在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证全流程无纸化已然成为财务数智化进程中势不可挡的必行之路。合思，作为我国财务数智化服务与电子会计档案解决方案领域的佼佼者，凭借其自主研发的电子会计档案管理平台——合思档案，已经成功助力众多企业在降本增效、合规经营以及低碳运营的道路上稳步前行。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，一同深入探究合思档案的卓越解决方案及其显著成效，感受档案管理流程优化带来的巨大变革。
红枣巨头的档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司，自1992年创立以来，一路砥砺前行，于2011年成功在深交所中小板上市，成为中国红枣上市第一股。公司品牌价值高达154.21亿元，拥有超过1000名员工、400多家全国门店、18家归档主体、2万多个零售网点，每年产生的凭证数量更是多达3.6万份。
然而，在辉煌的背后，好想你在财务档案管理方面却面临着重重困境。在传统的档案归档过程中，财务人员需要花费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要仔细核对，每一个数据都需要反复确认，这不仅耗费了大量的人力和时间，而且档案遗失的情况也难以避免。一旦档案遗失，后续的查找和补录工作更是繁琐至极，严重影响了工作效率。
同时，纸质档案的查找也是一项令人头疼的任务。由于纸质档案的存储方式较为传统，查找时需要在众多的档案中逐一翻阅，不仅耗费大量时间，而且无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。在需要紧急查阅档案时，这种低效的查找方式往往会耽误重要的业务决策。
此外，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求也非常巨大。公司需要专门的档案室来存放这些档案，还需要安排专人进行管理和维护，这无疑增加了企业的运营成本。而且，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，已经无法满足现代企业的管理要求。档案管理流程优化迫在眉睫。
合思档案的创新破局之策
针对好想你在财务档案管理方面的诸多痛点，合思档案凭借其先进的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套全面、高效的解决方案，实现了档案管理流程优化。
- 打破数据壁垒开启便捷之门
合思档案通过先进的技术手段，打破了数据之间的壁垒，实现了数据的同源性。在这个解决方案下，财务人员可以通过一键联查的方式，快速获取所需的档案信息。无论是单据、发票还是回单和凭证，都可以在一个平台上进行统一管理和查询，大大提升了工作效率。
以往，财务人员需要在不同的系统和文件中来回切换，才能找到所需的信息。而现在，只需轻轻一点，所有相关信息便一目了然。这种便捷的操作方式，不仅节省了大量的时间和精力，还减少了人为错误的发生，提高了数据的准确性和可靠性。档案管理流程优化在这一环节得到了充分体现。
- 自动组装审计提效升级
在审计环节，合思档案的解决方案也发挥了巨大的作用。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，实现了审计流程的自动化和高效化。通过自动组装档案数据，审计人员可以快速获取所需的审计资料，减少了人工查找和整理的时间。
同时，合思档案的审计功能还支持实时监控和预警，能够及时发现潜在的风险和问题。在审计过程中，一旦发现异常情况，系统会自动发出警报，提醒审计人员进行进一步的调查和处理。这种智能化的审计方式，大大提升了审计效率和质量，为企业的合规经营提供了有力保障。档案管理流程优化在审计环节得到了完美诠释。
- 实物管理高效精准定位
为了解决纸质档案管理中实物查找困难的问题，合思档案引入了虚拟档案库房和二维码技术。每一份纸质档案都对应一个唯一的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速定位实物档案的位置。
在虚拟档案库房中，所有档案信息都进行了数字化管理，查阅者可以通过电子设备随时随地查询档案信息。这种电子与实物匹配的管理方式，不仅提高了档案查阅的效率，还减少了档案遗失和损坏的风险。档案管理流程优化在实物管理环节得到了有效落实。
显著成效见证卓越价值
通过合思档案的解决方案，好想你在档案管理方面取得了显著的成效，实现了档案管理流程优化。
在人工耗时方面，减少了90%。以往，大量的时间和精力都耗费在档案的整理、核对和查找上。而现在，通过合思档案的自动化和智能化管理，财务人员可以将更多的时间和精力投入到核心业务中，提高了工作效率和质量。
总部接收管理耗时减少了80%。在传统的档案管理模式下，总部需要花费大量的时间和人力来接收和处理各部门的档案。而现在，通过合思档案的数字化管理平台，档案可以实现实时传输和共享，总部可以快速获取所需的档案信息，大大减少了管理耗时。
借阅管理耗时减少了67%。在过去，借阅档案需要填写大量的表格，经过繁琐的审批流程，而且查找档案也非常困难。而现在，通过合思档案的在线借阅系统，借阅者可以随时随地提交借阅申请，系统会自动进行审批和授权，借阅者可以快速获取所需的档案信息，大大提高了借阅效率。
预计每年还能减少综合成本20万元。这不仅包括人力成本的降低，还包括档案存储和管理成本的减少。通过档案管理流程优化，好想你实现了资源的合理配置和有效利用，提高了企业的经济效益和竞争力。
携手合思开启档案管理新时代
综上所述，合思档案凭借其全面、高效的解决方案，成功帮助好想你解决了财务档案管理中的痛点，实现了档案管理流程优化。在未来，随着电子凭证数字化转型的加速，合思将继续秉持以客户为中心的服务理念，不断优化和完善产品，为更多企业提供优质的财务数智化服务。
如果您的企业也面临着财务档案管理的难题，不妨选择合思档案，让有限的资源发挥更有效的作用。现在，您可以免费试用合思档案，亲身体验档案管理流程优化带来的巨大变革。立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多详情。
