在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025 年数电票全覆盖的目标近在咫尺，这意味着企业必须加快信息化建设的步伐，以适应“数字化凭证时代”的新要求。数电票需经过验签、解析，并以 XML 格式存档，XBRL 文件还要求写入财务入账信息，传统的档案管理方式已难以满足这些复杂的需求。
纸电混合时代，企业各层级人员都在档案管理上遭遇了诸多难题。企业高管们头疼于纸质档案管理成本高昂，不仅储存占地大，而且档案数据分散，难以进行有效的分析和利用。财务人员则被海量的档案数据压得喘不过气来，整理档案不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥又繁琐。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存和上交流程复杂，浪费了大量的时间和精力。
传统档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求巨大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件不够精细，数据无法得到有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案还可能因不可抗力而损坏，这些都给企业带来了潜在的合规风险。
此外，企业在推行数字化过程中，虽然通过 OA 系统、资金系统、合同系统、CRM 系统、费控系统等解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍然面临着纸质文件储存的难题。要保证档案的原生性，确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化，就需要专业的“电子会计档案管理平台”。合思档案应运而生，为企业提供了全方位的数字发票解决方案。
合思档案：一站式解决方案构筑数字档案管理蓝图
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。
其领先的单套制电子会计档案管理平台，让档案调阅更加便捷，无需打印纸质文件；混序归集的方式免去了繁琐的组装过程，涵盖了电子档案（发票、单据、凭证、账簿、报表）和纸质档案（自定义档案、实物备查解决方案）。
大数据解决方案更是强大，支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询。档案扩展解决方案拥有灵活扩展的业务模型，可通过多途径自动化归集各类介质档案。
核心功能优势：数字发票解决方案的智慧引擎
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多源采集：灵活集成数据无死角
合思档案的多源采集功能十分强大，支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持手动采集和自主补录，提供多种便捷的手动数据补录方式，如单张 PDF 大文件、多张回单/发票自动切割、自定义配置 Excel 导入模板等，实现结构化数据的批量导入。 -
智能制档：规则驱动高效精准成档
智能制档是合思档案的一大亮点。通过规则引擎，它可以实现会计档案关联规则的可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了 90%的人工匹配工作量。同时，它还具备辅助人工整理和关联任务执行进度可视化功能。通过字段映射，查阅更加便捷，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。此外，它还具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。 -
档案管理：精细管控灵活拓展
在档案管理方面，合思档案有权限管理功能，能够精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录可以灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段可自定义维护、新增创建、表单主键设置等，能够灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。 -
档案应用：多维查询一站式服务
档案应用功能也十分出色，可实现多维检索，满足多场景查询需求。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。还能实现一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，它还有多场景档案应用，如外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等。
应用场景案例：数字发票解决方案的实践见证
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海量单据企业：高效转型降本增效
有一家年单据量达 2.6 亿的企业，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标表现良好，如数据加载仅需 30s，关联匹配只需 15min。 -
集团型企业：标准落地合规环保
共享中心统建的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效显著，实现了标准化落地，确保了电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升了 80%，存储空间成本减少了 300 册/年，纸张打印成本减少了 100 万张纸/年。 -
多系统互联企业：数据集成高效管理
多系统数据互联的企业，存在着低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一；业务检测方案精细化至元数据层级；跨系统调阅方案可实现业务系统与档案系统的调阅交互。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本 30W +/年，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。 -
教育集团：智能管理提升效率
中国最大的 K12 民办教育集团之一，存在着低效的档案管理现状，如采集、存储、整理、利用环节都有问题。合思档案的数据集成方案实现了应收尽收，统一了数据标准；智能化制档方案搭建了全业务版式文件自动生成及归档，实现了智能化自动组装；电子原文件独立管理完成了电子票据的合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其丰富的实践经验和良好的客户反馈，已服务众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等。
合思秉承以客户为中心的服务理念，坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，能为企业提供优质的服务和持续的支持。如果您的企业也面临着档案管理的难题，不妨选择合思档案，开启企业财务档案管理的数字化转型之旅。点击免费试用，体验合思档案带来的数字发票解决方案的魅力！
