在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，电子凭证数字化转型已成为时代的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广使用；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这场变革中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到了时代的需求，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于合思档案在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，精心编撰的《电子会计档案实践案例集》，汇聚了各行各业优质“无纸化”实践企业案例，具有极高的参考价值和借鉴意义，为众多企业的核算档案整合提供了宝贵的思路。
红枣巨头的档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司，成立于1992年，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的领军企业，品牌价值高达154.21亿元。公司拥有1000多名员工，在全国开设了400多家门店。然而，随着企业的不断发展壮大，传统的档案管理模式逐渐成为企业发展的掣肘。
在财务归档环节，工作人员需要花费大量的时间和精力来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要人工仔细核对，稍有疏忽就可能出现错误。而且，档案遗失的情况也难以避免，一旦重要档案丢失，不仅会影响财务工作的正常开展，还可能带来潜在的风险。
纸质档案受限于时间和空间的限制，查找起来极为不便。当需要查阅某一份档案时，工作人员往往需要在堆积如山的档案中苦苦寻觅，耗费大量的时间和精力。而且，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，严重影响了工作效率。
大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大。企业需要专门的档案室来存放这些档案，还需要安排专人进行管理和维护，成本居高不下。在当前的经济环境下，如何降低档案管理成本，提高工作效率，成为了好想你亟待解决的问题。
合思档案：破解档案管理难题的密钥
面对好想你在档案管理方面的诸多难题，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套解决方案——合思档案。该方案充分发挥了合思档案的功能和优势，为好想你实现了核算档案整合，带来了全新的档案管理体验。
打破壁垒数据同源：合思档案打破了不同系统之间的数据壁垒，实现了数据的同源共享。财务人员可以通过一键联查的功能，快速获取与某一业务相关的所有单据、发票、回单和凭证等信息，无需再在不同的系统中来回切换查找。这不仅提高了工作效率，还避免了因数据不一致而导致的错误。例如，当财务人员需要核对一笔费用时，只需在合思档案系统中输入相关关键词，即可快速调出与之相关的所有信息，大大节省了时间和精力。
自动组装审计便捷：合思档案实现了档案的自动组装功能，将相关的单据、发票、回单和凭证等信息自动关联在一起，形成完整的档案。在内外审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。审计人员可以通过合思档案系统快速查阅所需的档案信息，无需再翻阅大量的纸质档案，减少了审计工作的繁琐程度。
虚实匹配精准定位：借助虚拟档案库房和二维码技术，合思档案实现了电子档案与实物档案的精准匹配。每一份实物档案都对应一个唯一的二维码，当查阅者需要查阅某一份档案时，只需在系统中查询电子档案，即可快速定位实物档案的位置。这不仅提高了档案的查找效率，还避免了因实物档案存放混乱而导致的查找困难问题。
成效显著：数据见证转型成果
在应用合思档案之后，好想你在档案管理方面取得了显著的成效。一系列的数据指标，直观地展示了合思档案为企业带来的巨大价值。
减少人工耗时：通过合思档案的智能化管理，好想你在档案管理方面减少了90%的人工耗时。原本需要大量人工操作的档案整理、核对和归档工作，现在都可以通过系统自动完成，大大提高了工作效率。财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，如财务分析、决策支持等。
降低管理耗时：在总部接收和借阅管理方面，好想你也取得了显著的成效。总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时。这意味着企业在档案管理方面的运营成本大幅降低，管理效率得到了极大提升。
节约综合成本：预计合思档案的应用将为好想你每年减少综合成本20万元。这不仅包括了人力成本的降低，还包括了档案室租赁、档案存储设备购置等方面的成本节约。在当前的经济环境下，节约成本对于企业的发展至关重要。
合思档案：企业数字化转型的得力助手
合思档案的成功应用，不仅为好想你解决了档案管理方面的难题，也为众多企业的核算档案整合提供了一个可借鉴的范例。合思档案实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，助力企业实现真正的数字化转型，实现降本增效、合规经营和低碳运营。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路，它将进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。在这个过程中，合思档案将发挥重要的作用，为企业提供更加专业、高效、智能的档案管理解决方案。
未来，财务用合思，让有限更有效。如果您的企业也面临着档案管理方面的难题，欢迎拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多。您还可以扫描二维码，了解合思档案和更多案例。现在，您可以免费试用合思档案，亲身感受其带来的便捷与高效，开启企业核算档案整合的新征程。
