在数字经济蓬勃发展的当下，电子凭证数字化转型已成为企业财务数智化的关键环节。合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其先进的敏捷财务收支管理平台，帮助众多企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营。接下来，我们以某知名头部数字阅读品牌为例，深入探讨合思在企业财务数字化转型中的卓越应用，尤其是在优化费用申请流程方面的显著成效。
数字阅读巨头的财务困境
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数据分散业务断链难题
该知名头部数字阅读品牌在财务方面面临着诸多棘手问题。企业内部的数据分散在多个系统中，业务流程犹如断了线的珠子，无法形成连贯的整体。这种数据分散的状况使得数据整合变得异常困难，费用管控措施难以有效落地。在费用申请流程中，由于数据无法及时准确地汇总和分析，预算超标情况时有发生，就像一辆没有精准导航的汽车，在财务的道路上迷失方向。 -
低效工作高耗难题
每月，该企业的财务人员需要处理500多张单据。全量的原始凭证与财务凭证都需要进行打印、粘贴等繁琐操作，财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极低。在费用申请流程中，每一个环节都需要人工干预，不仅耗费大量时间和精力，还容易出现错误，严重影响了工作效率。 -
纸质浪费管理难题
全业务数据都要打印成纸质副本用于报销、入账、装盒、上架、归档等一系列操作，这导致了每月大量的纸张浪费。而且，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生。当业务部门需要借阅历史资料时，工作人员需要在海量的纸质文件中苦苦翻找，这种低效的管理方式根本无法适应企业快速扩张的需求，也让费用申请流程变得更加复杂和冗长。
合思的智慧解决方案
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打造无需报销高效闭环
合思为该企业量身定制了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，全面助力企业完成业财平台建设。在费用申请流程中，这一解决方案打破了传统的报销模式，让消费、入账和归档形成一个高效的闭环。员工在进行因公消费时，无需再进行繁琐的费用申请和报销操作，整个流程更加简洁流畅。 -
保障费用合规清晰审批
合思通过先进的发票OCR识别验真技术，有效保障了企业费用的合规性。在费用申请流程中，系统能够自动对发票进行识别和验证，确保每一笔费用都是真实有效的。同时，审批流转路径清晰可视，管理人员可以实时了解费用申请的审批进度，有效管理员工借款与核销。这种透明化的审批流程，让费用申请更加规范和可控。 -
原生存储规避档案风险
合思的解决方案还保证了财务档案的原生性存储，有效规避了电子化时代带来的档案管理风险。在费用申请流程中，相关的财务档案能够以电子形式进行安全存储，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。这不仅提高了档案管理的效率，还为企业的合规经营提供了有力保障。
显著的转型成果呈现
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增效显著流程提速
在增效方面，合思的解决方案让企业能够实时掌握付款进度，财务人员无需再耗费大量时间进行单点沟通。在费用申请流程中，付款信息能够及时反馈到系统中，大大提高了工作效率。同时，方案还提升了档案整理效率，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。形成的财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。通过精准的实物档案定位，员工在查找实物档案时更加便捷，进一步优化了费用申请流程。 -
降本明显成本节约
在降本方面，合思的方案减少了差旅超标情况，有效改善和提升了预算超额情况。在费用申请流程中，系统能够对预算进行实时监控，避免不必要的费用支出。同时，减少了手工记账、人工整理档案的人力成本，以及财务凭证等产生的纸张及过程中的成本浪费。此外，减少了财务档案的空间占用，节约了空间成本，让企业在费用申请流程中实现了真正的降本增效。 -
合规保障绿色转型
在合规方面，合思的解决方案保障了费用合规和档案管理合规。在费用申请流程中，每一个环节都严格遵循相关法规和企业规定，确保企业的财务活动合法合规。而且，方案灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，体现了企业以人为本的管理理念。同时，紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低了纸质耗材，实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，让费用申请流程更加绿色环保。
合思的解决方案成功帮助该知名头部数字阅读品牌解决了财务痛点，实现了财务全流程数字化闭环，尤其是在优化费用申请流程方面取得了显著成效。这不仅证明了合思在财务数智化领域的强大实力，也为其他企业的财务数字化转型提供了可借鉴的范例。未来，合思将继续深耕细分领域，推出更多创新型的产品和服务，助力更多企业实现数字化和绿色化协同转型。
如果您的企业也面临着财务数字化转型的挑战，尤其是希望优化费用申请流程，不妨联系合思（电话：400 – 105 – 6505，网站：www.hosecloud.com），现在还能免费试用，开启财务数智化之旅。
