在当今数字化飞速发展的时代，会计档案管理正经历着深刻的变革。2025年数电票将实现全覆盖，这无疑给企业财务档案管理带来了全新的挑战。在纸电混合的当下，90%的企业在传统档案管理中遭遇重重困境。企业高管为纸质档案管理成本居高不下、数据难以分析利用而头疼；财务人员面对海量档案数据，整理工作繁琐，工作热情逐渐消磨；业务人员则深陷报销流程的繁琐泥沼。
传统档案管理的弊端显而易见。它有着高昂的显性成本，纸质凭证输出的耗材费用不断攀升，档案室和档案柜等存储空间需求庞大。同时，隐形成本也不容小觑，手工装册归档的重复性工作耗费大量人力，查询调阅条件粗糙，使得数据无法得到有效利用。更重要的是，传统管理方式还存在高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素可能导致纸质档案损坏，这些都严重影响了企业的档案管理质量。而此时，合思档案的出现，犹如一道曙光，为企业解决会计档案管理难题提供了及时且重要的解决方案，在遵循会计档案政策规定方面也有着卓越的表现。
合思档案全景概览
北京合思信息技术有限公司，创立于2014年，原名易快报，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。合思档案作为其推出的领先的单套制电子会计档案管理平台，基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户打造全方位财务数智化服务。
合思档案致力于打破企业档案管理的困局，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。它能够为企业节约70%的纸张成本、75%的整理成本，将检索效率提升90%，并确保100%的管理合规性，严格符合会计档案政策规定。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，充分满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收，为企业的档案管理提供了全面而高效的支持。
合思档案核心功能揭秘
- 智能采集开启数据新时代
合思档案的智能采集功能十分强大。在外部生态方面，它具备规则引擎、业务映射、版式文件、关联视图、入库核查、大文件切割识别、批量文件挂接、数据分拆、数据票验签、XBRL封装等功能。内部则有EAI插件、API接口、采集平台、合思融合、人工补录、采集任务等。
它支持多源采集，接口互联可自主采集，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，也支持手动采集和自主补录，提供了便捷的补录方式，严格遵循会计档案政策规定进行数据采集和管理。
- 智能制档重塑档案管理流程
在智能制档方面，合思档案通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，能够实现不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装。它整合零散数据，形成完整的业务链组合数据，可减少90%的人工匹配工作量。
此外，它还有关联检索、全文检索等辅助功能，以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。通过字段映射实现查阅便捷，可完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，在制档过程中严格符合会计档案政策规定。
- 双模式检测保障数据质量
合思档案具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。该方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。
业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯，完全符合会计档案政策规定的要求。
- 档案管理功能精细入微
合思档案的档案管理功能丰富多样。权限管理精准，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，还有水印权限管理且范围自定义。
档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，还能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号，根据国家发布的档案行业标准，支持唯一性、合理性、稳定性原则，同时支持新增编号字段，保证可扩展性，还支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间，严格遵循会计档案政策规定进行档案管理。
合思档案对比传统管理优势尽显
传统档案管理成本居高不下，显性成本如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大，隐形成本如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件粗糙导致数据不能有效利用。而合思档案则能实现显著的降本增效，它可节约纸张成本、整理成本，提高检索效率，且无需打印档案，真正帮助企业“收紧钱袋子”，在遵循会计档案政策规定的同时，为企业节省大量成本。
在合规性方面，传统档案管理存在风险，电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏。合思档案符合国家政策要求，实现电子会计档案合规性管理，其“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案保障归档数据真实、完整、安全、可用，满足会计档案政策规定的相关要求。
传统档案管理模式下，档案数据难以有效利用，查询调阅困难，且数据分散在各系统。合思档案让数据“活起来”，通过广泛连接各类异构业财系统，实现数据的广泛采集和整合，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，真正利用档案数据，实现数据价值，支持多维度、精细化的档案查阅需求，便于使用人员快速查找完整业务链数据，严格遵循会计档案政策规定对数据进行管理和利用。
合思档案应用案例见证实力
某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案后，实现多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效，企业成本降低，财务人员增效，同时也严格遵循了会计档案政策规定。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。采用合思档案的单套制管理方案后，实现标准化落地，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化；力保电子会计档案合规，满足国家相关要求和企业审计对于电子原件的要求；低碳环保，积极响应政策，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，完全符合会计档案政策规定。
某中国最大的K12民办教育集团之一，在档案管理的采集、存储、整理和利用环节都存在低效问题。采用合思档案后，通过数据集成方案实现应收尽收，统一数据标准；智能化制档方案实现全业务版式文件自动生成及归档，搭建业务证据链；电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档。管理成效显著，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，严格遵循会计档案政策规定。
综上所述，合思档案凭借其先进的技术、丰富的功能和显著的优势，能够帮助企业解决传统档案管理中的诸多难题，实现降本增效、合规经营和数字化转型，让企业的档案管理更加高效、智能、合规，完全符合会计档案政策规定。随着数电票时代的发展和企业数字化转型的加速，合思档案将不断创新和完善，持续提升自身的服务能力和水平，为更多企业提供优质的财务数智化解决方案，助力企业在数字化浪潮中取得更大的成功。企业应抓住机遇，积极采用合思档案，拥抱数字化变革，实现自身的可持续发展。如果您想体验合思档案带来的高效档案管理，不妨点击免费试用，开启企业档案管理的新篇章。
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