借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，查阅便捷。方案实施后，减少 90%人工耗时，总部接收减少 80%管理耗时，借阅管理减少 67%管理耗时，预计减少综合成本 20 万元/年。COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统，实现自动化归档和财务数据分析，减少人力成本 50%，提高了效率；深度分析档案数据，满足了内审需求。方案收益显著，纸张使用量减少 88%，存储空间节省 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升 300%。云南菜品牌连锁经营企业通过合思落地财务数字化，提高总部和门店业财融合效率 80%。使用合思档案后，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单；财务档案利用便捷，多维检索能力满足多场景查询需求；业财融合提升 80%，财务提效 90%，100%的合规降本，年节省超 30 万元。金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储档案数据，搭建业务证据链，实现数据共享和一站式查阅，银行回单无纸化。方案实施后，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，预估节省总体成本 30 万 +/年，档案合规性达 100%。
合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，值得企业信赖。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限资源发挥出更大的效用。
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